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Avec la croissance exponentielle du volume des données produites et l’adoption du travail hybride, les entreprises sont concernées par les préoccupations liées à la sécurité et gestion des données personnelles.

Des lois tels que le Règlement général sur la protection des données de l’Union Européenne (RGPD) et le California Consumer Privacy Act (CCPA) impactent tout utilisateur de notre monde interconnecté.

Dans cette période post-Covid parsemée d’attaques pirates et scandales d’espionnage, Microsoft confirme son engagement en matière de sécurité – une ligne que l’éditeur suit depuis plusieurs années. Le portfolio des applications Microsoft s’enrichit donc avec Priva : une solution clé en main aidant les organisations à appliquer les principes de la protection des données.

Priva permet de :

  • Identifier les risques de confidentialité ;
  • Automatiser les opérations de confidentialité ;
  • Responsabiliser les employés et renforcer leurs moyens d’action ;
  • Gérer les droits d’objet à grande échelle.

Les fonctionnalités de Microsoft Priva sont accessibles via deux modules :

La solution Gestion des risques liés à la confidentialité montre comment protéger les données personnelles au sein d’une organisation et créer un espace de travail respectueux de la confidentialité des données. Elle permet notamment de :

  • Identifier et protéger contre les risques de confidentialité tels que la thésaurisation des données, les transferts et le surpartage des données ;
  • Obtenir une visibilité sur le stockage et déplacement des données personnelles ;
  • Permettre aux profils IT de prendre des décisions intelligentes concernant la gestion de ces données ;
  • Permettre aux utilisateurs de gérer efficacement les données et prendre des mesures pour se conformer à l’évolution des réglementations en matière de confidentialité.

Le module Demandes de droits d’objet (appelés aussi demandes d’objet de données (DSR), demandes d’accès de la personne aux données (DSAR) ou demandes de droits du consommateur) cadre et automatise la gestion des demandes de droits d’objet, à travers : la création de la demande, la recherche des données personnelles et le démarrage du processus de traitement de la demande, l’ensemble étant guidé par un assistant.

Pour commencer

L’essai Priva est le moyen le plus simple de tester les fonctionnalités des deux solutions. L’accès à la version d’évaluation de Priva dure 90 jours. Les premiers insights sur la confidentialité sont générés en 24h. Pour visualiser ces informations, accédez à la section Priva du portail de conformité Microsoft Purview et affichez les pages “Vue d’ensemble” et “Profil des données”.

Les organisations disposant de licences E3 et E5 dans Microsoft 365 et de licences E1, E3 et E5 dans Office 365 sont éligibles pour démarrer l’essai Priva.

L’essai donne accès aux fonctionnalités de gestion des risques en illimité et jusqu’à 50 demandes de droits d’auteur. Si vous avez déjà acheté un abonnement à l’un des modules, vous pouvez commencer un essai du second.

Et après ?

Priva est disponible sur le portail de conformité Microsoft Purview et peut être acheté par les organisations disposant de licences Microsoft 365 E3, E5, A3, A5, Office 365 E1, E3, E5, A1, A3, A5.

Les licences de chaque module sont proposées indépendamment.

  • La licence Gestion des risques liés à la confidentialité est une licence mensuelle à hauteur de 4,20 € HT utilisateur/mois ;
  • La licence Demande de droits d’objet est au volume, soit le nombre de demandes, pour 169,20 € HT /demande – au choix par tranche de une, 10 ou 100 demandes.

Pour en savoir plus

Build a privacy-resilient workplace with Microsoft Priva – Microsoft Security Blog

Microsoft Privacy – Microsoft Privacy | Microsoft Docs

Microsoft Customer Story-Novartis to dispense cutting-edge security with Microsoft Priva

Rédigé par Daniela Dalbokova, Consultante Employee Experience

C’est en tout cas ce que laisse présager la dernière annonce du géant informatique Microsoft…

Début avril, Microsoft annonçait la mise en pilote d’une fonctionnalité qui parlera à plus d’un.e : PowerApps Wrap, avec pour objectif de rendre les applications créées avec PowerApps accessibles sur vos app stores habituels, plutôt qu’en téléchargeant l’app dédiée PowerApps Mobile.

Une idée attrayante..

Distribuer directement sur mobile une app créée avec PowerApps ? Yes please! 

Passer par les AppStore / Play Store auxquels vos utilisateurs sont habitués, c’est une étape en moins et donc du temps d’adoption de gagné. Avec en plus la garantie que seuls vos collaborateurs identifiés pourront jouer l’app, on se prémunit d’un risque sécurité ! Prenons un exemple : vous avez développé à l’échelle de votre entreprise une suite de petites applications pour gérer l’administratif au quotidien (congés, cantine, présence au bureau…). Grâce à Wrap for PowerApps, pas besoin d’imposer à votre (large) cible de télécharger au préalable l’app PowerApps Mobile. Un lien direct vers la page de votre application dans l’App Store ou la publication de l’application directement sur les mobiles managés par l’organisation suffiront !

… mais une mise en place difficilement accessible à tou·te·s !

D’abord, ne nous emballons pas trop vite : cette fonctionnalité est disponible en “preview” c’est-à-dire à des fins de test et sans garantie de stabilité avant sa date prévue de disponibilité, en juin 2022. Pour l’utiliser, vous devez pour l’instant héberger vos données en Amérique du Nord. Ensuite, afin d’aller au bout du processus, mieux vaut être déjà familier des applications Azure, de l’app center Visual Studio et autres PowerShell. Ceci afin de pouvoir soumettre vous-même votre application au store visé, pas d’action de Microsoft de ce côté.

Somme toute, une belle avancée pour déployer des applications mobiles Power Platform à large échelle au sein de l’entreprise. Si Microsoft a longtemps présenté sa suite no-code/low-code par le prisme du citizen development, cette fonctionnalité s’adresse cependant davantage à une cible de devs professionnels.

Lien vers l’annonce https://bit.ly/39azcdA  

Télétravail, travail hybride, productivité, communication, inclusivité, engagement, attraction, rétention des talents, évolution, bien-être… sont autant de sujets décisifs au cœur des préoccupations quotidiennes des organisations, avec une problématique centrale : comment définir et créer l’environnement optimal pour que les employé·e·s puissent réaliser leurs activités quotidiennes dans les meilleures conditions ?

Cette question est d’autant plus cruciale que l’environnement de travail tel qu’on le connait aujourd’hui devient de plus en plus ouvert et étendu, qu’il s’agisse de :

  • L’environnement de travail professionnel, soit les locaux mis à disposition des employé·e·s ou sur le terrain pour les populations frontline ;
  • L’environnement de travail personnel ou home office ;
  • L’environnement de travail en déplacement, pour les plus nomades.

La mise en place d’une expérience de travail – ou d’une Workplace Experience – optimale doit tenir compte de trois dimensions principales.

D’abord l’expérience technologique, grâce à un ensemble d’outils visant à optimiser la productivité et la valeur métier. L’accès à ses outils doit être transparent et sans couture pour assurer l’efficacité opérationnelle. Il est effectivement déroutant d’avoir plusieurs outils pour réaliser des tâches qui contribuent à un seul objectif : réaliser son travail quotidien. Le principe du working hub efface ainsi cette problématique en regroupant l’ensemble des applications métiers en un point d’accès unique.

Ensuite, l’expérience physique (celle qui dépend de l’environnement de travail) doit être conçue pour être connectée aux outils technologiques et adaptée au mode de travail des employé·e·s. C’est le principe du Phygital : la contraction des mots “physique” et “digital”. La conception physique de l’environnement de travail doit donc être pensée et conçue suffisamment en amont pour bien anticiper et répondre aux usages des collaborateur·rice·s et technologies utilisées.

Enfin, l’expérience humaine – ou human experience – veille à la satisfaction, au bien-être et à l’engagement des employé·e·s. Une expérience humaine réussie est personnalisée, basée sur la confiance et la transparence et prend en compte l’ensemble du parcours de l’employé·e, depuis son recrutement jusqu’à son départ en passant par son évolution. Repenser les processus de recrutement, les méthodes de management et la culture du feedback et de la reconnaissance est essentiel pour favoriser une meilleure expérience humaine. C’est une transformation de l’ordre de la culture d’entreprise et de l’organisation pour placer l’humain au centre.

La « workPlace eXperience », telle qu’elle est pensée par Saegus, est à la fois globale et spécifique pour s’adapter aux métiers et typologies de populations d’une organisation. Elle se veut aussi pérenne pour s’adapter aux évolutions du contexte, des pratiques, des besoins… Cette capacité d’adaptation représente ainsi le principal défi pour la mise en place d’une expérience optimale.​

Chez Saegus, nous avons développé une méthodologie cyclique visant à définir, mettre en place et pérenniser votre expérience de travail. Contactez-nous pour en savoir davantage !

Rédigé par Khaled Loumi, Senior Manager Digital Workplace

En février dernier, Saegus s’associait à Microsoft pour 3 webinaires à l’occasion du mois de la santé chez l’éditeur de solutions pour parler PC modernes, travail hybride et santé.

À l’occasion de la Journée Internationale de la Santé ce jeudi 7 avril 2022, (re)découvrez le replay de ces trois temps forts avec un focus sur les solutions Surface.

(Re)voir le webinaire pour la santé privée

Le 8 février 2022 avait lieu un webinaire visant à faire découvrir les équipements au service des équipes soignantes en santé privée.

(Re)voir le webinaire pour les laboratoires

Le webinaire du 15 février dernier, à destination des laboratoires, abordait l’équipement des opérateurs dans les usines.

(Re)voir le webinaire pour les mutuelles

Le 22 février, un troisième webinaire était consacré aux mutuelles pour présenter les équipements dédiés aux commerciaux en mobilité.

Et pour en savoir plus sur les missions conjointes de Saegus et Microsoft dans le domaine de la santé, (re)découvrez cet article sur l’adoption du Surface Hub 2S par le CHRU de Nancy.

Microsoft vient d’acquérir Ally.io, une entreprise de pointe dans le domaine de l’OKR (Objective & Key Results).

Au second semestre de l’année 2022, la solution Ally intégrera la famille Microsoft Viva en tant que nouveau module, établissant ainsi une connexion plus profonde avec le travail, les objectifs et les résultats dans un monde hybride.

Depuis son lancement en 2018, Ally.io a été adoptée dans 80 pays par plus de 1 000 entreprises de la high-tech, de l’industrie, des services financiers et de la santé de premier plan.

En moins de trois ans, Ally.io a permis à ses clients de créer plus d’un million d’OKR. La société a été nommée Startup de l’année par Geekwire en 2020.

“L’alignement du travail des employés sur la mission stratégique et les priorités fondamentales de l’entreprise est une priorité pour chaque organisation. Pour ce faire, les dirigeants doivent investir dans des outils qui communiquent la transparence autour des enjeux des grandes entreprises et créent des moyens de cascader les objectifs ambitieux et de rendre compte des résultats à tous les niveaux d’une organisation. Lorsque les équipes perçoivent l’impact qu’elles exercent, les employés restent plus engagés, concentrés et motivés dans la croissance de l’entreprise et leur propre épanouissement personnel”, déclare l’éditeur.

Le logiciel d’Ally.io est spécialisé dans une approche appelée “objectifs et résultats clés” qui consiste à identifier des objectifs et à évaluer les progrès à l’aide de mesures. Google fait partie des entreprises qui ont adopté le modèle, que l’ancien PDG d’Intel, Andy Grove, a décrit dans son livre de 1983 “High Output Management”.

Ally.io permet à tous les membres de l’organisation de bénéficier d’une plus grande visibilité et lisibilité du processus de travail entier, et de faire le lien entre le travail quotidien et les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Un logiciel OKR qui s’intègre nativement aux outils du quotidien

Les principales fonctionnalités comprennent des modèles prédéfinis, un reporting personnalisable, l’importation et l’exportation de données, un tableau de bord des activités, la gestion des flux de travail et le suivi des progrès. La plateforme Ally permet aux administrateurs d’adopter un cadre pour mesurer les objectifs et résultats clés, d’importer les OKR (Objectives and Key Results) existants et d’envoyer des invitations aux membres de l’équipe.

Elle permet aux responsables de représenter graphiquement la conformité et les dépendances, d’attribuer une pondération aux résultats clés et de créer des flux d’approbation.

Les utilisateurs peuvent comparer les progrès enregistrés entre plusieurs trimestres, ajouter des commentaires sur les OKR, configurer des alertes ou des rappels et partager des rapports.

Ally.io s’intègre aux systèmes et aux outils d’entreprise, tels que Slack, Microsoft Teams, Asana, Jira, Tableau.

Au cours de la prochaine année, Ally intégrera le cloud Microsoft, fera évoluer les intégrations existantes avec Microsoft Teams et sera affiché dans Viva, Office, Power BI et l’ensemble d’applications et de services Microsoft 365.

Si vous êtes impatient·e de découvrir l’application, elle est accessible aujourd’hui dans le store de votre Teams.

Il est possible de souscrire pour un essai gratuit de 14 jours, en préparation de l’adoption de l’application dans votre entreprise en tant que module Viva.

Qu’en pensent les utilisateurs ?

Sur le site Software Advice la note globale est 4.5/5.

Combien cela va nous coûter ?

Au lancement de Viva, chaque module était disponible séparément avec une licence de 4USD par utilisateur et par module – à l’exception de Connexion, inclus dans Microsoft 365.

Bientôt, nous pourrons souscrire à l’ensemble des modules avec une seule licence de 9USD pour toute souscription jusqu’au 1er septembre 2022, qui passera à 12USD par utilisateur au-delà de cette date.

Avec le rachat d’Ally, Microsoft poursuit sa stratégie d’acquisition

Ally.io “rejoindra la famille Microsoft Viva dans le cadre de la plateforme d’expérience employés (EXP) conçue pour aider les entreprises à adopter la nouvelle vie professionnelle numérique”, explique Kirk Koenigsbauer, COO de Microsoft. “Aligner le travail des employés sur la mission stratégique et les priorités fondamentales de l’entreprise est une priorité pour toutes les organisations. Pour ce faire, les dirigeants doivent investir dans des outils qui communiquent en toute transparence autour des grands paris de l’entreprise et créent des moyens de d’échelonner les objectifs ambitieux.”

Le montant de l’opération n’est pas connu, mais on sait que la startup a levé 76 millions de dollars depuis son lancement.

Saegus s’associe à Microsoft pour 3 webinaires en février, mois de la santé chez l’éditeur de solutions, pour parler PC modernes, travail hybride et santé.

Le 08/02 : un webinaire pour la santé privée

Le 08/02 à 11H00, un webinaire consacré à la santé privée pour découvrir les équipements au service des équipes soignantes.

Le 15/02 : un webinaire pour les laboratoires

Le 15/02 à 11H00, un webinaire consacré aux laboratoires avec un focus sur l’équipement des opérateurs dans les usines.

Le 22/02 : un webinaire pour les mutuelles

Le 22/02 à 11H00, un webinaire consacré aux mutuelles pour vous présenter les équipements dédiés aux commerciaux en mobilité.

Et pour en savoir plus sur les missions conjointes de Saegus et Microsoft dans le domaine de la santé, (re)découvrez cet article sur l’adoption du Surface Hub 2S par le CHRU de Nancy pour gagner en efficacité.

Le gouvernement annonçait hier la fin du télétravail obligatoire à partir du 2 février. La pandémie de la Covid-19 aura considérablement modifié notre société et notre façon de travailler : les entreprises doivent jongler entre télétravail obligatoire/conseillé et travail en présentiel. Force est de constater que depuis plusieurs mois nous sommes dans le monde d’après que nous fantasmions tous… celui qui est hybride, dans lequel vivent 24% des actifs.

Quel impact les annonces d’hier vont-elles avoir sur les stratégies des entreprises ? Face à un retour progressif en présentiel, les Français sont-ils favorables au travail hybride ? Selon l’étude de la 7e édition de l’Observatoire de la Digitalisation menée auprès de 2 000 Français, le télétravail n’est plus vu comme une solution unique dont les bénéfices sont à attendre sur les aspects du travail quotidien 36% des actifs souhaitent alterner entre télétravail et présentiel. Il semble donc que l’année écoulée ait donné lieu à des apprentissages de fond, comme le corroborent nos propres retours d’expérience. Elle a permis de dégager les cas d’usages où, après expérimentation, le télétravail associé aux outils numériques n’était pas la réponse universelle plébiscitée : il ne saurait égaler la richesse des échanges physiques, des interactions spontanées et de la convivialité sur le lieu de travail.

Le bureau reste donc un lieu de socialisation essentiel. Néanmoins, il sera nécessaire d’optimiser les lieux de travail ou de les réaménager pour les rendre plus attractifs et adaptés au travail hybride. Le monde du travail étant en mutation, ce type de chantier peut être un critère intéressant de recrutement de vos futurs talents. Il est donc primordial de travailler sur son attractivité.

En tant qu’Architecte Phygital, Saegus est aujourd’hui le premier acteur français à accompagner les entreprises dans leur transformation phygitale intégrant une vision à 360° de l’expérience utilisateurs. Vous souhaitez transformer l’expérience du travail au sein de votre entreprise ? Obtenir une expérience sans couture entre le numérique et le physique, compatible avec l’existant mais prenant en compte les prochains standards technologiques ? Nous serons ravis de vous accueillir au sein de notre Cabinet pour vous faire découvrir ces outils et vivre cette expérience.

Rédigé par Rémy Minchella, Directeur Digital Workplace

La transformation digitale a longtemps été la préoccupation première des entreprises au cours des dernières décennies. Entre la modernisation de leur système d’information, l’apparition du BYOD et la création de nouvelles règles de conformité de la donnée, les entreprises ont dû adapter leur workplace pour proposer à leurs employés un environnement de travail sécurisé et adapté aux nouvelles technologies, à travers :

  • De nouvelles méthodes de travail agile, Scrum ;
  • De nouveaux hub de productivité qui rassemblent les collaborateurs, le contenu et les outils du quotidien en un seul et même lieu ;
  • De nouvelles réglementations afin de contrôler le contenu utilisé par les entreprises (kyc, Gdpr…).

Le Citizen Development ou l’aboutissement d’une longue transformation des usages numériques au sein des entreprises

Le citizen dev n’a pas attendu l’arrivée des outils spécialisés dans le low-code pour se manifester. Vous en avez sûrement connu : c’est cette pro d’Excel qui conçoit un tableur compliqué resté incontournable dans son équipe des années plus tard ou celui auto-formé sur Access. La différence ? Les outils low-code se développant et se démocratisant, le champ des possibles s’agrandit et avec lui le nombre de personnes qui peuvent se glisser dans ce rôle.

Par ailleurs, le marché a su s’adapter et proposer des outils toujours plus innovants afin d’accroitre les possibilités de collaboration et d’automatisation de processus au sein des organisations. On pense en premier lieu aux suites de productivité de Microsoft ou de Google, aux outils de sondage accessibles aux grand public (Typeform, SurveyMonkey), puis à la connectivité croissante des outils conversationnels comme Slack et jusqu’aux désormais très populaires plateformes de “documents augmentés” telles que Notion ou Coda.

Les entreprises ont dû promptement évoluer afin de suivre les exigences de leurs clients et de leurs salariés. L’arrivée du cloud, de nouvelles “marketplace” et de nouveaux modes de consommation ont largement contribué à l’accélération de nouveaux outils : du développement lourd sur des serveurs et de la donnée “on premise”, les entreprises se tournent maintenant vers le cloud et la multitude de solutions qu’il offre.

Parmi ces solutions, le low-code/no code bénéficie d’une popularité croissante. La promesse ? Permettre à des collaborateurs non IT de gagner en autonomie (développement de solutions, automatisation des processus, génération de data visualisation), réduisant ainsi les développements onéreux, longs et fastidieux.

Quelques chiffres :

  • D’ici 2025, Gartner projette que 70% des nouvelles applications créées en entreprise le seront grâce aux outils low-code/no code, par rapport à 25% en 2020 ;
  • Actuellement, les entreprises compteraient en moyenne 41% de “business technologists”, c’est-à-dire des salariés hors IT créant des solutions à destination de leurs collègues ou d’eux-mêmes. (1)

Les Citizen Developers ou comment les métiers gagnent le pouvoir de répondre à leurs propres besoins

Comme l’indique le lexique du Gartner :

Être citizen developer, c’est créer des applications pour soi et pour les autres en utilisant des outils dont l’usage n’est pas interdit par l’IT ou par son département. Ce n’est pas un titre, ni un poste défini, mais plutôt un persona. Les citizen developers sont rattaché·e·s à un métier autre que l’IT. Tou·te·s les citizen developers sont à l’aise avec la technologie, mais toutes les personnes à l’aise avec la technologie ne sont pas nécessairement citizen developers. Il n’y a pas de critère de compétence ou encore de temps passé pour en être, mais il faut être salarié·e d’une entreprise.

Le Citizen developer n’est donc pas nécessairement une personne de l’entreprise qui vient du monde IT. Au contraire, c’est en général une personne venant des entités métiers et ayant des appétences pour les sujets d’amélioration de processus.

Prenons comme exemple une grande entreprise ferroviaire française : celui qui y a développé le plus d’applications et de processus n’est pas développeur professionnel, mais chef de gare d’une ville du sud de la France.

Alors, que gagne une entreprise à cultiver ses citizen developers ? On peut les considérer comme des passerelles nouvelles entre la technique et le fonctionnel. Là où on constate régulièrement un décalage dans les projets IT entre la vision, les attentes des métiers et le produit développé, les citizen developers peuvent être le trait d’union qui saura à la fois garder en tête l’essence de leur besoin métier et prendre en compte les contraintes techniques pour aboutir à un produit réunissant le meilleur des deux mondes. En somme, un nouveau mode de fonctionnement qui va encore plus loin dans les méthodologies agiles, sans parler de l’historique cycle en V.

Accompagner et nourrir le citizen development et les citizen developers

Le citizen development représente une opportunité pour les entreprises souhaitant faire évoluer leurs départements IT pour toujours mieux répondre aux besoins de leur utilisateurs, aller plus loin dans la digitalisation et l’automatisation de leurs processus, et valoriser les collaborateurs prêts à aller au-delà de leur fiche de poste pour améliorer leurs conditions de travail et celles de leurs collègues. Pour accomplir cela tout en avançant de manière éclairée et sécurisée, une gouvernance solide est nécessaire. Chez Saegus, nous l’articulons autour de trois grands piliers : cadrer, soutenir et inspirer.

Cadrer

Il s’agit de balayer d’entrée de jeu les risques de sécurité et de poser les bases d’utilisation des outils low/no code. Cette étape requiert de mettre autour de la table les responsables IT, évidemment, mais également ceux de la sécurité et du département data.

Jusqu’où peut-on aller dans notre entreprise en termes d’ouverture des données ? Avec quels services peut-on se connecter sans risque ? Comment assurer une continuité avec les politiques en place sur la donnée ? Telles sont les questions qui doivent animer nos acteurs. Une fois les réponses trouvées, il reste à les exprimer à travers des règles et un paramétrage des plateformes en question :

  • Créer des politiques de DLP (Data Loss Prevention/prévention de la perte des données) évolutives afin de restreindre le partage de données aux seuls services approuvés ;
  • Établir une stratégie d’environnements pour gérer le cycle de vie des solutions et les cloisonner en fonction des usages et des besoins ;
  • Maîtriser les coûts et les licences en ayant conscience du ROI attendu des solutions ;
  • Créer les référentiels et les processus nécessaires au recensement et à la connaissance des solutions créées dans l’entreprise ;
  • Former une équipe dédiée à la gestion de la plateforme avec des correspondants métier.

Soutenir

Une fois les règles établies et les bases de sécurité posées, il sera temps de vous concentrer sur les personnes au cœur de vos préoccupations : vos citizen developers.

Ces profils généralement volontaires et autodidactes sont souvent pleins d’enthousiasme mais peuvent pécher par leur manque de connaissance des processus IT et de sécurité. Ne l’oublions pas, ils ne sont pas issus de l’IT ! Assurez-vous donc de leur mettre toutes les cartes en main pour leur permettre d’apprendre, d’évoluer et de créer des solutions innovantes, tout en restant dans le cadre que vous aurez posé. C’est un sujet qui n’avancera que mieux si les RH et l’IT collaborent afin de proposer un plan d’accompagnement comprenant :

  • La présence d’un sponsor qui pourra porter l’initiative citizen development auprès du management, et ainsi permettre aux collaborateurs de dédier du temps en connaissance de cause à leur montée en compétence ;
  • Des formations aux outils et de la documentation en libre accès qui permettront à vos citizen developers de s’auto-former et de prendre connaissance des règles propres à l’entreprise ;
  • La mise en place de parcours certifiants afin d’identifier les citizen developers avancés pour les mettre en avant auprès de leurs pairs et de leur management et leur donner accès à des fonctionnalités plus complexes, voire intégrer le citizen development à leur plan de carrière ;
  • La présence d’experts capables d’apporter un premier niveau de support aux utilisateurs sur les outils low/no-code (soit en formant vos agents de support, soit en ayant recours à une équipe dédiée).

Inspirer

Chez Saegus, nous croyons en la force du collectif et de la communauté pour avancer et apprendre. Notre botte secrète pour garantir l’adoption des usages ? Fédérer les utilisateurs au sein d’une communauté via laquelle ils peuvent partager leurs expériences, poser des questions, recevoir de l’information. Il en va de même pour les citizen developers et les usages sur les outils low/no code.

Être citizen developer, ce n’est pas seulement apprendre à utiliser des outils, c’est également faire feu de tout bois pour innover et trouver des solutions à des problèmes au plus proche des métiers. En cela, les ressources humaines et la communication peuvent contribuer à nourrir cet appétit insatiable :

  • Nommer un·e responsable de communauté afin de stabiliser l’initiative dans le temps : une communauté ne s’anime pas seule ! ;
  • Mettre en place un plan de communication et d’animation dédié pour relayer les contenus de formation et autres astuces… ;
  • Créer du contenu pour raconter les belles histoires et les succès, mettre en avant les solutions intéressantes, originales créées par les collaborateurs à travers des interviews, vidéos, webinaires ;
  • Sans oublier de relayer régulièrement à l’échelle de l’entreprise les grands succès et étapes du programme de citizen development.

Les quelques conseils présentés ci-dessus auront d’autant plus d’impact s’ils sont co-construits avec les utilisateurs finaux et les acteurs métiers pour prioriser, ensemble, les usages les plus porteurs de valeur.

Vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet ou être accompagné·e·s par nos équipes Workplace ?

Sources :
(1) https://www.gartner.com/doc/reprints?id=1-275QSBDL&ct=210813&st=sb
(2) « A citizen developer is an employee who creates application capabilities for consumption by themselves or others, using tools that are not actively forbidden by IT or business units. A citizen developer is a persona, not a title or targeted role. They report to a business unit or function other than IT. All citizen developers are business technologists.  However, all business technologists are not necessarily citizen developers.  There is no required designation of proficiency or time allocation for citizen developers, but they must be legal employees of an organization. »

Microsoft se positionne sur le marché des boîtiers de réservation de salles de réunions en annonçant la sortie des Teams Panels, compatibles avec la licence Microsoft Teams Rooms.

Cette annonce est très intéressante pour les entreprises à la recherche d’une solution de réservation d’espaces, comme les salles de réunions.

De nombreux constructeurs ont d’ores et déjà annoncé la sortie de tablettes compatibles :

  • Logitech et sa tablette Logitech Tap Scheduler ;
  • Yealink et sa tablette RoomPanel-Teams ;
  • Crestron et sa tablette CRESTRON TSS-1070 ;
  • Parions que Poly devrait rapidement suivre !

Nous pourrions vous faire un état des lieux des principales fonctionnalités des Microsoft Teams Panels pour les utilisateurs (état de disponibilité de la salle, réservation d’une salle de réunion, visualisation d’informations relatives aux réunions en cours ou à venir, recherche d’une salle de réunion disponible à proximité…) ou pour les administrateurs (une plateforme centralisée pour gérer vos licences, possibilités de personnalisation, possibilités de lier des applications tierces…).

Nous pourrions également simplement vous parler de tarif, en indiquant qu’avec vos licences Teams Rooms Standard ou Teams Rooms Premium, vous n’aurez qu’à acheter la tablette pour accéder à ce nouveau service.

Nous pourrions enfin débattre de l’avenir du phygital dans le bureau hybrid de demain, et de l’importance de pouvoir gouverner et gérer via le cloud l’ensemble de l’aménagement connecté dont Microsoft prend ici le parti.

Mais chez Saegus, notre philosophie est de faire tester… N’attendez plus : réservez votre créneau pour venir vivre l’expérience – notre Lead Phygital vous fera découvrir, pas à pas, la solution.

« Chaque organisation aura non seulement besoin d’adopter les dernières technologies, mais également de construire sa propre technologie », préconisait Satya Nadella, président-directeur de Microsoft, dans sa vidéo d’ouverture (1) de Microsoft Build 2021 (2).

Pour démocratiser l’utilisation de ces nouvelles technologies, Microsoft a ainsi déployé des applications qui permettent aux experts métiers ou aux « citizen dev » de s’approprier et de développer des outils destinés originellement aux populations informatiques. Le but ? Répondre à un besoin avec plus d’agilité et de rapidité.

C’est le cas de Power Virtual Agent.

Power Virtual Agent pour déployer des chatbots intelligents

De la même manière qu’il est possible de créer une application sans coder (ou peu) grâce à Power Apps, il est possible de déployer des chatbots intelligents avec Power Virtual Agent et ce, sans expertise en intelligence artificielle. Donner la main à des experts non-techniques brise le « mur de verre » qui sépare les utilisateurs et les développeurs, permettant ainsi aux éditeurs de bots de se concentrer davantage sur l’expérience utilisateur.

Power Virtual Agent fait partie intégrante de la suite d’outils Power Platform, la plateforme Microsoft « no code, low-code » d’automatisation de tâches et de création d’applications et d’analyse de données. Cette solution est proposée sous forme de Paas, les entreprises n’ayant donc pas à se préoccuper de son installation ou de la gestion de son infrastructure.

Pour créer un bot depuis Teams, il suffit d’ajouter l’application Power Virtual Agent dans la barre latérale gauche. Le processus est simplifié, le bot étant édité et déployé directement dans l’application. Depuis peu, la création d’un chatbot peut également se faire depuis l’interface de Power Apps.

Pourquoi Power Virtual Agent ?

Power Virtual Agent est donc une application de création de chatbot, grâce à laquelle des « citizen devs » peuvent automatiser un certain nombre d’actions sans compétences ni prérequis techniques. La prise en main de l’outil est facile : on peut y créer un bot intégré dans l’environnement Microsoft et ce, à partir d’une nouvelle brique (arrivée fin 2020) de la Power Platform devenue prioritaire dans la roadmap de l’éditeur. Par ailleurs, cette brique sera alimentée en IA (intelligence artificielle) pour améliorer automatiquement son efficacité.

Déployer un bot au sein d’une entreprise permet d’automatiser les réponses à des questions récurrentes, laissant les professionnels concernés se concentrer sur des problèmes plus complexes. Cette solution peut, par exemple, désengorger les lignes téléphoniques de support et donc réduire les coûts logistiques de l’entreprise.

Power Virtual Agent (PVA) va même plus loin en couplant la conversation à l’action. En effet, faisant partie intégrante de la Power Platform, elle bénéficie d’une connexion native à Power Automate. Les actions comme le relais humain, la prise de rendez-vous, la recherche d’une donnée spécifique ou le statut d’un ticket IT, pour n’en citer que quelques-unes, sont donc automatisées.

Power Virtual Agent utilise la compréhension du langage naturel, une sous-rubrique de l’IA permettant au bot d’assimiler une question à un sujet. De fait, le nombre de questions « entonnoirs » posées par le bot pour apporter la bonne information diminue considérablement. L’expérience est plus agréable et « humaine » pour l’utilisateur, qui n’a pas l’impression de s’adresser à une machine. 

Dans cette même logique, le chatbot est configurable dans 20 langues différentes.

Comment utiliser Power Virtual Agent ? 

Tout collaborateur, quel que soit son niveau au sein d’une structure, peut créer un chatbot pour répondre à un besoin spécifique.

Tout d’abord, il est nécessaire de définir les sujets qui seront déclenchés à partir de mots-clés, grâce à la création de rubriques et d’entités. Autrement dit, lorsqu’un utilisateur posera une question, le bot identifiera ces mots et les assimilera à une rubrique déterminée pour fournir l’information demandée.

Chaque rubrique comprend un arbre de décision qui modélise un schéma de conversation et préétablit des scénarios couvrant l’ensemble des questions posées et leurs réponses.

Lors de l’édition d’un bot, une fenêtre de conversation test est affichée à gauche de l’écran, permettant d’ajuster et d’alimenter les différentes rubriques au fur et à mesure. Le créateur du bot n’aura plus qu’à sélectionner et configurer un canal puis à cliquer sur « Publier ».

De leur côté, les utilisateurs peuvent accéder au chatbot depuis un canal sélectionné parmi un large choix : Slack, Teams, Facebook, une application mobile ou un site web, entre autres exemples.

Enfin, la page d’analyse, référençant des indicateurs comme la proportion de conversations résolues, relayées à un humain ou abandonnées, permet de mesurer l’efficacité du chatbot et donc d’améliorer sa performance. À partir de ces informations, l’utilisateur peut ajuster son bot pour qu’il réponde plus efficacement aux questions qui lui sont posées.

Faites la connaissance d’Ask It !

Chez Saegus, nous avons créé Ask It, un chatbot qui répond aux questions relatives aux ressources humaines (droits aux congés, formation, RTT, primes de vacances, congés exceptionnels…).

Hébergé par Teams, ce chatbot a été créé dans le but d’aider les Saegusiens et Saegusiennes à trouver ces informations rapidement et efficacement, sans passer par des professionnels RH. Il est relié à une équipe Teams dédiée et peut transmettre un message laissé par l’utilisateur à un responsable RH sur le canal de cette équipe, grâce à Power Automate.

Construire un chatbot de ce type nécessite plusieurs étapes : le recensement des questions et des cas d’usages, la construction du chatbot, les premières phases de tests et la construction des V1, V2, V3… jusqu’à la publication du bot à l’échelle de l’entreprise. Ce processus peut prendre entre trois jours et une semaine.

Un bot PVA est en mesure de répondre à 800 requêtes ou questions par minute, soit 100 requêtes pour 8 personnes par minute. Il est également possible de mesurer certains KPI (nombre de sessions, satisfaction client…) depuis l’application.

Contraintes

L’interface de création d’un chatbot est facile d’utilisation, la maîtrise des arbres de décisions et des rubriques se faisant instinctivement. En revanche, certaines contraintes doivent être respectées si l’on souhaite créer un chatbot qui exploite correctement les rubriques, favorisant ainsi une expérience utilisateur interactive.

Tout d’abord, les mots-clés qui activent la bonne rubrique doivent être courts, distincts et assez nombreux. Il est recommandé de réaliser une phase d’entraînement du bot avec un maximum de collaborateurs, avant sa diffusion : cela multipliera nécessairement le nombre de formulations, ce qui améliorera l’efficacité du bot.

Lorsque les rubriques portent sur des sujets similaires, il peut être difficile pour le chatbot de les distinguer entre eux. Il revient alors automatiquement aux questions « entonnoirs », ce qui réduit « l’humanisation » de l’expérience.

Le taux d’erreur de compréhension du chatbot reste plus élevé lorsque l’on privilégie la technique des rubriques – le chatbot est paramétré pour avoir une conversation avec l’utilisateur final – aux arbres de décisions – ici, il décide à partir d’une série de choix. Cette seconde technique possède un taux d’erreur moins élevé car l’utilisateur clique simplement sur des options prédéfinies pour trouver la réponse qu’il recherche.

Il convient de noter que le chatbot peut ne pas comprendre une information basique à cause d’une majuscule, même avec une correspondance active. L’utilisation de cette correspondance est toutefois fortement recommandée, car elle permet au bot de faire correspondre les fautes de frappe, d’orthographe et de grammaire aux mots ayant la même signification. En d’autres termes, le bot peut ainsi comprendre un mot même s’il a une petite faute et donc, répondre correctement à la question qui lui est posée. D’une conversation à l’autre, le taux d’erreur peut varier. S’il devient très important, il est préférable de ne plus utiliser le chatbot pendant un certain temps.

Licences

Power Virtual Agent est accessible depuis Teams avec une licence Office 365 E3 (3). Il est pour cela nécessaire d’activer la fonctionnalité PVA depuis la console d’administration. Pour pouvoir créer un chatbot depuis le client légé (4), il faut souscrire à un abonnement Power Virtual Agent standard, soit 843,30 euros pour 2000 sessions. Une session équivaut soit à un échange de 60 minutes ou à 100 échanges entre un utilisateur et le chatbot, soit à 30 minutes de non-activité entre deux interactions (qui sont donc comptées comme telles). Dans les deux cas, certaines fonctionnalités sont restreintes et il n’existe qu’un canal de diffusion : Teams. De plus, l’automatisation des tâches se cantonne à des templates prédéfinis (canvas) sur Power Automate.

L’automatisation de tâches complexes, comme la restitution d’une information stockée dans une base de données externe ou la connexion à des services tiers, nécessite un abonnement premium. Ce type d’abonnement permet également d’avoir un plus large panel de canaux de diffusion.

Envie de développer à votre tour un chatbot créé pour vos besoins, rapidement et efficacement ? N’hésitez plus, contactez nos équipes Workplace !

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Sources :
(1) Vidéo d’ouverture de Microsoft Build 2021
(2) Microsoft Build 2021
(3) Licence Office 365 E3
(4) Power Virtual Agents