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Au cours d’une semaine, 20% du travail d’un·e collaborateur·rice est consacré la recherche d’informations. Sur une année, cela représente 1 personne sur 5 qui passerait son temps à se consacrer à cette tâche.

Une activité chronophage que la méthode 5S se propose de résoudre. Trouvant sa source dans le Lean Management et le Lean Manufacturing, cette méthode est développée dans les années 1960 par Toyota pour améliorer la productivité de ses usines. L’entreprise cherchait alors à optimiser les processus de production en réduisant les temps sans valeur ajoutée, la complexité des actions et les causes de non-qualité. Comment ? En plaçant l’humain au centre de sa réflexion.

Cette méthode a rapidement connu un grand succès au-delà du secteur industriel. On en retrouve par exemple les grands principes dans les méthodes de Marie Kondō. Et pour cause : au travail comme dans la vie, notre environnement est souvent – et rapidement – encombré d’éléments inutiles, impactant notre qualité de vie et notre efficacité.

En quoi consiste la méthode 5S ? Comment l’appliquer pour améliorer et optimiser notre environnement de travail ?

Une méthode en 5 étapes

La méthode 5S puise son nom dans les cinq grands principes qui la constitue, dont chacun commence par la lettre « S » en japonais :

Ces cinq étapes correspondent à :

  • Trier : choisir ce qui nous est utile ou non. Garder ce que l’on utilise fréquemment ; à l’inverse, si un élément n’a pas été utilisé depuis un certain temps, l’archiver, le donner, le jeter ou le supprimer ;
  • Ranger/organiser : trouver une place logique pour stocker chaque élément, où il pourra facilement être retrouvé ;
  • Nettoyer : assurer la propreté à la fois des espaces et des éléments conservés, vérifier leur état et les réparer s’il y a lieu ;
  • Standardiser : créer et mettre en place des processus adaptés à la personne, équipe ou structure concernée pour garder les éléments en ordre ;
  • Pérenniser : répéter ces processus, régulièrement et rigoureusement, afin de les maintenir dans le temps.

Application dans un environnement de travail

La richesse de la méthode 5S se trouve dans la possibilité de l’appliquer à des contextes variés. Dans un environnement personnel (transitionner une garde-robe de l’hiver au printemps par exemple), certes, mais elle est particulièrement efficace dans un environnement de travail, au sein duquel plusieurs parties prenantes interviennent :

  • Matériel : garder son bureau propre et en ordre pour permettre à chacun·e de travailler sereinement et efficacement, ainsi que les espaces de travail communs (une salle de réunion par exemple) ;
  • Immatériel : trier et organiser les fichiers et données générés par une entreprise, une équipe ou un projet.

Les avantages de la méthode sont nombreux pour les collaborateur·rice·s :

  • Assurer le bien-être : le désordre entraîne une surcharge émotionnelle non-négligeable. Un environnement en ordre, qu’il soit matériel ou immatériel, assure de meilleures conditions de travail ;
  • Améliorer la productivité : grâce aux gains de temps et à la capitalisation des contenus. Cela laisse également place à une meilleure communication entre les équipes, à la prise d’initiatives et à une créativité déployée ;
  • Combattre la pollution numérique : les données dans le cloud sont stockées dans des data centers qui consomment beaucoup d’énergie et sont refroidis par de grandes quantités d’eau. En réduisant le volume de données, vous réduisez votre besoin de stockage, et donc la pollution numérique qu’il engendre ;
  • Réduire les coûts : en réduisant les gaspillages (matériels notamment), en maintenant la durée de vie des équipements et en diminuant les besoins en espaces de stockage.

Cas pratique : organiser un projet ou une équipe sur Teams

Appliquons maintenant cette méthode à la gestion des données et fichiers générés par un projet ou une équipe sur un outil de collaboration comme Teams. Si votre projet est organisé en agile, et donc structuré en instances régulières, la méthode 5S sera d’autant plus facilement applicable.

Nous recommandons d’abord de définir un “porteur” de la méthode : il ou elle sera garant·e de son application au sein de l’équipe, pourra répondre aux questions, donner des directives et surtout, la maintenir dans la durée.

Dans ce cadre, les étapes d’application de la méthode sont les suivantes :

  • Triez les documents selon leur statut : utile/en cours, à capitaliser, à supprimer. Si vous ne connaissez pas certaines ressources, vérifiez la date de la dernière modification et la personne concernée afin de pouvoir vous adresser à elle ;
  • Organisez vos fichiers : supprimez les documents obsolètes, mettez de côté les documents à capitaliser, ajustez l’arborescence (nous recommandons 3 niveaux d’arborescence maximum) ;
  • Vérifiez le bon état des documents à capitaliser : vérifiez que le niveau d’informations est à jour, corrigez les coquilles, anonymisez si besoin, assurez-vous qu’ils sont à la charte ;
  •  Harmonisez les noms des documents et dossiers dans lesquels ils sont rangés. Communiquez sur le tri que vous avez effectué et donnez des directives pour garder l’espace de travail Teams en ordre ;
  • Réitérez ces étapes à instances régulières, selon les besoins du projet (générant plus ou moins de données) et le fonctionnement de votre équipe. Nous recommandons de le faire une fois par semaine.

À vous de jouer !

Conclusion

Enfin, n’oubliez pas d’impliquer vos équipes ! Formez-les à la méthode et prévoyez des audits d’équipe réguliers. Le secret de la méthode 5S réside dans le fait qu’elle s’applique de façon répétée. Consacrez 15 minutes de votre temps hebdomadaire au tri de votre environnement de travail, plutôt qu’une journée complète tous les six mois : vous gagnerez du temps et la tâche vous paraîtra moins grande.

Vous souhaitez en savoir plus et être accompagné par l’équipe Sustainable de notre département Employee Experience ?

Rédigé par Léonie Sokolowski, Consultante EMployee EXperience (EMEX)

Ces dernières années ont accéléré le changement des modes de travail, faisant évoluer avec eux les usages. Les interactions à distance se sont multipliées (télétravail, équipes réparties à travers le monde…) ; la présence physique, sur site, est moins fréquente qu’avant ; les bureaux des entreprises servent désormais des usages plus précis (atelier d’idéation, entretien d’évaluation, revue de carrière).

Cet éloignement physique a transformé le rapport des collaborateur·rice·s à leur entreprise. Le sentiment d’appartenance est moins fort, impactant l’engagement des salarié·e·s. Les signaux RH se sont transformés : ce désengagement, ou “démission silencieuse”, est difficile à percevoir. Les entreprises s’étant adaptées à ces nouveaux modes de travail (télétravail, outils de réunion à distance…) attirent et conservent plus de talents que celles qui ne les ont pas adoptés.

Les 3 piliers de l’expérience employé

Cette adaptation repose sur 3 piliers que Saegus combine dans la notion d’expérience employé :

  • Technologique : proposer les outils de communication et collaboration adaptés aux besoins des collaborateur·rice·s. Ces outils s’appuient aujourd’hui principalement sur le cloud, les rendant accessibles n’importe où, n’importe quand.
  • Physique : ou le phygital, soit l’optimisation ou l’aménagement de l’environnement de travail. Le but ? Obtenir une expérience sans couture entre le numérique et le physique, en y intégrant les prochains standards technologiques.
  • Humain : le maintien du lien, de la solidarité et l’engagement à l’appui des outils de collaboration et communication (intranets…). Cette expérience employé n’est possible que si les Ressources Humaines se saisissent des sujets de formation et d’adoption, à l’appui d’une culture d’entreprise solide et transparente. Enfin, faire en sorte que l’outboarding se passe aussi que l’onboarding : préserver la relation avec ses collaborateur·rice·s est essentiel, car un départ n’est pas forcément définitif aujourd’hui.

Accompagner les nouveaux usages digitaux est l’essence de Saegus. C’est pourquoi notre département Digital Workplace devient EMployee EXperience (EMEX) : en s’appuyant sur ces 3 piliers, nous accompagnons nos clients dans l’adoption de ces nouveaux modes de travail.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Rédigé par Rafaël Stofer, Directeur EMployee EXperience (EMEX)

Nous remarquons qu’il n’existe aujourd’hui pas de solution clé en main pour piloter une mission d’adoption. Si l’on prend comme exemple les outils Microsoft 365, nous avons observé chez nos clients qu’il était compliqué de piloter une mission en analysant de près les usages, comme l’évolution de la communication chez les collaborateurs. Par exemple : l’envoi des emails diminue-t-il au profit de la collaboration sur Teams ?

Se pose alors la question : comment mieux mesurer l’engagement des collaborateurs pour l’utilisation des outils M365 et comment le faire vivre ?

Définir des indicateurs clés pour suivre les actions d’accompagnement sur le terrain

Nous sommes partis de deux constats. Tout d’abord, peu d’indicateurs clés sont aujourd’hui disponibles pour suivre les évolutions d’une mission. Microsoft propose un Dashboard figurant l’évolution et utilisation des outils Office 365, mais il contient beaucoup d’informations qui ne sont pas assez explicites pour nos clients ; granularité d’analyse pas assez fine, méthodes de calculs complexes et la donnée n’est rafraîchie qu’une fois par mois.

Au sein de nos missions, nous accompagnons les collaborateurs en suivant un plan d’adoption sur-mesure défini en accord avec les besoins et la culture de l’entreprise. Or pour en assurer la réussite, il est primordial de suivre les actions d’adoption de près (utilisateurs actifs, récurrents, département) et les actions menées (fréquence des accompagnements, sujets proposés, participants, taux de collaborateurs touchés par les accompagnements). Il était donc nécessaire de développer un outil pour faciliter cette tâche : le Dashboard d’adoption.

Dans le cadre d’une mission au dispositif complexe (24 sites différents en France et à l’étranger, plusieurs langues à traiter, plus de 16 000 collaborateurs), nous avons mis en place un Dashboard pour avoir une vision globale sur les accompagnements menés sur les outils M365 (coachings personnalisés pour prendre en main les options de réunion sur Teams, ateliers d’équipe pour mettre en place un flux automatisé pour des tâches à faible valeur ajoutée par exemple). Les équipes étant décentralisées, le Dashboard a pallié le manque de lien qu’il y avait entre le plan d’adoption établi et les actions sur le terrain. Plusieurs accompagnements avaient par exemple lieu en même temps sur des sites différents, menées par des personnes différentes. Il a donc fallu créer un cadre pour que la remontée d’informations par chaque intervenant soit faite de manière identique.

Nous avions maintenant des chiffres concrets à présenter (le nombre de participants aux accompagnements par site, pays et entité). Sur deux sites d’un même pays, nous avons constaté que l’un était très investi alors que l’autre moins : les chiffres étaient respectivement très élevés et très bas. En comprenant que d’un côté, une personne transmettait les communications aux collaborateurs du site, nous avons mis en place de l’autre les actions adaptées : contacter les relais, comprendre pourquoi les communications n’étaient pas relayées, trouver des solutions et adapter le programme à cette population. C’est le Dashboard qui nous a permis de mieux identifier les zones de risque, ainsi que les actions concrètes à mettre en place en face de résultats non concluants.

Écran d’accueil : vue globale de l’utilisation de Microsoft 365 sur le nombre d’utilisateurs actifs par application sur les 30 derniers jours

Faire vivre l’engagement fait pleinement partie du plan d’adoption. Le piloter de près permet de se rendre compte du niveau d’engagement à des moments clés. La mission précédemment citée a été menée en période de COVID : grâce à ce Dashboard de pilotage, nous avons pu identifier les zones de risque, être plus agiles et restructurer notre stratégie plus rapidement. Le dispositif initial devait avoir lieu en présentiel à 100% (chaque intervenant devait se rendre sur les sites pour accompagner les collaborateurs), mais le confinement nous a obligé à le revoir sur la base de nouveaux indicateurs. Une liste de personnes clé a été formée en priorité aux outils. Nous avons adapté le Dashboard pour suivre de près l’engagement de ces personnes. Avec du recul, nous avons aussi observé les limites des accompagnements à distance. Dès que les conditions sanitaires l’ont permis, nous avons accompagnés sur site les pays qui en avaient le plus besoin.

Forts de cette expérience sur le terrain, nos équipes EMEX et Data ont ensemble créé une solution clé en main visant à donner une vision globale sur l’engagement et utilisation des outils des collaborateurs ainsi que le pilotage des actions menées par les consultants sur le terrain. L’objectif : faciliter la prise de décision en cours de mission et mettre en lumière l’évolution des usages au sein de l’entreprise.

Vue générale de l’utilisation de Teams

L’outil : un Dashboard clé en main au service du client

L’objectif de ce nouvel outil est de répondre aux problématiques d’accompagnement mentionnées, mais aussi d’être une solution flexible. Le déploiement des outils de la suite Office 365 n’est pas toujours fait en une seule fois ; certains clients migrent progressivement leur architecture On-Premises vers le cloud. Cette phase de transition peut être monitorée avec des sources de données différentes (une source On-Premises et une source cloud) en adaptant l’outil à cet effet. Les outils à monitorer ne sont pas forcément tous sur Office (salles de réunions, installation des logiciels sur les postes de travail). Un produit agile est tout naturel dans un tel contexte.

Vue détaillée de l’utilisation des applications Microsoft 365

Cette solution clé en main comporte plusieurs avantages :

  • Le Dashboard clé en main s’adapte aux outils déjà existants dans l’entreprise, sur le principe des “composants sur étagère“. Le client peut choisir les outils qu’il souhaite monitorer ;
  • Un déploiement accéléré de la solution en entreprise grâce à des composants technologiques disponibles par exemple sur la plateforme Azure ;
  • Des choix technologiques variés selon le contexte de déploiement. Le client peut par exemple choisir d’utiliser une base de données déjà existante pour minimiser les coûts de fonctionnement liés à la création et maintenabilité du produit ;
  • La chaine de valeur de la donnée étant totalement maitrisée, il est tout à fait envisageable de se servir de ce produit comme un socle solide pour l’adoption, puis d’y ajouter des extensions pour des usages internes à l’entreprise ;
  • Le produit suit les évolutions des API Microsoft pour que ses indicateurs soient à jour ;
  • Le design visuel du rapport est adaptable aux besoins du client pour qu’il s’intègre au mieux à l’écosystème déjà en place.

Concernant la partie technique :

  • Stockage de données : PostgreSQL sur Azure. La solution est flexible et peu onéreuse ;
  • Extraction des données : nous utilisons l’API Graph de Microsoft ;
  • Langage : nous utilisons Python couplé à Azure Data Factory pour les traitements et Azure Blob Storage pour le stockage des fichiers ;
  • Accès aux données : nous utilisons un Service Principal qui nous donne la possibilité de ne pas attribuer de droits à un utilisateur en particulier ;
  • Visualisation : notre choix s’est naturellement tourné vers Power BI pour compléter cette suite Microsoft/Azure.

Dans ce contexte, l’avantage de Power Bi est qu’il est parfaitement intégré aux outils de la suite Office 365. Nous bénéficions ainsi à la fois de Metrics (visuels d’objectifs de Power BI) et des fonctionnalités d’intégration dans Teams. Les données vont à l’utilisateur – et non l’inverse. L’utilisateur peut par exemple intégrer des visuels dans PowerPoint pour présenter des chiffres clés (grâce à la dernière mise à jour Power BI).

Conclusion

Forts de notre expertise et nos expériences sur le terrain, nous sommes convaincus que ce Dashboard de pilotage clé en main permet à nos clients d’avancer avec une meilleure visibilité. C’est une vraie valeur ajoutée pour piloter plus précisément une mission, identifier des zones de risque plus rapidement et donc être plus agile pour se réorganiser et structurer. Ne l’oublions pas : il est plus simple pour les parties prenantes de se rendre compte de l’évolution des usages au sein de leur entreprise à l’appui d’éléments concrets et résultats clairs.

Vous souhaitez en savoir plus ou être accompagnés par nos équipes EMEX et Data ?

Rédigé par Pauline Zimon, Consultante Employee Experience, et Maxime Mauray, Consultant Data Driven