L’agile s’est fait largement connaître dans le monde professionnel en s’adressant à de petites équipes isolées travaillant sur des projets informatiques. Depuis quelques années, se répand l’agilité à l’échelle ou « at scale » pour parler d’équipes intégrées entre elles adressant de plus gros projets, ayant un impact direct sur le business de l’entreprise.
Si l’on souhaite transformer l’entreprise dans son ensemble, il est indispensable d’aller au-delà des équipes IT pour embarquer également les métiers ainsi que les autres fonctions (départements Marketing, RH, Légal, Communication, Comptabilité, etc.). Nous appellerons ces équipes éloignées de l’informatique et du logiciel : « les équipes non IT ». Les entreprises se dirigeant progressivement vers l’agile à l’échelle de l’organisation, ces équipes non IT n’auront pas le choix : elles s’adapteront à un mode d’organisation agile ou disparaîtront.
Quels sont les enjeux et challenges des équipes non IT dans leur quête d’agilité ?
Lorsque les équipes non IT sont embarquées dans des plans de transformation agile à l’échelle, leur intégration n’est pas à négliger. Si elles n’ont pas compris les raisons pour lesquelles elles doivent changer leur manière de travailler, la transformation ne prendra pas.
Très souvent, les équipes non IT ont déjà entendu parler d’agile, parfois même trop ! En revanche, tant qu’aucune formation n’est mise en place pour aligner l’ensemble des collaborateurs sur des enseignements communs, chacun mettra le sens qu’il veut derrière les différents termes agile. La formation est ainsi indispensable pour démarrer l’intégration d’équipes non IT dans un plan de transformation à l’échelle de l’organisation. Elle pourra d’ailleurs servir de base pour permettre à l’équipe de co-construire sa nouvelle organisation.
Pour donner davantage de sens au travail des équipes opérationnelles et à leur changement d’organisation, il est nécessaire de partager avec elles les enjeux business de l’entreprise. Connaître ces enjeux business aide également à la compréhension des changements de priorité dans le travail du quotidien, et permet d’intégrer davantage les équipes non IT dans les décisions de l’entreprise.
Enfin, les équipes non IT, tout comme n’importe quelle équipe passant d’une façon de travailler traditionnelle à une approche plus agile, ont besoin de constater les premiers bénéfices d’un changement pour en accepter davantage. Un changement « big bang » est rarement couronné de succès. Il est préférable d’avancer progressivement et voir les premiers gains pour rendre les individus acteurs de leur transformation.
Mais par où commencer lorsque l’on est convaincu qu’il faut mettre de l’agile au sein de son équipe ?
Dans un premier temps, il est nécessaire de faire un état des lieux de l’organisation actuelle de l’équipe : Comment les gens collaborent-ils ensemble ? A quelle fréquence se rencontrent-ils ? Travaillent-ils sur des sujets communs ? L’information est-elle transparente et bien partagée ? Existe-t-il des difficultés relationnelles qui paralysent l’équipe ? Des interviews couplé à de l’observation sur place par des éléments extérieurs à l’équipe pourront vous aider à faire cette recherche.
Ce premier diagnostic devra également considérer les outils utilisés par l’équipe, car ils ont un rôle fondamental dans l’organisation du travail. Questionner l’équipe sur son usage des outils, leurs besoins que les outils n’adressent pas, etc.
Une fois que le diagnostic a été fait et partagé avec l’équipe, et que cette dernière a reçu une formation sur les principes de l’agilité, il est conseillé de co-construire avec l’équipe une nouvelle organisation basée sur l’agile (et notamment les principes de transparence, d’inspection et d’adaptation). Personne ne souhaite qu’une nouvelle stratégie venant d’en-haut soit mise en place sans prendre en compte les contraintes et enjeux propre à chaque équipe non IT. Une fois cette nouvelle organisation définie, il faudra garder en tête qu’elle évoluera au fur et à mesure que l’équipe apprend sur elle-même (principe d’empirisme). Les rétrospectives étant un moment pour échanger sur les aspects humains d’une organisation, ces instances régulières permettront à l’équipe de chercher à s’améliorer pour répondre aux enjeux qu’elle rencontrera.
Bien sûr, tout changement est long à mettre en place, le temps de prendre de nouvelles habitudes. Le changement de culture est lent et progressif. Certaines difficultés rythmeront l’avancée de l’équipe vers une organisation plus agile.
Les principales difficultés que nous rencontrons lorsque nous accompagnons des équipes non IT reposent principalement sur les notions de transparence et d’estimation du travail. Très fréquemment, ces équipes sont composées de personnes ayant chacune leur propre périmètre et ne sont pas habituées à partager l’avancée de leur travail à la vue de tous. Ensuite, les équipes non IT ont aussi peu l’habitude d’estimer le travail qu’elles ont à fournir. Un accompagnement prolongé par un coach agile permettra de lever ces difficultés.
Ce qui est également difficile à admettre pour les entreprises pleinement établies sur leur marché, c’est que l’innovation et l’agilité ne peuvent se développer que dans un environnement tolérant vis-à-vis de l’échec, où la volonté d’expérimenter est encouragée, où s’exprimer sans crainte est possible, et où l’on privilégie la collaboration et non la hiérarchie.
Pour que puisse naître un tel environnement de travail, il existe une condition indispensable au sein des équipes non IT : le soutien du Middle Management. Les Responsables et Directeurs de départements se doivent d’adopter une posture de Managers agiles, ce qui implique de croire en l’indépendance des employés et de faire confiance en chacun des individus composant l’équipe. Une tolérance vis-à-vis de l’échec (tant que l’échec est une opportunité pour apprendre et s’améliorer) est à favoriser. Mais ce n’est pas suffisant ! La rigueur, la compétence, la responsabilité individuelle et la mise en place d’un cadre de travail discipliné sont indispensables.
Le département RH joue un rôle capital dans l’évangélisation d’un tel cadre de travail.
Pour agiliser une équipe non IT, cette dernière doit comprendre l’intérêt qu’elle a à changer afin d’être pleinement engagée dans sa transformation. Pour un meilleur résultat, il peut être préférable de faire un premier audit de fonctionnement de l’équipe, pour ensuite la faire participer à la co-construction de sa nouvelle organisation. Enfin, pour qu’une équipe non IT devienne agile, elle devra évoluer dans un environnement propice où le Management et les RH soutiennent ce changement de culture qui ne se fera que sur un temps long.
Il est ici question de la survie des départements non IT tels que nous les connaissons. S’ils ne s’adaptent pas, ils risquent d’exploser pour être refondus au sein de multiples équipes agiles.
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