On m’a posé il y a quelques semaines la question suivante : comment mesurer le niveau d’agilité d’une équipe Scrum ?
Cette question m’a d’abord laissée perplexe. Il n’existe pas de « méthode officielle » concernant le Scrum qui ait pu être approuvée globalement par la communauté Agile. Mais je me suis vite questionnée sur la possibilité de mesurer correctement ce niveau d’agilité.
On m’a donné quelques heures pour me renseigner auprès des managers, du Scrum master et de l’équipe dans son ensemble – tous pratiquent déjà l’agilité au quotidien : le « Daily » est fait tous les matins, ils maîtrisent l’utilisation de l’outil Jira et d’après mes observations, les User Stories étaient complètes. Néanmoins, je n’avais toujours pas de réponse à ma question : comment mesurer leur niveau de « maturité agile » ?
Une chose était sûre : la perfection n’existe pas, ni dans la réalité, ni dans la méthode Agile. Il faut constamment s’améliorer, se motiver pour atteindre l’inaccessible et ce, TOUJOURS en équipe. C’est la seule chose que je suis sûre de pouvoir affirmer de par mes diverses expériences dans le monde de l’IT : sans travail d’équipe, il n’y a pas de réussite.
En gardant cela à l’esprit, j’ai pu y voir plus clair et je me suis demandée : quels sont pour moi les quatre piliers de l’Agile ? Quels sont les quatre fondamentaux de cette nouvelle méthode de travail ? Pour moi, il s’agit de :
Communiquer
Être régulier
Documenter la démarche
Obtenir et analyser les résultats
#1 Communiquer
C’est la plus difficile à obtenir ! Il faut que l’équipe soit bienveillante pour que tout le monde puisse communiquer sereinement, sans hésiter à poser des questions, en pouvant partager ses doutes, et en se connaissant un minimum.
Les résultats d’une étude Wisembly/IFOP concernant la communication dans une équipe pendant une réunion sont stupéfiants :
20% des travailleurs pensent que leurs collègues monopolisent le temps de parole
17% n’osent pas participer pour éviter les conflits
16% ne se sentent pas assez libres de dire ce qu’ils veulent
10% ont le sentiment que leur opinion ne sera pas prise en compte
Ces chiffres ont été publiés avant la pandémie et la mise en place massive du télétravail. Aujourd’hui et avec la généralisation des réunions en ligne, les chiffres sont probablement plus élevés…
Outre les interactions personnelles, peut-on considérer que l’environnement de travail au sens plus large est un facilitateur dans la méthode Agile ? Nous sommes conscients qu’il est plus que jamais difficile de réunir physiquement l’ensemble d’une équipe. Il est quand même généralement demandé aux collaborateurs d’être présents une ou deux fois par semaine. Pour autant, ces mêmes collaborateurs s’assoient-ils dans les mêmes espaces ? Leur est-il facile de discuter ? Les Product Owners sont-ils aussi disponibles ?
#2 Être régulier
La ponctualité des réunions et leur durée sont des facteurs clés de la réussite de la méthode Agile. Ses deux principaux avantages sont que toutes les réunions sont limitées dans le temps et se déroulent au même moment et au même endroit. Si les règles sont respectées, aucun doute quant à son efficacité pour l’entreprise.
Selon Altassian, 91 % des employés ont déjà rêvassé pendant une réunion, 39 % déclarent même s’être endormis tandis que 45 % d’entre eux se sont déjà sentis dépassés par le nombre de réunions auxquelles ils ont dû assister. Si 73 % ont déjà effectué d’autres tâches pendant une réunion, 47 % des employés se sont plaints que les réunions sont ce qui leur fait perdre le plus de temps au travail.
Pour éviter tout cela, il est important de :
définir un ordre du jour clair pour chaque réunion
n’inviter que les collaborateurs essentiels à la bonne tenue de la réunion
définir clairement l’objectif pour que chacun accepte d’y participer
Nous avons parfois tendance à oublier que les réunions doivent être préparées à l’avance : « plus la préparation est difficile, plus l’exécution est simple et à l’inverse, plus la préparation est simple, plus l’exécution est compliquée » ! Dans la méthode Agile, les réunions sont limitées dans le temps, préparées en avance et l’équipe sait toujours pourquoi elle se doit d’être présente et quel sera l’ordre du jour. Comme ces réunions sont périodiques, elles se répètent lors de chaque sprint permettant ainsi de clarifier l’objectif.
#3 Documenter la démarche
Même si le travail en Agile privilégie les logiciels opérationnels par rapport à des documents physiques, il n’en reste pas moins qu’un dossier complet avec toutes les données nécessaires, les explications, les rapports et les conseils sont plus utiles que vous ne pouvez l’imaginer. Non seulement pour les nouveaux employés mais aussi pour l’équipe dans sa globalité puisque beaucoup de tâches se répètent. Si dans ces dossiers tout est clair, bien expliqué et facilement accessible (il est essentiel que chacun puisse les trouver), ces documents représentent le meilleur moyen pour partager les connaissances acquises par l’ensemble des collaborateurs. Confluence, Teams ou Sharepoint sont de bons outils qui permettent de partager non seulement des documents mais aussi des compte-rendu de réunions, afin de toujours garder à l’esprit les décisions clés prises dans le passé.
Un point fondamental est d’utiliser correctement les outils Agiles qui sont mis à disposition, quel que soit le cadre utilisé par l’équipe (Scrum, Kanban, Safe…) et que toutes les informations y soient réunies.
Une autre erreur courante qu’il faut éviter dans le Scrum est la création d’User Stories incomplètes. Si décrire les tâches prend beaucoup de temps, il faut toujours garder à l’esprit que c’est un réel investissement pour l’avenir. Pour pallier à ce problème, il est bon de proposer des « Backlog refinement meeting » avant la planification du sprint. Pendant cette réunion, les développeurs et Product Owners ont l’occasion de décrire en détails toutes les tâches à effectuer lors du sprint suivant.
Petit conseil : si le Scrum master crée des graphiques personnalisés pour montrer la progression du sprint, c’est encore plus motivant ! JIRA, ou peu importe l’outil choisi, doit en plus être mis à jour quotidiennement, par tous les membres de l’équipe.
#4 Obtenir et analyser les résultats
Ainsi, la meilleure façon de mesurer l’Agilité est par les résultats obtenus. C’est le seul point “mesurable” des quatre piliers puisqu’il est le seul qui est quantitatif. L’équipe a-t-elle terminé le sprint à temps ? Les tests sont-ils validés ? Le temps estimé était-il égal, inférieur ou supérieur au temps réel ? La définition de “done” (DoD) est-elle atteinte ? Selon KMPG, seulement 19% des entreprises livrent des projets réussis – du moins la plupart du temps. En tant que Scrum Master, j’ai vécu la frustration des équipes lorsque personne ne valide le test. Assurez-vous donc de trouver quelqu’un qui sera capable de le faire, même si cette personne fait partie de l’équipe, cela permettra de maintenir la motivation générale !
Pour conclure, je recommande – et ce dans un environnement de travail Agile ou non – de garder à l’esprit ce que j’ai évoqué plus haut : sans travail d’équipe, il ne peut y avoir de réussite ! Nous apprenons constamment des autres et tout se construit en équipe.
Enfin, je tiens à préciser que la méthode d’Agile n’est pas faite pour toutes les équipes. De nombreuses entreprises essayent de la mettre en place – en forçant – sans raison valable et simplement parce qu’elle apparaît comme un remède miracle. Ces entreprises tendent à oublier que la méthode Agile est conçue pour être personnalisable. Elle se doit d’être adaptée à chaque équipe, à chaque projet et à la culture de chaque entreprise. Par contre, la méthode Agile est destinée à beaucoup plus de secteurs d’activité que vous ne le pensez : elle peut avoir de l’impact dans des départements non-IT comme les RH, le marketing, les finances et pour beaucoup d’autres projets…
N’hésitez pas à me faire savoir ce que vous pensez de cet article ! Et si vous êtes curieux et voulez découvrir la méthode Agile, son organisation ou ses outils, n’hésitez pas à contacter l’équipe Saegus ou moi-même en me rejoignant sur LinkedIn.
Rédigé par Blanca Espinós Ayuela, Consultante Acceleration Tactics chez Saegus.