Contextes et défis 

Après une utilisation de Jive pendant six ans, la direction du groupe Sodexo a décidé de déployer les services de collaboration d’Office 365. Outre la feuille de route modeste de Jive, Microsoft offrait des avantages notables : une réduction des coûts par l’uniformisation des outils de travail et surtout une expérience de la collaboration plus riche et plus intégrée à l’écosystème de Sodexo. L’enjeu était donc de taille : migrer les données de 1000 communautés Jive vers Office 365 dans un temps restreint, puis accompagner simultanément l’ensemble des utilisateurs vers le nouvel environnement.

Challenge accepté par Saegus ! Nous avons été sollicités pour définir la stratégie de migration et faciliter le transfert des contenus d’une solution à une autre. Notre approche fut d’organiser un POC (Proof Of Concept) de trois mois en collaboration avec Monique Oger, Projects Director chez Sodexo. À l’issue de ce dernier, nous avons pris le parti de réaliser une migration par vagues en ciblant en priorité les responsables de communautés.

Pendant dix mois, notre équipe est entrée en relation avec les 700 responsables de communauté qui ont suivi un coaching personnalisé. Cet accompagnement leurs a permis d’obtenir de l’aide dans la structuration des données dans SharePoint, mais aussi de se former à l’outil. En parallèle, Saegus a mis en œuvre une stratégie d’adoption pour permettre aux autres collaborateurs de monter en compétence sur SharePoint, Teams et Yammer de manière autonome.

Ce travail fut possible grâce à notre connaissance de la partie technique et fonctionnelle des deux solutions, à savoir Jive et Office 365. Avec l’aide de nos experts techniques, le projet a montré notre capacité à construire un programme de migration sur-mesure permettant via un mapping le rapatriement des données Jive vers SharePoint tout en conservant les métadonnées renseignées.

 

Démarche 

Pour répondre aux enjeux de notre client, nous avons réalisé les actions suivantes :

  • Organiser un pilote du programme de migration auprès d’un échantillon de communautés Jive;
  • Embarquer les responsables de communauté à l’aide d’un coaching personnalisé : comprendre les enjeux de la migration et leur rôle, réaliser le nettoyage de leurs communautés, organiser le transfert des documents sur SharePoint et enfin se former au nouvel environnement de travail;
  • Mettre en place une stratégie de communication à destination des responsables de communauté : une campagne e-mailing, une communauté dédiée et un support de proximité;
  • Accompagner les utilisateurs Jive vers Office 365 avec la mise en place d’un programme d’adoption : des démonstrations, des rencontres informelles, des fiches bonnes pratiques, une plateforme d’e-learning ou encore l’organisation de plusieurs workshops;
  • Réaliser un reporting sous la forme d’une cartographie afin d’avoir un suivi des migrations par pays.

 

Résultats

  • 10 mois ont suffi pour migrer l’ensemble des communautés Jive au profit d’Office 365;
  • 1000 communautés ont migré de Jive vers SharePoint, Teams ou Yammer
  • 30 sessions workshops ont été organisé au niveau international pour présenter le projet de migration;

 

Facteurs clés de succès

  • Un programme de migration sur-mesure qui bascule des données d’un environnement à un autre tout en conservant les métadonnées facilitant la recherche;
  • Une écoute attentive des besoins des utilisateurs;
  • La réalisation d’un plan de communication pour informer et embarquer les responsables de communauté;
  • Le soutien des relais à disposition pour relayer les communications.

 

 

Une cliente satisfaite ! 

« La migration s’est très bien passée ! Ce fut un succès puisque 95% des utilisateurs étaient satisfaits du programme de migration. Les actions mises en place ont facilité le travail des responsables de communauté. Ils ont apprécié le fait d’être écouté, accompagné et formé sur l’outil SharePoint. Grâce à l’équipe adoption, la migration était automatisée et non “artisanale ». En définitive, je savais que Saegus serait capable de m’accompagner dans cette migration en raison de leur connaissance de Jive, de leur professionnalisme et de leur force de proposition. »

Monique Oger, Projects Director chez Sodexo

 

Si vous aussi vous souhaitez être accompagné dans votre migration, venez nous rencontrer. Nous nous ferons un plaisir de réponde à vos questions.

 

 

 

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