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11 déc. 20206 min de lecture

Management visuel et adoption des outils de productivité par les équipes

À l’heure où le travail à distance prend de plus en plus d’importance, l’efficacité et la performance des équipes sont mises à l’épreuve et ce, dans n’importe quel secteur. Le management d’une équipe peut prendre plusieurs formes : il nécessite un meilleur partage des informations, un suivi des indicateurs, l’animation de réunions ou d’ateliers… des faits qui requièrent des éléments visuels telles que des affiches, des tableaux ou bien d’autres procédures schématisées. Dans un contexte où les échanges paraissent difficiles, l’adoption des outils de communication et de collaboration adaptés est nécessaire, ainsi qu’une démarche pour poursuivre les activités au travers d’un management visuel.

#1 Les principes du management visuel

Le concept de management visuel consiste à s’appuyer sur la perception visuelle des informations, en la rendant plus concrète, lisible et mémorisable. Il a pour objectif de faciliter la prise de décision et de capitaliser l’essentiel de vos activités.

En pratique, il fait appel à différents outils et méthodes pour assurer le suivi d’un projet, des activités ou encore, soutenir la conception de nouveaux produits. C’est aujourd’hui un appui essentiel à la réussite des projets d’équipe.

Les bénéfices de ce concept ? Plus de visibilité sur les activités et leurs planifications, identification rapide des points de blocage des processus en cours et leurs causes, une vision 360° d’un projet, mise en place d’une culture du feedback en continu et bien plus encore.

Des années 50 à aujourd’hui, plusieurs méthodes ont vu le jour, telle que « Kanban » inventée par Toyota. Une méthode incrémentale qui a fortement marqué les premiers modes organisationnels et de production industrielle. Fondée sur ses fameuses étiquettes, elle permet d’optimiser la production en indiquant sur chacune d’entre elles les tâches à réaliser dès qu’une nouvelle commande arrive. Plus tard, l’apparition du Lean management consiste à partir directement des problèmes à résoudre à tous les niveaux de l’entreprise. Elle repose sur le principe d’amélioration continue. Enfin aujourd’hui, le Framework (cadre de travail) Scrum agile s’appuie sur une approche itérative qui fait appel à des équipes pluridisciplinaires et proactives.

Comment faire adopter les outils de productivités et rendre votre management visuel efficace ? Par où commencer et à travers quelle démarche ? La suite de cet article vous conduit pas à pas dans une démarche d’implication de vos équipes dans la mise en place de votre management visuel.

#2 Les cas d’usages du management visuel ou l’art d’identifier les besoins de votre organisation dans le cadre d’un projet

Lorsque l’on pense management visuel, on peut penser au partage d’informations, au suivi de tâches, ou encore à l’animation d’ateliers. Voici quelques exemples pouvant être couverts par la mise en place d’un management visuel :

  1. Je souhaite suivre les indicateurs d’avancement de mon projet ;

  2. J’aimerais animer un atelier de brainstorming pour trouver de nouvelles idées ;

  3. J’ai besoin de suivre l’avancée des tâches d’un projet initié avec mon équipe ;

  4. Je souhaite résoudre une problématique rencontrée lors d’un échange avec un client ;

  5. Dans une logique d’amélioration continue, je voudrais mettre à jour le processus de recrutement de mon entreprise ;

  6. Je souhaite faciliter la prise de décision à travers un dashboard adapté.

Cette liste n’est évidemment pas exhaustive et toutes les activités, du Commerce au Juridique en passant par les Ressources Humaines, y sont confrontées. L’usage identifié doit correspondre aux besoins de l’organisation et aux objectifs de vos équipes. Ce point de départ est fondamental.

Vous hésitez encore dans la définition de vos usages ? Interrogez vos collègues, pensez à vos propres priorités, à ce qui vous anime au quotidien ou devrait vous animer davantage.

Vous êtes habitué au fameux tableau avec les post-it pour trouver de nouvelles idées que vous avez accroché au-dessus de votre bureau ? Des solutions existent afin de regrouper à la fois les usages de visualisation (reportings, tableaux de performance, roadmap…) et d’animation (projets, comités, ateliers…) et ce, aussi bien physiquement qu’à distance.

Dans un contexte hybride, il est difficile pour les équipes de se rassembler autour d’une table. Pourtant, de nombreuses entreprises ont réussi à déployer des outils leur permettant aujourd’hui de gérer la majorité voire la totalité de leur activité à distance, notamment en ayant recours au management visuel.

#3 Mise en œuvre du concept à travers les outils de productivité

Aujourd’hui, de nombreux outils permettent de gérer et de suivre les projets des entreprises à distance. En voici quelques-uns qui pourraient faciliter la visualisation de vos activités.

Jira Software, outil historique de la gestion de projet IT agile, s’est adapté à l’évolution du marché, aussi bien dans les domaines IT que non IT, couvrant une majorité des besoins tels que : suivi de la charge des membres de l’équipe, automatisation, rapport, roadmap projet, utilisation Kanban ou Scrum, Jira répond aux besoins de suivi de projet et s’adapte à tous les concepts.

Trello, qui se différencie par sa simplicité, compte aujourd’hui plus de 50 millions d’utilisateurs actifs à travers le monde dont plus de 500 000 en France. À travers des tableaux très visuels, organisés en listes et comprenant elles-mêmes des cartes, son usage pour la gestion des tâches est très apprécié par de nombreuses entreprises de par sa prise en main rapide. Rachetée par Atlassian début 2017, Trello porte depuis l’image d’une solution plus sécurisée du fait de sa connexion à Jira. Enfin, son intégration avec des éditeurs tiers, tels que les outils Office 365 ou d’autres solutions de gestion de projet, renforce son positionnement et le rend plus accessible.

Plus compétitive encore, ClickUp est également la plateforme de management de projet dédiée aux équipes. Née à San Diego en 2016, ClickUp est une solution très visuelle qui permet un grand nombre de vues disponible dès sa version gratuite : mind map, diagramme de gantt, liste, tableau, calendrier… ainsi qu’un espace conversationnel dans chaque espace de travail. Elle s’adapte aussi bien aux projets IT que non IT. Ces nombreuses intégrations et fonctionnalités la positionne aujourd’hui comme un service d’excellence avec la volonté de rassembler tous les usages de la gestion de projet en un seul espace. Grâce à une stratégie freemium poussée, aujourd’hui des millions d’utilisateurs et plus de 100 000 entreprises sont conquis par son offre.

Microsoft, le leader des solutions workplace, met à disposition Planner un peu plus tardivement et se positionne directement en concurrence de Trello et Jira. Avec plus de 260 millions d’utilisateurs actifs, Planner bénéficie pleinement de son intégration à l’écosystème Microsoft 365, aux côtés des outils de communication et de collaboration essentiels à la situation actuelle tels que Microsoft Teams et Sharepoint Online. Son gros + ? Sa combinaison avec Power Automate qui permet d’automatiser l’avancée de chaque tâche une fois terminée.

Cependant, le déploiement de ces outils nécessite une approche et des techniques d’adoption permettant de faciliter l’implication de vos équipes. En voici un exemple concret.

#4 L’adoption des outils pour un management visuel efficace

Pour embarquer vos équipes, osez mettre en œuvre votre intelligence collective. C’est ce qu’à réalisé récemment une grande entreprise pharmaceutique avec le soutien de Saegus pour l’adoption de Jira Software et ce, en 4 étapes.

Étape 1 : Comprendre et analyser

Démarrez par une analyse de votre environnement et de votre fonctionnement actuel (outils, culture, organisation). Quels sont vos pain points et vos besoins ? Quelles solutions vous aideraient à y remédier ? L’implication de vos équipes est cruciale : la compréhension de leurs attentes et besoins permettra d’adapter le processus et de choisir les bons outils.

Étape 2 : Co-construire

Participez aux ateliers de paramétrage et à la configuration des outils adaptés à votre environnement de travail. Pour cela, identifiez des collaborateurs volontaires avec une appétence pour les outils digitaux qui prendront en main les outils avant la phase d’adoption par l’ensemble de l’équipe. L’objectif de cette équipe pilote sera de tester ces outils et de les valider avant de l’étendre à plus grande échelle.

Étape 3 : Déployer

Pour la phase d’adoption, mettez à la disposition de vos équipes les ressources adaptées à leur niveau de maturité pour appréhender les outils et les rendre autonomes : sessions de découvertes des outils et démonstrations de cas d’usages les ciblant, puis mise à disposition de guides utilisateurs et communication des bonnes pratiques. Et, pourquoi pas y ajouter une FAQ avec les questions fréquentes de vos utilisateurs ? Dans cette phase, prenez le temps de récolter les retours utilisateurs pour faire évoluer votre dispositif.

Étape 4 : Étendre à plus grande échelle

Enfin, redéfinissez votre organisation en intégrant de nouvelles équipes dans la démarche, avec l’aide de votre équipe pilote.

En résumé, l’adoption des outils passe par celle des usages. Par exemple, les ateliers de Design Thinking permettent d’identifier les pain points et d’adopter à terme une démarche par itération fondée sur les retours utilisateurs.

Aujourd’hui, après plus de 10 ateliers de cadrage, 10 guides utilisateurs, l’ouverture de 5 258 tickets et la création de 24 projets Jira, plus d’une centaine d’utilisateurs ont adopté et pris en main l’outil. Une adoption réussie qui permet à l’organisation d’assurer son management visuel à distance et ce, grâce à l’implication et à l’engagement de tous les acteurs du projet.

Rédigé par Laura Morisseau, Consultante Digital Workplace

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