Lorsqu’on parle de gestion de cycle de vie de l’information en entreprise, on sait que le sujet ne galvanise pas vraiment. Et pourtant, il revêt aujourd’hui une importance toute particulière et même si tous les salariés ne saisissent pas l’importance du concept.
Les difficultés d’une bonne capitalisation
Rappelons d’abord ce qu’est le cycle de vie de l’information. Il va de la création d’une information à sa destination finale : soit sa conservation à des fins mémorielles, soit sa destruction. On observe trois étapes dans ce cycle de vie de l’information : l’élaboration et la production du document, son utilisation, et enfin sa conservation ou sa mise à disposition. Les entreprises doivent avoir la nécessité de gérer leur capital immatériel comme un actif stratégique, tout en capitalisant l’information, car les documents qui sont produits, utilisés, et modifiés font partie du capital de l’entreprise.
Comment gère-t-on ce capital, comment s’assure-ton de sa continuité et de sa pérennité ? Comment est-on sûr de savoir que l’on va pouvoir retrouver tel ou tel document à n’importe quel moment de la vie de l’entreprise ?
La capitalisation nous donne à réfléchir sur l’alimentation du son “stock”. Depuis des décennies les salariés peinent à capitaliser l’information, c’est-à-dire que si on leur demande de mettre à disposition des documents qui nécessitent d’être conservés par l’entreprise, on s’aperçoit que les gens ne le font pas ou très peu. Ce qui change désormais, c’est que beaucoup d’outils nous donnent la possibilité de capitaliser nos données, sans avoir l’impression de les capitaliser.
C’est pourquoi un outil tel que Teams remet sur le devant de la scène la nécessité d’indiquer aux collaborateurs ce qu’ils sont en droit de capitaliser et où l’effectuer.
Prenons l’exemple du document individuel versus le document collectif. Il faut d’abord souligner la différence entre ce qu’on entend de personnel et d’individuel : le personnel c’est ce que l’on garde sur notre ordinateur, les photos, la musique etc … Alors que les documents individuels sont les documents sur lesquels je travaille individuellement, depuis mon poste de travail que je partage épisodiquement. Ils sont stockés pour la plupart dans l’explorateur de fichier dans « mes documents ». Mais que fait-on du document stocké dans ce fameux dossier « mes documents » lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise ? Il y a quelques années lorsque le collaborateur quittait l’entreprise, on extrayait le disque dur, on écrivait le nom du collaborateur, la date et puis on le mettait dans une armoire avec tous les autres disques durs pour le fameux « Ou cas où ? ».
Teams comme outil facilitateur
A l’heure actuelle les documents sont stockés en lecteur réseau. En revanche, ces derniers entrainent un coût de maintenance important, un matériel au coût élevé et surtout des fonctionnalités peu récentes ou manquantes. Dès lors que l’on souhaite travailler à plusieurs et en même temps sur un document en lecteur réseau, le collaborateur est obligé d’attendre qu’une tierce personne ayant ouvert le document, le ferme pour pouvoir y travailler. Cela permet un travail séquentiel, mais pas en simultané.
Ainsi là ou Office 365 se démarque, c’est dans la proposition de fonctionnalités de coédition grâce auxquelles on peut travailler à plusieurs, sans fermer le document et où l’on peut partager et définir les niveaux d’habilitations très facilement. Cela est possible grâce à OneDrive : au lieu de stocker les documents sur des lecteurs réseaux on peut stocker ses données dans le cloud computing et attribuer directement des droits de modification aux collaborateurs. Plus besoin de stocker l’information dans un disque dur, sans compter les nombreux avantages d’accès à l’information, plus besoin de VPN, ni de se connecter avec l’ordinateur de l’entreprise, l’accessibilité à l’information se fait plus simplement, n’importe où et n’importe quand. One drive permet la synchronisation du document individuel de manière transparente. On s’en occupe la première fois, puis plus besoin de s’en occuper par la suite.
Cette première étape constitue simplement le début du cycle de vie du document. Mais pour qu’il évolue correctement, il faut lui apporter des modifications. Le collaborateur va alors envoyer son document dans une pièce jointe d’un mail, (avec le risque que cette pièce jointe ne passe pas à l’envoie à cause de sa taille trop importante). Mais alors que va-t-il faire ? Il utilise d’autres solutions de partage (Dropbox, We Transfer)… Cette pratique, bien que pratique, favorise le shadow IT en entreprise et n’est donc pas souhaitable. La solution adéquate en réponse à ce type de problème (fichier trop lourd, versioning interminable, etc.) est une fois de plus OneDrive qui est intégré à Office et permet la collaboration à plusieurs et en simultanée. Une fois que le document est partagé avec l’autre collaborateur, l’utilisateur peut collaborer, communiquer autour de ce document et même inviter d’autres personnes.
Teams permet de discuter a plusieurs dans une même conversation autour d’un seul document. Ce document va prendre forme et l’on pourra par la suite ajouter d’autres documents, effectuer des corrections, réagir à des suggestions : le fichier va vivre grâce aux interactions des collaborateurs car il sera toujours en « work in progress », le document est en élaboration, il se transforme ainsi en continu. On passe donc d’une dimension individuelle à une dimension collective. Le document appartient donc à un groupe de travail, non plus à une seule personne.
Une gouvernance et des règles à établir
Malgré tout, si on n’insuffle pas au collaborateur ce cheminement de gouvernance, il pourra difficilement acquérir de lui-même ces réflexes. Il Poursuivra l’envoi de pièces jointes trop volumineuses et restera confronté encore et encore au mêmes problèmes de versioning dans laquelle il devra identifier ce qu’un tel a modifié, ajouté, etc. Bien que Teams ai remis sur le devant de la scène le cycle de vie de l’information, il faut continuer d’expliquer aux utilisateurs les cas d’usages associés à la gestion documentaire, mais aussi dans quel cadre (comment et pourquoi j’utilise mon document individuel VS comment et pourquoi j’utilise mon document collectif).
Pour compléter cette approche, dès lors que le document est figé et qu’il est rendu « officiel » ou sert « de référence », reste encore à savoir où l’on va le stocker. On ne peut pas le laisser dans Teams car il est réservé au groupe de travail, or c’est un document de référence, donc il devra être consultable par l’ensemble de l’équipe et potentiellement par toute l’entreprise. Dans la majorité des cas, cet espace est accessible via son intranet. On peut imaginer un site SharePoint ou un autre outil de référentiel (un outil de GED) qui viendra accueillir les documents déposés par les utilisateurs qui pourront les consulter en lecture seule.
De cette manière on fige le document et on attribue des droits de modification à des personnes légitimes, habilitées et peut-être même mandatées pour aller le faire évoluer en fonction de la nature du document (norme, règlementation, référence etc), de la même manière que ce document pourra contenir des flows de « révisions » à tout moment. C’est une indication importante pour l’utilisateur car il peut se repérer et savoir s’il s’agit, ou non, de la dernière version et qu’il peut facilement se repérer dans l’historique des modifications.
Teams permet donc de fournir un espace de travail propice à la collaboration, mais pose forcément le cadre du cycle de vie de l’information. La gouvernance doit être claire, on doit gérer l’information et respecter des règles de bonne conduite associées. Autrement dit, rappeler les règles aux collaborateurs, voire même les définir clairement dans un cahier des charges ou tout support de gouvernance.
Nous espérons que vous y verrez plus clair sur la nécessité de gérer sa bibliothèque documentaire et lui assurer une pérennité afin que le travail de capitalisation soit utile à long terme à tous les collaborateurs.