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Depuis sa création, le département Acceleration Tactics chez Saegus accompagne les organisations (équipes, projets, programmes) dans leur transformation agile.

Nous avons interrogé Roxane Meyer, Manager au sein du département Acceleration Tactics, sur le rôle du·de la Product Owner, les challenges qu’elle a rencontrés et l’impact de son coaching agile auprès de Product Owners.

Peux-tu te présenter ?

J’ai rejoint Saegus il y a 6 ans et suis aujourd’hui Manager au sein du département Acceleration Tactics, responsable de l’expertise agile et je porte l’offre Agile Teams and Organizations.

Dans le cadre de mes missions, j’accompagne des clients dans leur transformation agile. De ce fait, j’ai pu notamment endosser les rôles de Scrum Master et de Product Owner. J’ai mis à disposition des organisations le bon cadre de travail et les bons outils à utiliser avec des leviers de formation et de coaching, tout en ayant une approche centrée utilisateur grâce aux expertises portées par le département, comme le Design Thinking par exemple.

En quelques mots, quel est le rôle du·de la Product Owner ?

Le·la Product Owner (ou PO) est la personne responsable de la vision et l’objectif d’un produit. Ce produit peut revêtir plusieurs formes comme un service, une application software ou plus généralement tout bien qui mis sur le marché par une entreprise afin de répondre à un besoin utilisateur. Dans le cadre de ses fonctions, un·e Product Owner a la responsabilité de porter cette vision et de gérer la vie de son produit – à savoir sa réalisation, son évolution et la maximisation de la valeur que ce produit apporte aux utilisateurs cibles.

Nous entendons de plus en plus souvent les acronymes PO et PM. Quelle est la différence entre ces rôles ?

Le·la Product Owner (PO) et le·la Product Manager (PM) peuvent intervenir sur le même produit mais possèdent des responsabilités et périmètres d’actions différents :

  • Le·la PM, dans le cadre de la gestion d’un produit d’envergure ou d’un ensemble de produits, est en charge de la stratégie produit orientée vers le marché ainsi que de la stratégie de positionnement de ce(s) produit(s) au sein de l’entreprise ;
  • Le·la PO est amené·e à gérer la partie opérationnelle et la vision produit en se concentrant sur un périmètre défini.

Par exemple, si l’on considère un produit complexe : le Product Manager est responsable de la stratégie et collabore avec un ensemble de Product Owners pour la décliner de façon opérationnelle (réalisation et gestion des activités qui leur incombent, gestion du product backlog, collaboration avec les développeur·se·s, tests utilisateurs, récupération des feedbacks).

La présence d’un·e Product Manager n’est pas sytématique. Le·la Product Owner est alors responsable de l’ensemble des éléments.

Pourquoi les Frameworks agiles et du même fait le rôle de PO prennent de plus en plus de place dans les entreprises ?

Les approches agiles ont fait leurs preuves au sein des organisations les utilisant : on peut noter une nette réduction du Time-to-Market, une meilleure synchronisation entre les différentes équipes intervenant dans la réalisation du produit et une meilleure réponse des produits aux besoins des utilisateurs finaux.

Ces approches se démocratisant – elles ne sont plus réservées aux projets et entreprises IT -, le rôle de Product Owner a suivi la tendance.

L’agile permet donc aux entreprises d’être plus réactives face au marché tout en anticipant de potentielles variations et ce, dans de multiples domaines. Ces approches peuvent par exemple tant être appliquées à des projets de recherche qu’à des projets relatifs aux ressources humaines.

Concrètement, quel est ton rôle au quotidien chez ton client ?

Dans le cadre de mon accompagnement, j’ai formé des Product Owners puis les ai coaché·e·s grâce à un suivi de proximité. Je suis intervenue auprès d’une variété de projets, produits software ou produits de service.

J’accompagne les Product Owners dans l’adoption et la maîtrise de frameworks agiles ainsi que dans l’utilisation de la boîte à outil du Product Owner, de la recherche utilisateurs à la gestion des backlogs et des tests. Cet accompagnement s’étend jusqu’au suivi de l’évolution des différentes versions par la suite.

Le coaching, à travers un suivi régulier, repose sur le partage de bonnes pratiques, la mise à disposition des bons outils et l’animation quotidienne de leur produit.

À l’origine, les personnes coachées évoluent dans la gestion de projet classique. À la suite des formations et la prise de connaissance des méthodes agiles, certain·e·s d’entre eux souhaitent tenter l’aventure, créer leur vision produit et gérer leur réalisation en agile.

Quand il s’agit des approches agiles, on note une grande différence entre la maîtrise de la théorie et celle de la pratique. Après la formation, le coaching assure la montée en compétences et l’autonomisation des Product Owners au fur et à mesure de la gestion de leurs produits actuels afin qu’ils·elles soient capables d’assurer pleinement le Product Ownership de leurs futurs produits.

Par la suite, ils·elles occupent officiellement le rôle de Product Owner sur le ou les produits sur lesquels je les accompagne, avec l’objectif de pouvoir développer les pratiques et outils (digitaux comme Jira, mais aussi l’Impact ou le Story Mapping…) découverts.

Peux-tu nous en dire un peu plus sur ton accompagnement auprès des Product Owners ?

Tout d’abord, j’élabore un plan de coaching en 3 étapes par rapport à un cycle classique de création de produit.

#1 Accompagnement sur l’étape de design du produit :

  • Identification des besoins utilisateurs ;
  • Création des personae ;
  • Brainstorming afin de formaliser les solutions répondant au besoin identifié ;
  • Création et cadrage de la vision du produit : lors de cette étape, nous utilisons des outils tels que le Story Mapping ou l’Impact Mapping afin d’identifier le contenu du produit, ainsi qu’une roadmap de celui-ci comportant les premiers périmètres à tester dans le cadre d’un MVP (Minimum Viable Product).

#2 Accompagnement dans la mise en place des bons outils :

  • Gestion de backlog (ex : Jira, Asana…) ;
  • Idéation et création du produit (Klaxoon, Miro…).

#3 Accompagnement dans l’animation de leur produit via les différentes instances :

  • Événements agiles ;
  • Gestion des parties-prenantes ;
  • Tests utilisateurs et évolution du produit.

En parallèle de ces actions, je tâche de mettre à disposition des Product Owners les contenus que je crée afin de favoriser leur prise d’autonomie.

À titre d’exemples, je leur fournis notamment :

  • Une sprint planning checklist pour assurer la bonne réalisation des tâches relatives à la préparation en amont de l’instance et son déroulé ;
  • Des tips sur les outils à utiliser – par exemple, des “worst case scenarios” permettant d’identifier des obstacles lors d’une livraison du produit et les actions à mettre en place pour les anticiper ;
  • Des guides de formation complets relatifs à certains outils ;
  • L’animation d’une communauté avec partage régulier de news agiles pour démontrer l’utilité de l’agile au-delà de produits software et du SCRUM ;
  • Organisation ponctuelle de cafés afin de réunir des Product Owners d’équipes ou départements différents pour qu’ils·elles puissent se nourrir des bonnes pratiques de chacun·e.

Comment accompagnes-tu tes clients au quotidien ? Peux-tu nous décrire une journée type ?

Ayant une posture de coaching et d’experte agile, j’initie des travaux pour améliorer les processus, ainsi que la collaboration entre les équipes.

Quand je ne coache pas les Product Owners dans le cadre de leur suivi régulier, je participe à l’amélioration continue des pratiques au sein de l’entreprise que j’accompagne.

Au quotidien, je n’ai pas de journée type. Les coaché·e·s étant à des niveaux de progression différents, mes actions peuvent varier en restant dans le cadre défini dans le plan de coaching précédemment développé.

Quelles sont selon toi les trois qualités d’un·e Product Owner ?

  • Communiquant·e : le·la Product Owner est en contact avec beaucoup de parties prenantes différentes, clients finaux, développeur·se·s… tout type de rôle qui participera à la réalisation du produit. Communiquer le bon message de la bonne façon est donc un prérequis majeur. Il est important de savoir partager la vision produit afin d’engager les personnes qui seront amenées à travailler sur sa réalisation. En ce sens, le·la Product Owner doit être à l’écoute.
  • Clairvoyant·e et visionnaire : le·la Product Owner doit pouvoir prendre du recul sur son produit et avoir une vision claire. Il·elle doit savoir affirmer ses convictions tout en étant capable de pivoter et s’adapter au marché.
  • Organisé·e : bien créer la vie de son produit et la gérer par la suite nécessite de l’organisation. Le·la Product Owner étant un rôle central, l’anticipation et l’organisation sont clés.

Quels outils utilises-tu ?

J’utilise les outils classiques de communication tels que Teams, Klaxoon pour le suivi des coachings et les ateliers d’intelligence collective (idéation, story mapping), Jira pour la gestion de Product Backlogs et Confluence pour la capitalisation documentaire des réalisations.

Quels sont les challenges que tu rencontres souvent en tant que PO ?

Le plus grand challenge est la réticence à l’agile. J’ai à cœur de faire prendre conscience de l’apport des approches agiles dans la gestion d’un produit, la collaboration ou l’engagement. Des efforts doivent être faits pour démocratiser ces pratiques au-delà des produits IT pour démontrer la valeur apportée.

Des actions de communication, retours d’expériences et phases de “tests and learn” pour démontrer l’apport de l’agile ont souvent été clés dans mes missions.

Le mot de la fin ?

Être Product Owner ou acteur·rice d’un produit/projet délivré en agile n’est pas inné. Les équipes rencontrent de nombreux challenges ; une mauvaise application du framework peut être contre-productive, d’où la nécessité de former et accompagner les équipes dans la mise en place d’un bon cadre de travail, ainsi que dans la prise en main et l’adoption des outils et pratiques agiles.

Si vous souhaitez vous aussi être accompagné·e·s par nos équipes Acceleration Tactics dans vos projets de transformation agile, n’hésitez pas à contacter nos expert·e·s !

Rédigé par Boris Palmier, Consultant Acceleration Tactics