Le déploiement d’une solution Workplace est plus qu’un investissement financier, c’est le souhait de proposer une meilleure expérience collaborative à ses employés et de standardiser les outils de travail à travers de nouveaux usages. Toutefois, ces outils déployés depuis quelques mois voire des années sont, dans certains cas, peu adoptés par les collaborateurs. En effet, la stratégie actuelle des entreprises s’appuie sur une communication descendante, des méthodes de change management assez classiques ou encore une faible implication des collaborateurs.
À contre-pied de cette méthode traditionnelle, les convictions de Saegus s’appuient, au contraire, sur l’adoption des nouveaux usages par les utilisateurs finaux. Autrement dit, les impliquer en amont à l’aide de méthodes comme le Design Thinking dans le but de répondre à leurs attentes et à l’évolution de leurs usages. La réussite du plan d’adoption passe aussi par sa mesurabilité afin d’évaluer efficacement les actions mises en œuvre. À travers cet article, nos experts Workplace vous donneront trois bonnes pratiques pour s’assurer du succès de votre stratégie d’adoption.
1. « Il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va. » Sénèque
La mesurabilité de la stratégie d’adoption commence par définir des objectifs liés aux cas d’usage identifiés en amont du projet. Par exemple, les collaborateurs d’une entreprise utilisent les emails pour envoyer des pièces jointes, mais très peu Teams. L’objectif serait le suivant : Nous souhaiterions que les collaborateurs utilisent moins les emails au profit de partager les documents dans leurs équipes dédiées sur Teams. Nous constatons ici que l’objectif correspond à une action précise. Celle-ci demande d’être clair dans la formulation du résultat attendu.
De nos expériences, nous avons observé que certaines entreprises mettent des objectifs surdimensionnés concernant le taux d’adoption. Ce dernier est en moyenne entre 30 et 50% si nous souhaitons une réelle adoption de l’outil. Il ne faut pas les sous-estimer ou au contraire, les surestimer. Par ailleurs, un objectif se mesure sur trois mois minimum pour laisser le temps au collaborateur d’ancrer les nouvelles habitudes de travail dans son quotidien. L’adoption s’inscrit donc dans le temps afin de générer un fort engagement.
2. « L’histoire est un piètre indicateur de fiabilité. » Stephen Baxter, Titan
La mesurabilité des actions se fait à partir d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs. Comme les objectifs, ils sont pertinents et réalistes. L’usage d’indicateurs quantitatifs sert à chiffrer les actions mises en place. Par exemple, connaître le taux d’adoption des communautés dédiées à l’outil, le pourcentage du nombre de vues par page, le pourcentage du nombre de visiteurs par pays, par métier ou région, le nombre de personnes formées selon les différentes cibles (les utilisateurs finaux, les champions, les relais). En ce qui concerne les indicateurs qualitatifs, il existe plusieurs méthodes comme l’envoi d’un sondage ou d’un questionnaire. Ainsi, on obtient des retours utilisateurs sur les actions menées autour de la démarche d’adoption.
Cependant, ces indicateurs restent sources d’imprécisions sur la compréhension de l’outil. Il n’existe pas de garantie sur l’adoption réelle et son usage. Ils permettent de montrer que les bons moyens sont utilisés et de suivre l’évolution du plan d’adoption pour en estimer l’efficacité. Nous pouvons aussi nous interroger sur ce qu’est un bon taux d’adoption. Il n’existe pas de définition absolue de l’adoption en soi, puisque cela dépend du contexte et des tendances de l’adoption de l’outil. A titre d’exemple, il peut être intéressant de suivre le nombre d’utilisateurs plutôt que le nombre de créations de communautés, lequel stagnera rapidement. Ainsi, c’est à vous de créer vos propres indicateurs.
3. « Dis-moi comment tu me mesures et je te dirai comment je vais me comporter. » Eli Goldratt, physicien
Lorsqu’un Dashboard est en place dans un projet d’adoption, il est important de lire les indicateurs de manière segmentée. Cela offre la possibilité de les filtrer pour comparer selon la culture d’un pays, d’une entreprise ou d’un secteur. Contrairement aux employés d’une banque, les outils digitaux sont peu utilisés dans certains domaines, comme par exemple dans les usines où les collaborateurs ne possèdent pas “d’identité digitale”. De plus, la maturité digitale des employés et les technologies utilisées dans différents pays sont autant de facteurs à prendre en considération. Il est ainsi pertinent de mesurer son plan d’adoption selon des filtres personnalisés et appropriés au contexte plutôt que de l’évaluer dans sa globalité.
N’hésitez pas à contacter si vous souhaitez en savoir plus !