On aurait tort de considérer les ateliers distanciels comme les parents pauvres des ateliers physiques. Ceux que l’on anime à défaut de ne pouvoir se déplacer. Si le passage au télétravail généralisé depuis Mars 2020 a mis en valeur une certitude, c’est bien celle-ci : il est temps de répandre la pratique des ateliers à distance ou en format hybride, c’est-à-dire avec plusieurs participants en présentiel avec l’animateur et des participants à distance.

Les ateliers à distance ont de nombreux avantages. Leur durée plus courte oblige à aller droit au but et à concentrer les activités. Un atelier de 3h30 en présentiel avec accueil des participants et pauses devient un atelier multi-distanciel de 1h30 à 2h. Le ratio temps passé / valeur ajoutée est donc plus grand. Deuxièmement, vos participants (entre 4 et 12 en moyenne) ne se déplacent pas, certains de loin, et donc économise des frais logistiques non négligeables. Et je ne parle même pas de l’impact carbone ou plastique des ateliers « traditionnels » ! De ces deux éléments s’en dégage un autre, fondamental pour la co-création. Vous parvenez à mobiliser plus de personnes, et à toucher une cible plus large.

Un atelier à distance de 2 heures est un événement auquel l’on peut plus facilement concéder une place dans son agenda qu’un déplacement physique d’une demi-journée ou plus. Alors, c’est parti ! Il ne vous reste plus qu’à préparer, préparer, préparer. Et animer, bien sûr.

Que vous ayez ou pas l’habitude d’animer des ateliers présentiels, les ateliers à distance présentent leur lot de challenges, mais surtout, d’opportunités. Dans cet article vous retrouverez une expérience condensée des ingrédients essentiels pour des ateliers à distance réussis, efficaces et pertinents. Certains seront des évidences, mais les plus grandes évidences sont aussi souvent les plus invisibles et ont besoin d’être rappelées. J’ajouterai des notes spécifiques pour les ateliers hybrides qui apportent une couche supplémentaire de complexité.

#1 Qu’attendez-vous de cet atelier ?

Pourquoi faites-vous cet atelier ? Quel est votre objectif ? Celui des participants ? Dessinez ce à quoi vous souhaitez parvenir en fin d’atelier : comment ? De quoi vos participants auront-ils besoin ? Quels seront les freins de la distance (ex : le fait de ne pas se connaître) ? Les opportunités (ex : travailler sur un format directement exportable) ?

Tout atelier peut tenir en 2 à 3 heures, quitte à avoir plusieurs modules sur la semaine. S’en tenir à cette durée permet d’éviter la “fatigue de la visioconférence” qui survient beaucoup plus rapidement qu’un atelier présentiel. Du fait de ce format court, c’est à vous de vous adapter et de clarifier vos objectifs. Ce travail amont est indispensable pour enlever tout superflu.

Une fois que vous avez une vision claire des objectifs et de l’aboutissement de l’atelier, il sera beaucoup plus simple de séquencer les bons exercices. Est-ce que vous faites une session de validation des apprentissages de votre immersion ? Est-ce un atelier collaboratif de découverte d’un sujet ? Est-ce un atelier d’idéation, de prototypage ? De priorisation de backlog ?

Dans un format présentiel, on peut se permettre d’être exhaustif, de raconter l’histoire du projet et donner de nombreux exemples. En atelier à distance, vous devez prouver rapidement à vos participants qu’ils sont au bon endroit et qu’ils vont mener des exercices à haute valeur ajoutée pour eux. Clarifier vos objectifs vous contraindra à réfléchir différemment car vous devrez renoncer à certains exercices, à certaines introductions, sans déprécier la qualité de l’atelier. Prioriser vos objectifs clés et séparer le grain de l’ivraie est votre point d’entrée pour aller droit au but et concevoir des ateliers condensés et utiles pour tous.

Note pour les ateliers hybrides : réfléchissez à vos objectifs comme si votre atelier était uniquement à distance, cela vous évitera un biais commun qui nous amène à privilégier inconsciemment les participants physiques.

#2 Quelle expérience participant vous permettra d’atteindre ces objectifs ?

Les ateliers à distance ne laissent aucune place à l’improvisation. Une fois vos objectifs en tête, vous devez travailler et itérer sur le format de l’atelier. Est-ce un format plutôt libre d’expression tour à tour sur des thèmes ? Une succession d’exercices de co-création ou d’idéation ?

Réfléchir au format des exercices et leur matérialisation pour les préparer est clé. Surtout à distance, il est très difficile de partir de la page blanche. Avoir un canevas, un template, des guides et exemples pré-remplis à disposition aident à se projeter. L’équipe de participants peut ainsi plus facilement s’organiser et parvenir au résultat attendu.

Grâce à des outils de collaboration, de tableau blanc ou de design thinking digitalisé, vous pouvez concevoir pas-à-pas un atelier personnalisé. Cela permettra aussi de rendre visible le parcours de bout-en-bout de l’atelier et donner le sentiment de progression des participants. Vous pouvez ainsi parsemer vos canevas de conseils, d’ice-breakers, insérer un minuteur.

Une fois le format de l’atelier clarifié, sélectionnez le meilleur outil pour y parvenir. Les plus utilisés sont Miro, Klaxoon, Foreseeds ou encore Whiteboard. Certains outils correspondront davantage à un type d’atelier que d’autre, donc le choix n’est pas anodin. Un article suivra très bientôt sur des recommandations d’outils à utiliser en fonction de vos objectifs, types d’exercices et cible participante. Vérifiez bien que les accès sont possibles si les participants sont sur des connexions sécurisés. Souvent, les groupes et organisations limitent les connexions aux outils, et ce n’est pas quelque chose qu’il vous faut découvrir le jour de l’atelier.

Note pour les ateliers hybrides : Assurez-vous que les outils que vous choisissez sont utilisables à la fois pour un participant seul derrière son écran, comme un ensemble de participants en présentiel dans une salle. Réservez, si vous le pouvez, du matériel adapté comme des outils tactiles et interactifs, des pieuvres pour garantir une qualité de son si plusieurs personnes sont dans la pièce. Les Surface Hubs de Microsoft garantissent une expérience de qualité pour les ateliers à distance ou hybrides.

#3 Tout le monde, notamment les participants, est-il au même niveau d’information ?

Lors d’une préparation d’ateliers multi-distanciels, nous avions demandé et rappelé aux participants de réserver la salle de leur département qui contenait une Surface Hub, l’écran géant tactile Microsoft qui permet d’améliorer la qualité des réunions. Nous avions indiqué cette consigne plusieurs fois, jusque la veille, où nous envoyons un dernier mail récapitulatif. En fin de journée, nous recevons un appel de l’un des participants nous expliquant qu’il sera en télétravail, pourra-t-il se connecter ? Or, tout l’atelier avait été spécifiquement pensé sur l’outil “Tableau Blanc” (Whiteboard) dont la plupart des fonctionnalités ne sont disponibles que sur Surface Hub.

Loin de moi l’idée ou l’intention critiquer ce participant ou bien d’autres. Cet exemple met en valeur une règle universelle de la préparation des ateliers : tout ce qui est évident pour vous, les informations que vous êtes certain(e) d’avoir passé et rappelé, tout cela ne suffit pas. Car les participants n’ont pas les mains dans la préparation de l’atelier, ils oublient. Rien de plus humain. Vous, préparateur, avez la vue holistique, globale, les participants ne voient eux que leur participation, le moment t de l’atelier.

Ne sous-estimez jamais l’importance de la redondance de l’information : au-delà des emails textuels, privilégiez des appels direct si vous le pouvez, et des informations dont la mise en forme visuelle attirera davantage l’attention que du texte simple. J’ai l’habitude de toujours rédiger un email mis en forme sur MailChimp qui reprend les objectifs, les horaires, les participants, toutes les informations de connexion. Dans le cadre des formations, j’ajoute des éléments concrets introductifs, liens vers des vidéos ou articles.

Ces différents rappels doivent être progressifs et ne pas surcharger les participants d’une masse d’information. D’abord, rappelez l’atelier et ses horaires, demandez par exemple de confirmer la présence. Ensuite, rappelez les objectifs et validez l’accès aux outils. Enfin, renvoyez les liens vers les invitations de visioconférence et donnez des conseils et guides d’utilisation des outils qui seront utilisés lors de l’atelier. Vous ne « spammez » pas vos participants, vous les informez.

Conseils pour les ateliers hybrides : soyez très clairs sur vos consignes pour les personnes en présentiel et à distance. Par exemple, ne donnez pas RDV aux participants présentiels à 9h si votre atelier commence à 9h, car vous savez qu’ils iront prendre un café, discuteront avec vous. Clarifiez bien les règles de l’hybride , comme de limiter les discussions en aparté dans la pièce qui parasitent l’écoute des personnes en ligne.

#4 Avez-vous répété avec l’ensemble des co-animateurs ?

« J’ai animé des dizaines d’ateliers. Je sais parfaitement quoi faire, quoi dire, je n’ai pas besoin de répéter. » J’ai plusieurs fois entendu cette remarque, souvent exprimée sur un ton moqueur, de la part de quelqu’un d’expérimenté. Et j’ai malheureusement souvent assisté à des ateliers à distance désorganisés, avec des moments de flottement, des consignes peu claires, des facilitateurs qui se retrouvaient débordés. Il est beaucoup plus difficile d’avoir une dynamique engageante, fluide et humaine à distance qu’en physique.

Or, la clé d’un bon atelier où chacun prend du plaisir et où l’intelligence collective prend tout son sens est un atelier préparé et répété. Prenez l’habitude de faire des répétitions complètes, et si possible d’y inviter des personnes extérieures qui pourront vous donner un avis. Si vous êtes plusieurs facilitateurs, répartissez-vous les prises de parole, qui projette, qui prend des notes à quel moment, comment passer d’un outil à l’autre, quelles consignes donner à quel moment. Lors de ces exercices, anticipez les potentiels problèmes et questions, et surtout, discutez de comment y répondre. Cela renforce la dynamique d’équipe solidaire des facilitateurs.

Répéter les ateliers permet à d’autres personnes qui ont peut-être moins d’expérience que vous sur l’animation de gagner en confiance et de se faire la main, car rien ne vaut la pratique. Si chacun a en tête le déroule précis, que celui-ci est noté dans un fichier détaillé (par exemple un excel), chacun pourra se sentir en confiance. Cadrer, préparer, répéter sont le secret du dynamisme et de la force de certains ateliers dont on ne voit pas le temps passer, et de s’adapter si survient le moindre problème.

Il nous est arrivés lors de la préparation d’une série de webinaires solidaires que le Wi-Fi d’un collègue le lâche juste avant le lancement du webinaire. Grâce à la préparation millimétrée, nous avons pu ré-ajuster les rôles pour que le webinaire se déroule sans anicroche.

Conseils pour les ateliers hybrides : répartissez-vous bien les rôles entre les facilitateurs dédiés aux participants en ligne, et ceux davantage tournés vers les participants présentiels, pour vous assurer que vous savez qui aider à quel moment sans vous marcher sur les pieds.

#5 Et l’animation en tant que telle ?

Si vos participants se connaissent en amont, parce qu’ils travaillent dans la même équipe, cela vous facilitera grandement l’animation. Mais qu’ils se connaissent ou pas, les règles et bonnes pratiques de facilitation sont assez différentes du présentiel. Ayez en tête 3 aspects qu’un bon facilitateur à distance doit avoir en tête : le lien, la collaboration et les conseils.

Tout d’abord, le lien. Commencez par une introduction, un tour de table, un ice-breaker ou energizer si le groupe s’y prête. Assurez-vous, avant de rentrer dans le vif de l’atelier, que chacun a pu prendre la parole au moins une fois. Commencez par un discours, une question simple qui peut recréer le lien social informel qui se crée naturellement en physique. Lors d’un webinaire pendant le confinement en France, nous avions commencé en demandant aux participants de répondre à une question (quel est l’endroit qu’ils souhaiteraient visiter dès le confinement levé) qui a tout de suite décontracté l’atmosphère. Assurez-vous, surtout sur des outils comme Miro ou Klaxoon, que chacun est bien identifié et reconnaissable de ses pairs.

Prenez toujours le temps de présenter les consignes pas-à-pas, d’où l’importance du travail amont, et de choisir les outils adaptés. Donnez des exemples concrets, illustrez de manière très simple. Vos participants doivent écrire des post-its digitaux ? Créez-en un avec eux, en montrant chacune des étapes, écrivant le texte et le plaçant au bon endroit. Face à un tableau digital, nous pouvons vite nous sentir submergés et ne plus savoir que faire.

Ne laissez jamais vos participants face à une page blanche ou un moment de doute. En début d’exercice, le plus simple est souvent de laisser les participants travailler un temps individuel, puis collectif. Graduellement, la dynamique s’installe et les discussions seront de plus en plus naturelles et spontanées. Idéalement, selon les possibilités de chacun, la caméra permet d’identifier quand quelqu’un s’apprête à parler et d’éviter de se couper la parole. Zoom et Teams développent de plus en plus de fonctionnalités (chat, système de vote) qui permet de pallier l’absence de vidéo.

Lors du déroulé de l’atelier, pensez à nommer directement les gens. Interpellez-les, posez-leur des questions. Sinon, il est fort possible d’arriver à cette situation mainte fois vécue, la question posée, le blanc gênant qui se prolonge, et plusieurs personnes qui se coupent la parole en voulant répondre.

Récapitulez toujours le pourquoi de l’exercice, ce à quoi il faut parvenir, ainsi que ce qui vient d’être réalisé, et tentez de parvenir à une dynamique naturelle et constante.

Conclusion

Et le moment de grâce arrive. Des individus assis chacun derrière leur écran deviennent le temps d’un atelier un collectif engagé, pour qui la distance n’est plus un frein.

Le conseil que vous retrouverez systématiquement quant à l’animation d’ateliers est l’importance de la pratique. A chacun de se faire son expérience, d’être entouré, au début, de recevoir des feedbacks, et d’être dans une démarche d’amélioration continue. Lors d’un atelier à distance, j’ai toujours l’impression de devoir être deux fois plus alerte, deux fois plus attentive à la dynamique globale et son avancée. C’est un moment qui consomme beaucoup d’énergie, différemment que les ateliers présentiels.

J’ai vu d’excellents facilitateurs en présentiel se prendre les pieds dans le tapis sur des ateliers à distance car ils étaient persuadés que « ça irait » comme toujours sur leurs ateliers habituels. Mais l’exercice est déroutant et nécessite qu’on s’y attarde, qu’on y mette une énergie différente. Un excellent facilitateur d’ateliers en présentiel ne sera peut-être pas excellent sur le même exercice à distance. Alors préparez, répétez, entraînez-vous. Et surtout, prenez du plaisir à animer ces ateliers à distance qui ne doivent pas vous effrayer.

Rédigé par Marouchka Hebben, Consultante Acceleration Tactics

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