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En septembre 2021, nous vous présentions l’interopérabilité entre Klaxoon et Jira permettant d’enrichir votre collaboration. Klaxoon vient de l’annoncer, une nouvelle version de son intégration avec Jira est disponible… Nous l’avons testé pour vous !

L’objectif reste le même : vous permettre à vous et votre équipe de travailler avec fluidité et efficacité tout en maximisant la collaboration.

Si vous ne connaissez pas Klaxoon, voici une liste non-exhaustive des possibilités offertes par l’outil :

  • Enrichir vos réunions, qu’elles soient à distances ou en présentielles, grâce à son interface ergonomique ;
  • Récolter les avis de vos collaborateurs pendant les ateliers grâce à la création de sondages ou quiz ;
  • Passer de l’idée à l’action grâce au board « hybrid » ;
  • Et bien d’autres fonctionnalités encore.

Jira, destiné aux équipes travaillant en agile ou non, est un outil avancé de gestion de projets permettant :

  • La création de Product Backlog et le suivi des avancées des équipes en temps réel grâce à la création automatique de graphiques détaillés ;
  • L’alignement des équipes et la compréhension claire et partagée d’un projet. L’outil peut être connecté avec les environnements de développement pour les projets IT notamment;
  • L’automatisation de tâches ou processus, pour économiser du temps permettant et se concentrer sur l’évolution du projet ;
  • Et bien d’autres fonctionnalités encore.

L’intégration Jira-Klaxoon

L’utilisation conjointe de ces outils permet d’importer dynamiquement les tickets Jira dans un board Klaxoon hybride. L’avantage ? Allier la visualisation dynamique et la gestion de projet.

La nouvelle version de cette intégration propose plusieurs nouveautés clés, dont voici les bénéfices principaux.

Les demandes jira sont dorénavant des posts-it ayant des attributs

Pour rappel, en fusionnant avec Jira, l’objectif de Klaxoon est de permettre à ses utilisateurs d’organiser ou trier visuellement leurs tickets Jira. Grâce à l’interopérabilité, les demandes Jira sont affichées et modifiées en temps réel sur les deux outils.

Dans cette nouvelle version, le type de demande n’est plus signalée par une simple couleur de post-it, mais par un attribut. Il en est de même pour le statut du ticket.

De ce fait, les utilisateurs peuvent maintenant créer des couleurs ou catégories librement. En basculant dans la vue “colonne” du board Klaxoon, l’utilisateur peut créer autant de catégories et couleurs qu’il le souhaite pour mieux organiser visuellement son projet et/ou l’animation de sa réunion.

Obtenir plus d’informations sur une demande Jira depuis un post-it Klaxoon

En cliquant sur un post-it hybride, une nouvelle vue est maintenant disponible. Elle présente à gauche les informations du post-it (sujet et attributs) et à droite les informations relatives à Jira en lien avec ce post-it (assignement, priorité, date de création…). Un lien renvoyant vers le projet Jira en question apparaîtra, vous permettant de basculer simplement sur l’autre outil.

Exploiter le board Klaxoon en multi-projets

Sur votre board Klaxoon, l’intégration Jira vous propose de choisir le projet sur lequel vous souhaitez travailler. Nouveauté : la possibilité de sélectionner plusieurs projets Jira pour ajouter des tickets à votre board.

Vous pouvez également contrôler les options de filtre des tickets en utilisant le code JQL. Il vous permet de définir les filtres des tickets à importer suivant par exemple : la date de création, l’assignement, la priorité…

Ce qui n’a pas changé : la synchronisation automatique des tickets depuis Jira et Klaxoon

D’un point de vue méthodologique, il est recommandé de rédiger correctement les demandes sur Jira et renseigner l’intégralité des champs obligatoires, afin qu’elles soient compréhensibles par tous. Cependant, grâce à l’intégration, il est possible de transformer les idées Klaxoon en tickets Jira en quelques clics. Alors qu’il fallait jusqu’alors sélectionner les post-it un à un, il est maintenant possible de les sélectionner de façon groupée, puis les convertir en tickets Jira au sein d’un projet sélectionné.

Rendez vous ensuite dans le Product Backlog de votre projet Jira : enrichissez vos tickets d’informations complémentaires (description, priorité…). Ces informations se mettront automatiquement à jour sur votre board Klaxoon.

Créer des tickets directement depuis le board Klaxoon permet de gagner en rapidité et éviter de recopier chaque idée sur Jira. À noter : le processus inverse fonctionne également, à une différence près. Les tickets créés sur Jira sont automatiquement synchronisés sur le board Klaxoon mais sont disponibles dans une “inbox”. Il vous suffit de l’ouvrir pour décider les tickets que vous souhaitez incorporer. Cette procédure vous permet d’avoir la main mise sur ce qui est affiché sur le board.

Notre avis

Créativité, efficacité et transparence sont les mots qui peuvent définir la rencontre de Klaxoon et Jira.

Cette mise à jour permet de profiter pleinement des fonctionnalités de chaque outil : Klaxoon pour la collaboration, l’émergence d’idées et l’organisation des équipes et Jira pour l’alignement des équipes, la gestion de projet selon une fine maille et le suivi en temps réel des réalisations.

Pour résumer, cette intégration donne aux post-it une nouvelle dimension en leur donnant des attributs précédemment seulement visibles sur Jira. Le board Klaxoon peut être organisé selon plusieurs projets Jira, tout en offrant ses fonctionnalités clés comme la vue colonne. Il répond ainsi à de nouveaux cas d’usage. Enfin, la synchronisation des deux plateformes permet de garder la main sur ce qui est créé, décidé et réalisé à chaque instant durant la vie d’un projet.

Au sein de l’équipe Acceleration Tactics, département de Saegus expert des méthodes agiles et de la gestion de projets, nous utilisons au quotidien ces deux outils pour l’animation d’ateliers d’intelligence collective ou de nos instances agiles. Pour nous, cette intégration est importante car elle nous permet de fluidifier la transition de l’idée vers le ticket sans perte de temps ou d’information et d’assurer la transparence de chaque étape d’un projet.

Si vous souhaitez être accompagné·e dans l’adoption de ces outils ou vos projets de transformation agile, n’hésitez pas à contacter nos expert·e·s Acceleration Tactics !

Le développement de biens et services centrés utilisateurs invite les organisations à améliorer les méthodes, outils et processus de recherche utilisateur. Pour ce faire, des outils pensés pour faciliter les activités de recherche intègrent progressivement les processus de travail des équipes.

Daniel Pidcock, chercheur spécialiste en UX, a puisé dans les difficultés rencontrées par ses équipes au quotidien pour développer une méthodologie et un outil destiné à capitaliser efficacement les données de la recherche utilisateur : Glean.ly.

Le premier outil dédié à l’Atomic Research

Qui de mieux pour concevoir un outil basé sur une méthodologie que celui qui en est le créateur ? Lors de sa conférence sur l’Atomic Research à l’UX Brighton en 2018, Daniel Pidcok a dévoilé l’outil qu’il a pensé pour faciliter la recherche utilisateur avec ces mots : “What if our UX knowledge was in a searchable and shareable format?” (“Et si l’ensemble de nos connaissances UX était accessible sous un format facilement recherchable et partageable ?”).

Fondée sur la base théorique de l’Atomic Design, l’Atomic Research est une méthodologie visant à étudier un objet en le découpant en plusieurs éléments pouvant être examinés à la fois sous leur forme primaire et de façon relative par rapport à d’autres éléments.

L’Atomic Research : découpage de la recherche utilisateur en quatre parties, illustrant les informations récoltées et problématiques qu’elles résolvent.

Si l’Atomic Design entend identifier les éléments composant une structure visuelle donnée, l’Atomic Research reprend quant à lui la structure de la synthèse d’une recherche utilisateur pour catégoriser les informations obtenues et les lier entre elles.

Les expériences (questionnaires, entretiens) engendrent des faits et objectifs neutres (80% des utilisateurs ne cliquent pas sur le bouton rouge), qui nous poussent à supposer des insights (“les utilisateurs préfèrent les boutons verts”) desquels nous pouvons déduire des recommandations (“il faut remplacer les boutons rouges par des boutons verts”).

Glean.ly s’appuie sur cette structure pour faciliter le travail de l’UX Researcher en lui permettant de naviguer au sein d’un ensemble d’informations ordonnées et interconnectées.

Les fonctionnalités clés de l’outil

Nous l’avons vu, l’outil repose sur l’adaptation du modèle de l’Atomic Research. Les fonctionnalités clés de Glean.ly sont donc par nature des moyens de valoriser l’interconnexion des données de la recherche utilisateur.

Cartes interconnectées

Chaque élément des étapes de l’Atomic Research est représenté sous forme de carte. Chaque carte est reliée à celle qui la justifie ainsi qu’à celle qu’elle permet de déduire.

Grâce à cette structure, les recommandations issues d’une recherche utilisateur sont justifiées par des faits objectifs qui permettent de valider ou non des hypothèses appelées insights, sur la base desquels des recommandations sont réalisées puis testées.

Les cartes interconnectées favorisent une démarche itérative, puisque les tests utilisateurs effectués d’après les recommandations faites par l’outil alimentent une série de faits qui entameront un nouveau cycle de la recherche utilisateur.

Enfin, les éléments d’une étape peuvent être rassemblés en une liste ; l’arborescence au sein de laquelle un élément se trouve apparaît lorsque l’on clique sur une carte.

La recherche utilisateur permet d’obtenir des recommandations basées sur des insights, eux-mêmes validés ou réfutés par un certain nombre de faits constatés.

Un classement intelligent des informations

Pour améliorer la pertinence des données collectées, Glean.ly a conçu des métadonnées triables sous forme de filtres, tags et scores :

Les filtres sont personnalisables par l’administrateur et concernent par défaut :

  • Les sentiments (positif, neutre, négatif)
  • Le type de l’insight (principe, conseil, transitoire)
  • La priorité (classée de 1 à 5)
  • La facilité de mise en œuvre (classée de 1 à 5)
  • L’échelle de mise en œuvre (d’une personne à toute l’entreprise)
  • Le statut de la recommandation (rejetée, complétée, approuvée, réutilisable…)
Les filtres sont affichés en bas de la carte. Ici, la recommandation est prioritaire, plutôt facile à mettre en œuvre, avec peu de ressources humaines, et est réutilisable dans le cadre d’autres expériences.

Les tags correspondent à des étiquettes – elles aussi personnalisables – permettant de naviguer entre les données grâce à une simple recherche précise. Il est également possible de se rendre dans le menu des tags et de trouver le nombre d’occurrences qui y sont associées.

La carte comporte le tag « satisfaction ». Elle peut donc être retrouvée depuis la barre de recherche en entrant l’étiquette qui y est associée parmi toutes les autres liées à ce tag.

Le système de score permet de préciser les informations récoltées : au coin de chaque carte, un score correspond à la somme des cartes antérieures qui la prouvent ou l’infirment.

L’insight « les utilisateurs préfèrent le vert au rouge » indique un score de 1. Ce score est justifié par deux faits qui le démontrent et un qui le réfute (2-1 = 1).

Par exemple, si 3 insights valident une recommandation, mais que 2 insights l’invalident, le score de la recommandation sera de : 1.

Import/Export

Entrer manuellement des dizaines de faits peut être chronophage. Glean.ly permet de les importer sous 3 formats :

  • Aux formats .XLS, .XLSX et .CSV. Les feuilles de calcul peuvent être importées dans l’outil, qui héberge notamment Microsoft Excel, Miro et Maze.ermettant ainsi l’intégration avec Microsoft Excel, autres tableurs ainsi qu’avec Miro et Maze ;
  • L’extension Glean.ly (disponible sur le Chrome Web Store) offre la possibilité de convertir un contenu textuel provenant d’Internet en fait ;
  • L’intégration Zapier (payante) permet d’importer des données directement dans l’outil mais la prise en main peut être fastidieuse.
Page indiquant les options d’importation et d’exportation de données à partir d’une feuille de calcul, de l’extension chrome et de Zapier.

Invitation membre

Glean.ly permet d’inviter des collaborateurs sur votre espace à partir de leur adresse email. Vous pouvez leur attribuer l’un de ces trois statuts :

  • View Only (“lecture seule”) : les nouveaux collaborateurs peuvent consulter votre annuaire d’expériences, faits, insights et recommandations ;
  • Contributor (“contributeur”) : en plus d’un accès aux fonctionnalités du statut précédent, les invités pourront entrer des informations dans l’annuaire ;
  • Administrator (“administrateur”) : l’invité dispose de l’ensemble des droits ; il peut même personnaliser les filtres, gérer l’abonnement et modifier les tags.
Ici, Pierrick Gamichon est désigné comme administrateur et Nasr Kherroubi possède les droits de lecture seule.

Notre avis d’expert

Un outil spécifique

L’outil est très précis sur la recherche utilisateur ; c’est une force, mais peut aussi être une faiblesse selon l’axe de travail choisi.

Centré sur la recherche utilisateur, l’outil est moins facilitant pour le reste du processus comme l’idéation ou le prototypage. Par ailleurs, l’intégration avec d’autres outils n’est pas toujours fluide ; la navigation entre ces derniers implique une perte de données, bien que Glean.ly valorise l’interconnexion des cartes dans sa promesse de vente.

Nous l’avons vu, si l’on prend uniquement en compte la recherche utilisateur (l’essence même de sa conception), l’outil est d’une efficacité redoutable.

Une expérience utilisateur prometteuse

L’expérience utilisateur est plutôt satisfaisante dans l’ensemble, bien qu’elle puisse être améliorée, par exemple en fluidifiant le processus de création d’éléments. Le système de points attribué aux cartes n’est pas encore optimal, puisqu’il ne prend pas en compte la pondération, c’est-à-dire le poids de chaque information dans la justification d’une autre.

Nous ne pouvons pas passer à côté des gifs s’affichant au chargement des pages, ajoutant un côté “fun” à l’outil.

Une adaptation des normes RGPD à respecter

Cependant, il est clairement souligné que l’outil ne répond pas aux exigences du RGPD. Osons imaginer que Glean.ly sera bientôt compatible avec les normes européennes pour conquérir un marché qui ne lui est sûrement pas indifférent.

Un recueil et une capitalisation efficace

La récolte des faits depuis l’extension Chrome est un réel game changer dans une recherche utilisateur.

Par ailleurs, grâce à l’interconnexion et les filtres, l’outil promet une capitalisation accrue des informations et un gain de temps considérable. Il palie ainsi une navigation chronophage dans des masses informes de données. L’information est fluide, transparente, accessible et consultable par les équipes d’UX Researcher, ainsi que des métiers requérant de la visibilité sur le processus de recherche.

Un potentiel de taille

La recherche utilisateur est au cœur du Design Thinking. Faite avec rigueur, elle constitue un avantage concurrentiel de taille. C’est en tout cas le pari de l’Atomic Research, dans laquelle Glean.ly puise ses fonctionnalités. L’enjeu majeur de son évolution au cours des prochaines années ? Devenir incontournable dans la Research Ops.

Vous souhaitez essayer l’outil ou être accompagné·e·s par nos équipes Acceleration Tactics ?

Pour une expérience de collaboration innovante et créatrice de valeur

Une évolution majeure des modes de collaboration est en cours depuis plus de deux ans. Avec l’évolution croissante du télétravail, les équipes ont su recréer des espaces de collaboration innovants, fluides et propices à l’intelligence collective, qu’ils soient hybrides, à distance ou en présentiel.

Selon une étude menée par L’Observatoire des nouveaux usages, le travail hybride est la situation idéale de 36% des actifs ; la moitié d’entre eux affirmant même qu’ils pourraient quitter ou choisir une entreprise en fonction de sa politique en la matière.

Dans ce contexte, les outils de collaboration visuelle sont un réel levier pour accompagner les équipes, et pas seulement lorsqu’elles sont à distance. Ils sont maintenant ancrés dans leur quotidien pour le brainstorming, l’idéation, le prototypage, l’animation de rituels agiles ou la gestion de projet. Au-delà du tableau blanc digital, les équipes souhaitent accéder à des fonctionnalités qui facilitent l’animation de leurs réunions, à des bibliothèques de templates pour accélérer leur créativité ou à des connecteurs avec leurs autres outils quotidiens (comme Jira, par exemple) pour une expérience cross-produit.

Chez Saegus, nous avons commencé à utiliser Miro pour nos missions en tableau blanc ; mais la plateforme est rapidement devenue pour nos équipes un outil de gestion de projet complet.

L’enjeu est également de répondre aux besoins de collaboration des équipes pour les aider à accélérer l’efficacité de leurs activités, qu’il s’agisse d’équipes organisées en mode agile, experts (designers, data…) ou métiers (marketing, RH) et ce, pour tous les secteurs d’activité.

Créer des synergies au service des équipes, explorer les nouveaux usages et co-construire les nouvelles pratiques de collaboration : c’est bien l’ambition du nouveau partenariat entre Saegus et Miro.

Pour Saegus, il s’agit aussi d’innover dans les formats d’animation d’ateliers : Miro propose fréquemment de nouvelles fonctionnalités et une bibliothèque de templates qui semble infinie (MiroVerse). Forts de cette expérience, nous accompagnerons nos clients sur l’utilisation et l’adoption des évolutions de la plateforme. Enfin, la capitalisation et sécurisation des données est un enjeu fort des équipes : nous vous proposerons un accompagnement sur-mesure sur le choix de licences adaptées à vos besoins.

La force de ce partenariat est qu’il est venu de nos usages : nous utilisons Miro chez Saegus depuis 2019. Les usages de nos consultants ont repoussé les possibilités de l’outil appliquées à tout type de projet et de secteur d’activité. Ils nous permettent d’affirmer qu’aujourd’hui, Miro est un outil indispensable pour le travail en équipe et complémentaire aux autres outils collaboratifs grâce à ses nombreux connecteurs. Nos équipes sont là pour vous montrer tout ce qu’il est possible de faire demain avec Miro : dites-nous votre problématique, et je suis sûre que nous trouverons un board pour vous inspirer.

Marouchka Hebben, Manager Acceleration Tactics chez Saegus

Pour Miro, ce partenariat sera l’occasion de récolter davantage de retours d’expériences et pourra augmenter la connaissance de ses utilisateurs, pour proposer à terme des solutions encore plus innovantes et adaptées aux besoins des équipes.

Nous sommes très heureux de ce nouveau partenariat avec Saegus, l’un des experts Miro en France. Depuis plusieurs années, les habitudes de travail se transforment et évoluent. Dans un monde aujourd’hui hybride, l’expertise Agile de Saegus, couplée aux fonctionnalités de Miro, saura accompagner les utilisateurs pour faciliter la collaboration en équipe. Quel que soit le lieu où vous vous trouvez, Saegus et Miro vous accompagneront pour créer une expérience inclusive en faveur de l’engagement de vos collaborateurs.

Britt Wilhelmus, Responsable des partenariats France chez Miro

À propos de Saegus

Saegus s’est donné pour mission de faire découvrir, essayer et adopter le meilleur des usages du digital, et créer des approches uniques et innovantes centrées sur les utilisateurs pour résoudre les problématiques complexes de ses clients.  

Pour un savoir plus : https://saegus.com/fr/  

À propos de Miro

Miro est une solution de tableau blanc collaboratif proposant une multitude de fonctionnalités et répondant à de multiples besoins d’équipes : réunions, ateliers, brainstorming, workflows agiles, UX design, mind mapping…

Pour en savoir plus : https://miro.com/app/dashboard/

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Rédigé par Chloé Berthier, Consultante Acceleration Tactics

L’accélération de la collaboration au sein des équipes est plus que jamais au cœur des nouveaux modes de travail. Les solutions de collaboration, communication et coordination étaient déjà des leviers indispensables pour maximiser le travail en équipe. Avec l’adoption croissante du télétravail, elles prennent aujourd’hui une nouvelle dimension.

Le décalage entre temps de travail et résultats obtenus s’accentue. Selon L’Anatomie du travail, étude menée en 2021 auprès de 13 000 employé·e·s, 26% des échéances sont manquées en moyenne, alors même que le temps de travail des salarié·e·s a considérablement augmenté. Planifier, coordonner et communiquer prend un temps considérable aux équipes fonctionnant grâce à une multitude d’outils qui leurs sont propres. Le manque de clarté, communication et coordination au sein des équipes fait le jeu de projets chronophages et coûteux.

Développer des méthodes et outils fluidifiant et accélérant les activités est donc indispensable. C’est ce que Saegus et Asana proposent de soutenir, chacun dans leurs domaines respectifs.

Ce partenariat, c’est avant tout une alliance entre l’expertise d’un acteur du conseil (sans slide !) et un éditeur d’un outil de gestion de projet visant à maximiser la communication, collaboration et coordination des équipes. C’est surtout l’ambition d’explorer des usages en plein développement pour répondre aux besoins des utilisateurs et leur offrir une expérience collaborative réussie et créatrice de valeur.  

Cette collaboration permettra aux utilisateur·rice·s de se concentrer sur leurs activités à fortes valeurs ajoutées grâce aux solutions de communication, collaboration et coordination proposées par Asana, et aux expertises d’innovation, animation et adoption de Saegus. Asana offre de nombreuses fonctionnalités : la création d’espaces partagés, automatisation des tâches, intégration de multiples applications comme Klaxoon, Teams, Adobe et bien d’autres…

L’utilisation d’accélérateurs comme Asana permet aux équipes Saegus d’accompagner leurs clients dans la gestion de leurs projets de manière innovante et personnalisée. Pour Asana, ce partenariat est aussi une belle opportunité d’aller plus loin dans la compréhension des usages et besoins de leurs utilisateur·rice·s.

Notre experte en agilité Roxane Meyer, Manager Acceleration Tactics, témoigne :

“Pour Saegus, la capacité des organisations à concrétiser leurs projets, la création de nouveaux services, de nouvelles offres ou de nouveaux produits est clé.

Notre mission : accompagner nos clients dans la mise en place et l’adoption de cadres de travail pérennes, agiles. Pourquoi ? Afin de les aider dans cette concrétisation tout en assurant une collaboration et un alignement des parties prenantes autour d’objectifs communs.

Depuis bientôt 7 ans, j’accompagne nos clients et suis convaincue qu’une transformation agile doit être soutenue par les outils adéquats. Force est de constater qu’Asana permet de répondre aux enjeux et spécificités de tous les métiers.

Et le plus ? Asana s’intègre à l’écosystème digital des organisations et facilite l’adoption de ces nouvelles pratiques au quotidien chez nos clients et Saegus.”

Pour Tanguy Duthion, Responsable des partenariats pour l’Europe du Sud chez Asana :  

“Nous sommes très heureux de démarrer cette collaboration avec Saegus en tant qu’Asana Solution Partner. Nous avons pu le constater sur ces dernières années, le monde du travail est en perpétuelle évolution et demande de plus en plus d’agilité, innovation et clarté pour une collaboration interne des entreprises toujours plus performante. En ce sens, l’expertise Agile du cabinet de conseil Saegus sera un atout indéniable pour accompagner les entreprises utilisatrices d’Asana ou futurs utilisateurs d’Asana dans leur conduite du changement.”

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Aujourd’hui, les projets se multiplient et les méthodes de gestion de projets se diversifient. De ce fait, le pilotage des portefeuilles projets, la mise en place de processus unifiés et l’accompagnement transverse des équipes est un challenge majeur pour les entreprises.

Chez Saegus, notre département Acceleration Tactics accompagne les organisations pour piloter et concrétiser leurs projets en faisant appel à des méthodes basées sur les meilleures pratiques de l’agilité et l’entrepreneuriat. La solution Braineet Workflow de Braineet, un outil user-friendly facilitant la gestion de portefeuilles projets, fait appel à ces approches : intéressons-nous à ses fonctionnalités.

Braineet, start-up française fondée en 2014, propose deux outils complémentaires dédiés au management de l’innovation. Braineet Crowdsourcing donne la parole aux écosystèmes internes et externes des entreprises pour faire émerger de nouveaux partenaires, idées et initiatives. Braineet Workflow répond quant à lui aux besoins de pilotage et structuration des portefeuilles projets pour concrétiser les initiatives collectives. Ces outils sont utilisés dans de nombreux grands groupes comme LVMH, Sodexo, Accor, La Poste, La Caisse des Depots ou le Groupe Vyv.

Un outil conçu pour la gestion de portefeuille projet d’innovation

Conçu pour faciliter le pilotage et la concrétisation des projets, l’outil Braineet Workflow est particulièrement adapté aux cas d’usage associés aux enjeux de gestion des portefeuilles projets. Par exemple :

  • Le pilotage d’un portefeuille de quelques dizaines de projets d’innovation ;
  • L’implémentation de nouvelles méthodes de gestion de projets centrées utilisateurs et inspirées de l’entrepreneuriat ;
  • La standardisation des processus de gestion de projets au sein d’une entité ;
  • La facilitation de la collaboration d’équipes projets multi-entités ;
  • La mise en place d’un programme d’innovation collaborative inter-entreprises.

Nous avons co-développé Braineet Workflow avec des centaines d’entreprises dans le monde afin de les aider à maximiser la valeur de leur portefeuille de projets, guider les équipes à chaque étape du processus et centraliser toute la connaissance.

Jonathan Livescault, CEO & Co-fondateur de Braineet

Les fonctionnalités clés de l’outil

Pour répondre à ces cas d’usage, Braineet Workflow propose un ensemble de fonctionnalités s’adressant tant au gestionnaire du portefeuille projets qu’aux équipes projets.

Mettre en place et piloter un portefeuille de projets

La fonctionnalité au cœur de Braineet Workflow est le Dashboard regroupant un portefeuille ou une arborescence de portefeuilles de projets. Entièrement personnalisable, il permet de suivre en un coup d’œil le développement et avancement des projets et d’analyser et visualiser rapidement les indicateurs les plus pertinents. Les informations sont exportables en fiches de synthèse structurées autour des KPIs que vous aurez sélectionnés. Ce Dashboard est un excellent moyen d’avoir une vision rapide et synthétique de l’évolution d’un portefeuille projets.

Automatiser le reporting

Braineet Workflow permet d’éviter des copier/coller chronophages et récurrents entre des données brutes (souvent sur Excel) et un format de présentation plus visuel (généralement Powerpoint) : il automatise le reporting visuel sous format 1-pager pour chaque projet et sous format Data Visualization pour chaque portefeuille grâce à l’intégration d’outils de BI comme Microsoft BI.

Définir des processus de gestion de projet

Braineet Workflow unifie et aligne les étapes de gestion de projets et leurs livrables grâce à un “générateur de processus”. Ce générateur permet de définir les étapes, objectifs, livrables et gates par lesquels un projet doit passer.

Entièrement personnalisable, cette fonctionnalité donne la possibilité de partager des outils, matrices de décision et guides aux parties prenantes des projets.

Accompagner les équipes projets grâce à des outils et guides opérationnels

Braineet Workflow propose plus de 30 outils utiles pour guider les équipes dans la concrétisation de leurs travaux. Cette boite à outils comprend des frameworks bien connus, approches traditionnelles et d’autres orientées innovation comme le SWOT, le Product/Market Fit Canva, la User Journey Map… Il est aussi possible d’intégrer vos propres outils et d’en créer de nouveaux. Cette fonctionnalité permet d’initier et partager une boite à outils au sein d’une même plateforme.

Faciliter la collaboration des équipes projets

L’espace projet est administré et structuré par le gestionnaire du portefeuille projets. Il est complété par les équipes projets.

Chaque équipe dispose d’un espace dédié, lui permettant d’avoir une vision claire de la feuille de route et l’état d’avancement du projet et de partager les documents de travail et livrables associés à chaque étape. Vous pouvez également convier des parties prenantes extérieures (consultants, startups, consortium) sur chaque projet : une interface commune pour s’aligner, répartir le travail et suivre l’avancement du projet.

Notre avis

La gestion des portefeuilles projets repose encore souvent sur des tableaux Excel pour les données et présentations Powerpoints pour le reporting. Malheureusement, cette approche ne répond pas à la complexité des dispositifs collaboratifs, fait perdre du temps en tâches manuelles et crée des incohérences et données périmées dues à la multiplicité des fichiers.

Braineet Workflow est une belle découverte : il répond aux besoins de pilotage, coordination et animation de l’innovation. La prise en main de l’outil est aisée et son design est conforme aux standards actuels, facilitant son adoption.

Pour profiter pleinement de l’outil, il est nécessaire d’avoir un premier portefeuille d’initiatives à piloter. De plus, bien que l’outil soit entièrement personnalisable, les contenus proposés par défaut sont surtout adaptés au management de l’innovation.

Ainsi, l’utilisation de Braineet Workflow dans d’autres contextes nécessite un travail d’ajustement préalable, mais qui est réalisable. Le cas d’usage du Groupe Vyv sur des projets qui ne sont pas considérés comme innovants en est la preuve.

Braineet Workflow a suscité l’intérêt de nos consultants expert·e·s Acceleration Tactics. Nous vous le recommandons pour piloter vos portefeuilles projets, mesurer leur impact et mettre en place des méthodes de gestion de projets inspirées de l’entrepreneuriat et des approches centrées utilisateurs comme l’agilité, le Lean Startup et le Design Thinking pour maximiser la création de valeur.

Vous souhaitez en savoir plus sur Braineet Workflow et pour piloter vos processus d’innovation ?

Rédigé par Jean-Baptiste Briand, Consultant Acceleration Tactics

Depuis sa création, le département Acceleration Tactics chez Saegus accompagne les organisations (équipes, projets, programmes) dans leur transformation agile.

Nous avons interrogé Roxane Meyer, Manager au sein du département Acceleration Tactics, sur le rôle du·de la Product Owner, les challenges qu’elle a rencontrés et l’impact de son coaching agile auprès de Product Owners.

Peux-tu te présenter ?

J’ai rejoint Saegus il y a 6 ans et suis aujourd’hui Manager au sein du département Acceleration Tactics, responsable de l’expertise agile et je porte l’offre Agile Teams and Organizations.

Dans le cadre de mes missions, j’accompagne des clients dans leur transformation agile. De ce fait, j’ai pu notamment endosser les rôles de Scrum Master et de Product Owner. J’ai mis à disposition des organisations le bon cadre de travail et les bons outils à utiliser avec des leviers de formation et de coaching, tout en ayant une approche centrée utilisateur grâce aux expertises portées par le département, comme le Design Thinking par exemple.

En quelques mots, quel est le rôle du·de la Product Owner ?

Le·la Product Owner (ou PO) est la personne responsable de la vision et l’objectif d’un produit. Ce produit peut revêtir plusieurs formes comme un service, une application software ou plus généralement tout bien qui mis sur le marché par une entreprise afin de répondre à un besoin utilisateur. Dans le cadre de ses fonctions, un·e Product Owner a la responsabilité de porter cette vision et de gérer la vie de son produit – à savoir sa réalisation, son évolution et la maximisation de la valeur que ce produit apporte aux utilisateurs cibles.

Nous entendons de plus en plus souvent les acronymes PO et PM. Quelle est la différence entre ces rôles ?

Le·la Product Owner (PO) et le·la Product Manager (PM) peuvent intervenir sur le même produit mais possèdent des responsabilités et périmètres d’actions différents :

  • Le·la PM, dans le cadre de la gestion d’un produit d’envergure ou d’un ensemble de produits, est en charge de la stratégie produit orientée vers le marché ainsi que de la stratégie de positionnement de ce(s) produit(s) au sein de l’entreprise ;
  • Le·la PO est amené·e à gérer la partie opérationnelle et la vision produit en se concentrant sur un périmètre défini.

Par exemple, si l’on considère un produit complexe : le Product Manager est responsable de la stratégie et collabore avec un ensemble de Product Owners pour la décliner de façon opérationnelle (réalisation et gestion des activités qui leur incombent, gestion du product backlog, collaboration avec les développeur·se·s, tests utilisateurs, récupération des feedbacks).

La présence d’un·e Product Manager n’est pas sytématique. Le·la Product Owner est alors responsable de l’ensemble des éléments.

Pourquoi les Frameworks agiles et du même fait le rôle de PO prennent de plus en plus de place dans les entreprises ?

Les approches agiles ont fait leurs preuves au sein des organisations les utilisant : on peut noter une nette réduction du Time-to-Market, une meilleure synchronisation entre les différentes équipes intervenant dans la réalisation du produit et une meilleure réponse des produits aux besoins des utilisateurs finaux.

Ces approches se démocratisant – elles ne sont plus réservées aux projets et entreprises IT -, le rôle de Product Owner a suivi la tendance.

L’agile permet donc aux entreprises d’être plus réactives face au marché tout en anticipant de potentielles variations et ce, dans de multiples domaines. Ces approches peuvent par exemple tant être appliquées à des projets de recherche qu’à des projets relatifs aux ressources humaines.

Concrètement, quel est ton rôle au quotidien chez ton client ?

Dans le cadre de mon accompagnement, j’ai formé des Product Owners puis les ai coaché·e·s grâce à un suivi de proximité. Je suis intervenue auprès d’une variété de projets, produits software ou produits de service.

J’accompagne les Product Owners dans l’adoption et la maîtrise de frameworks agiles ainsi que dans l’utilisation de la boîte à outil du Product Owner, de la recherche utilisateurs à la gestion des backlogs et des tests. Cet accompagnement s’étend jusqu’au suivi de l’évolution des différentes versions par la suite.

Le coaching, à travers un suivi régulier, repose sur le partage de bonnes pratiques, la mise à disposition des bons outils et l’animation quotidienne de leur produit.

À l’origine, les personnes coachées évoluent dans la gestion de projet classique. À la suite des formations et la prise de connaissance des méthodes agiles, certain·e·s d’entre eux souhaitent tenter l’aventure, créer leur vision produit et gérer leur réalisation en agile.

Quand il s’agit des approches agiles, on note une grande différence entre la maîtrise de la théorie et celle de la pratique. Après la formation, le coaching assure la montée en compétences et l’autonomisation des Product Owners au fur et à mesure de la gestion de leurs produits actuels afin qu’ils·elles soient capables d’assurer pleinement le Product Ownership de leurs futurs produits.

Par la suite, ils·elles occupent officiellement le rôle de Product Owner sur le ou les produits sur lesquels je les accompagne, avec l’objectif de pouvoir développer les pratiques et outils (digitaux comme Jira, mais aussi l’Impact ou le Story Mapping…) découverts.

Peux-tu nous en dire un peu plus sur ton accompagnement auprès des Product Owners ?

Tout d’abord, j’élabore un plan de coaching en 3 étapes par rapport à un cycle classique de création de produit.

#1 Accompagnement sur l’étape de design du produit :

  • Identification des besoins utilisateurs ;
  • Création des personae ;
  • Brainstorming afin de formaliser les solutions répondant au besoin identifié ;
  • Création et cadrage de la vision du produit : lors de cette étape, nous utilisons des outils tels que le Story Mapping ou l’Impact Mapping afin d’identifier le contenu du produit, ainsi qu’une roadmap de celui-ci comportant les premiers périmètres à tester dans le cadre d’un MVP (Minimum Viable Product).

#2 Accompagnement dans la mise en place des bons outils :

  • Gestion de backlog (ex : Jira, Asana…) ;
  • Idéation et création du produit (Klaxoon, Miro…).

#3 Accompagnement dans l’animation de leur produit via les différentes instances :

  • Événements agiles ;
  • Gestion des parties-prenantes ;
  • Tests utilisateurs et évolution du produit.

En parallèle de ces actions, je tâche de mettre à disposition des Product Owners les contenus que je crée afin de favoriser leur prise d’autonomie.

À titre d’exemples, je leur fournis notamment :

  • Une sprint planning checklist pour assurer la bonne réalisation des tâches relatives à la préparation en amont de l’instance et son déroulé ;
  • Des tips sur les outils à utiliser – par exemple, des “worst case scenarios” permettant d’identifier des obstacles lors d’une livraison du produit et les actions à mettre en place pour les anticiper ;
  • Des guides de formation complets relatifs à certains outils ;
  • L’animation d’une communauté avec partage régulier de news agiles pour démontrer l’utilité de l’agile au-delà de produits software et du SCRUM ;
  • Organisation ponctuelle de cafés afin de réunir des Product Owners d’équipes ou départements différents pour qu’ils·elles puissent se nourrir des bonnes pratiques de chacun·e.

Comment accompagnes-tu tes clients au quotidien ? Peux-tu nous décrire une journée type ?

Ayant une posture de coaching et d’experte agile, j’initie des travaux pour améliorer les processus, ainsi que la collaboration entre les équipes.

Quand je ne coache pas les Product Owners dans le cadre de leur suivi régulier, je participe à l’amélioration continue des pratiques au sein de l’entreprise que j’accompagne.

Au quotidien, je n’ai pas de journée type. Les coaché·e·s étant à des niveaux de progression différents, mes actions peuvent varier en restant dans le cadre défini dans le plan de coaching précédemment développé.

Quelles sont selon toi les trois qualités d’un·e Product Owner ?

  • Communiquant·e : le·la Product Owner est en contact avec beaucoup de parties prenantes différentes, clients finaux, développeur·se·s… tout type de rôle qui participera à la réalisation du produit. Communiquer le bon message de la bonne façon est donc un prérequis majeur. Il est important de savoir partager la vision produit afin d’engager les personnes qui seront amenées à travailler sur sa réalisation. En ce sens, le·la Product Owner doit être à l’écoute.
  • Clairvoyant·e et visionnaire : le·la Product Owner doit pouvoir prendre du recul sur son produit et avoir une vision claire. Il·elle doit savoir affirmer ses convictions tout en étant capable de pivoter et s’adapter au marché.
  • Organisé·e : bien créer la vie de son produit et la gérer par la suite nécessite de l’organisation. Le·la Product Owner étant un rôle central, l’anticipation et l’organisation sont clés.

Quels outils utilises-tu ?

J’utilise les outils classiques de communication tels que Teams, Klaxoon pour le suivi des coachings et les ateliers d’intelligence collective (idéation, story mapping), Jira pour la gestion de Product Backlogs et Confluence pour la capitalisation documentaire des réalisations.

Quels sont les challenges que tu rencontres souvent en tant que PO ?

Le plus grand challenge est la réticence à l’agile. J’ai à cœur de faire prendre conscience de l’apport des approches agiles dans la gestion d’un produit, la collaboration ou l’engagement. Des efforts doivent être faits pour démocratiser ces pratiques au-delà des produits IT pour démontrer la valeur apportée.

Des actions de communication, retours d’expériences et phases de “tests and learn” pour démontrer l’apport de l’agile ont souvent été clés dans mes missions.

Le mot de la fin ?

Être Product Owner ou acteur·rice d’un produit/projet délivré en agile n’est pas inné. Les équipes rencontrent de nombreux challenges ; une mauvaise application du framework peut être contre-productive, d’où la nécessité de former et accompagner les équipes dans la mise en place d’un bon cadre de travail, ainsi que dans la prise en main et l’adoption des outils et pratiques agiles.

Si vous souhaitez vous aussi être accompagné·e·s par nos équipes Acceleration Tactics dans vos projets de transformation agile, n’hésitez pas à contacter nos expert·e·s !

Rédigé par Boris Palmier, Consultant Acceleration Tactics

En février dernier, Saegus s’associait à Microsoft pour 3 webinaires à l’occasion du mois de la santé chez l’éditeur de solutions pour parler PC modernes, travail hybride et santé.

À l’occasion de la Journée Internationale de la Santé ce jeudi 7 avril 2022, (re)découvrez le replay de ces trois temps forts avec un focus sur les solutions Surface.

(Re)voir le webinaire pour la santé privée

Le 8 février 2022 avait lieu un webinaire visant à faire découvrir les équipements au service des équipes soignantes en santé privée.

(Re)voir le webinaire pour les laboratoires

Le webinaire du 15 février dernier, à destination des laboratoires, abordait l’équipement des opérateurs dans les usines.

(Re)voir le webinaire pour les mutuelles

Le 22 février, un troisième webinaire était consacré aux mutuelles pour présenter les équipements dédiés aux commerciaux en mobilité.

Et pour en savoir plus sur les missions conjointes de Saegus et Microsoft dans le domaine de la santé, (re)découvrez cet article sur l’adoption du Surface Hub 2S par le CHRU de Nancy.

Qu’est-ce qu’une Experience Map ?

Rien de mieux qu’initier une démarche centrée utilisateur par une phase exploratoire – dite d’empathie – afin de mieux cerner les besoins, frustrations ou réussites des publics ciblés.

À ce titre, l’Experience Map est un outil puissant : il permet de représenter les résultats de la phase exploratoire en illustrant de manière holistique et synthétique la complexité des expériences utilisateurs observées.

Une phase exploratoire réussie se traduit par l’identification d’une série de catégories d’utilisateurs types et la synthèse de leurs parcours respectifs sous forme d’Experience Maps.

Ces synthèses sont riches en informations. Cependant, il n’est pas toujours aisé d’identifier celles essentielles à la (re)définition de la problématique traitée et à l’identification de futures solutions.

Cet article vous présente les bonnes pratiques pour créer une Experience Map et l’utiliser comme outil d’aide à la décision.

Dans quels contextes utilise-t-on les Experience Maps ?

Dès que l’expérience utilisateur, client ou collaborateur est au cœur de la réflexion, l’Experience Map est un outil pertinent car il donne une vue d’ensemble des parcours abordés.

Chez Saegus, nous avons notamment utilisé cet outil dans les contextes suivants :

  • Restituer l’expérience sanitaire maternelle et néonatale des femmes au Sénégal afin d’améliorer l’impact terrain d’une Fondation ;
  • Analyser des expériences de recrutement aux États-Unis et Émirats arabes unis ;
  • Croiser les parcours d’achats de consommateur·rice·s. et les expériences d’employé·e·s pour identifier les actions à forte valeur ajoutée pour une chaîne de magasins de bricolage ;
  • Comprendre et analyser les travaux de chercheur·euse·s réparti·e·s sur trois continents différents afin de concevoir un nouvel outil de saisie et d’analyse adapté aux usages de chacun·e :
  • Comparer l’expérience des salarié·e·s de différents métiers et grades afin de trouver un bon équilibre entre le travail en distanciel et en présentiel après un retour dans les locaux.

Comment créer une Experience Map en 4 étapes ?

  • Aller à la rencontre des utilisateur·rice·s : une Experience Map est construite à partir d’interviews et d’immersions terrain en interaction directe avec le public ciblé ;
  • Identifier un persona : sur la base des résultats de l’immersion et votre connaissance du sujet abordé, identifiez le(s) persona(s). Un persona est un·e « utilisateur·rice type » de la solution, expérience ou produit ciblé. Présentez ses caractéristiques principales en bordure de l’Experience Map ;
  • Définir les différentes phases de l’expérience : les Experience Maps sont organisées en fonction des étapes du parcours de l’utilisateur·rice, communément appelées “phases”. Subdivisez donc le parcours en phases et, pour chacune d’elle, décrivez les objectifs, actions, outils et autres informations majeures au cœur de l’expérience du persona ;
  • Mettre en valeur les émotions : pour chaque étape, illustrez l’émotion du persona. Joie, fierté, déception ou frustration, tout doit être représenté – sous forme de smiley ou de courbe d’émotion par exemple. N’hésitez pas à compléter par des verbatims illustrant ce que vivent les utilisateur·rice·s que vous avez interrogé·e·s. Il est essentiel d’identifier des phases ou des actions qui apportent le plus de satisfaction ou de frustration à votre persona.

Comment utiliser une Experience Map comme outil d’aide à la décision ?

Les Experience Maps permettent de circonscrire les étapes des parcours utilisateurs sur lesquelles concentrer les efforts. Prise individuellement, une Experience Map réussie illustre les moments qui concentrent les frustrations ou “pain points” d’un persona. Ces phases sont associées à diverses informations tels que l’intensité de l’émotion, actions réalisées ou besoins exprimés, qui sont autant de critères permettant de prioriser les axes d’amélioration.

Cependant, les Experience Maps sont rarement prises ensemble, car l’analyse croisée d’Experience Maps de personas liées à un parcours commun est moins aisé.

Une solution pertinente est d’aligner les expériences de personas partageant un parcours similaire, par exemple dans le cas de professionnel·le·s de santé, de patient·e·s et d’aidant·e·s associé·e·s à un même parcours de soin.

Pour aligner des Experience Maps, il faut préalablement modéliser un parcours commun aux personas étudiés dès la construction des cartographies, puis mettre en place une représentation consolidée des expériences associées à ce parcours. La représentation ainsi obtenue permet de pondérer les frustrations individuelles et de choisir les “pain points” sur lesquels concentrer la conception de nouvelles solutions ou fonctionnalités.

Pour en savoir plus sur nos approches, découvrez AIM, notre modèle d’accélération sur-mesure pour concrétiser vos programmes, projets, produits et organisations.

Vous souhaitez être accompagné·e·s sur un projet ? Contactez nos équipes Acceleration Tactics !

Rédigé par Jean-Baptiste Briand, Consultant Senior, et Huanxu Liu, Consultant Junior Acceleration Tactics

Collaborer efficacement en entreprise est un sujet de taille auquel de nombreuses organisations tentent de répondre, et ce de plusieurs manières à travers l’utilisation d’outils collaboratifs ou l’amélioration de l’environnement de travail. Dans cet article, nous vous présentons Confluence, la solution de l’éditeur Atlassian favorisant le partage de la connaissance et la collaboration à travers une plateforme à l’interface intuitive et ludique.

Qu’est-ce que Confluence ? Quels sont les principes de base ?

À l’instar de l’hydrologie où plusieurs cours d’eau se rassemblent pour n’en former qu’un seul, Confluence est ce lieu où les connaissances de chacun s’organisent, se structurent et se centralisent. Pour bien comprendre le fonctionnement de Confluence, nous allons plonger à l’intérieur de ses concepts primordiaux.

Les pages de Confluence sont la base de votre contenu, elles fonctionnent de la même manière que celle de Wikipédia à une différence près : elles sont dynamiques. Cette caractéristique leur vient de l’utilisation des macros lors de la rédaction de contenu et il en existe près d’une centaine (création automatique de sommaire, mention des collaborateurs, affectation de tâches, incorporation de lien, affichage dynamique de tickets Jira et bien d’autres encore). L’outil propose des modèles pour la création de page afin de gagner en temps et en facilité. Il en existe pour presque tout, des plans de projet aux notes de réunion, en passant par les guides de dépannage, etc. Et si vous ne trouvez pas votre bonheur, vous pouvez toujours créer vos propres modèles.

Les espaces de Confluence regroupent les pages et symbolisent un espace de travail dédié pour une équipe ou un projet. Vous pouvez par exemple choisir de regrouper tous les projets d’un département au sein d’un seul espace, ou de créer un espace pour chaque projet. De plus, chaque espace possède une page d’accueil et un blog, ce qui permet de faciliter la communication des annonces auprès de vos équipes. L’organisation de votre contenu se fait à l’aide d’une arborescence de pages hiérarchisées permettant de retrouver le travail simplement et rapidement.

Quelles sont les principales forces de Confluence ?

Si l’on devait imaginer un top 3 des fonctionnalités proposées par Confluence, la première position reviendrait à la recherche avancée. Cette barre de recherche ne permet pas seulement de trouver le nom d’un document, mais aussi de parcourir l’ensemble des données et des métadonnées de chaque page et de chaque espace. C’est-à-dire qu’à partir d’un minimum d’informations renseignées, Confluence propose une liste de résultats pertinents pouvant répondre à ce que nous cherchons. La recherche peut également être affinée grâce à des filtres comme les contributeurs, les étiquettes, le type de document ou encore par date de la dernière modification. En somme, une fonctionnalité puissante qui permet de gagner du temps.

La deuxième position sur ce podium serait attribuée à l’édition des pages étant donné les innombrables macros disponibles par défaut dans Confluence qui permettent de rendre le contenu dynamique et agréable à la lecture. Mais aussi par le grand nombre de modèles que Confluence nous propose lors de la création des pages, facilitant ainsi le quotidien des utilisateurs.

Et enfin la troisième place serait attribuée à la sécurité et à la gestion des permissions de chaque espace. En effet, il est impératif pour une organisation de contrôler qui peut voir, modifier et gérer le contenu. Par exemple, un espace de support utilisateur pour un outil quelconque doit pouvoir être visualisé par les personnes concernées, mais pas pour autant modifié par ces dernières. Confluence intervient en proposant une interface ergonomique de gestion des droits. Une formation rapide sur son fonctionnement et vous deviendrez un véritable expert de la sécurité de votre espace.

À qui s’adresse Confluence ?

Que vous soyez une grande ou une petite entreprise, une équipe multidisciplinaire ou ayant une expertise spécifique, Confluence est fait pour vous. Imaginé et développé avec un sens de l’esthétique, Confluence sera dès les premières utilisations d’une simplicité remarquable. À l’image de Notion qui s’impose auprès des étudiants Anglo-saxons, Confluence cherche à s’imposer dans le monde des organisations en tant qu’encyclopédie d’entreprise. De plus, Atlassian a déjà un pied dans l’étrier avec Jira.

Confluence est un outil puissant à lui seul, mais lorsqu’il est couplé à un autre produit ou une autre app, les résultats sont extraordinaires !

Atlassian

Comment implémenter Confluence dans un système déjà existant au sein d’une grande entreprise pour optimiser les processus et la capitalisation documentaire ?

#1 Cas d’usage rencontré auprès de l’un de nos clients

Dans le cadre de sa transformation digitale, le service Digital Marketing d’une grande entreprise souhaite améliorer ses processus autour de la maintenance applicative de ses applications. Son objectif : capitaliser et gérer les bases de connaissances de leurs projets d’un point de vue documentaire, mais aussi de gestion de projet. À ce jour, les créations de nouvelles demandes sont effectuées par de nombreux canaux – oralité, mail, conversation sur des outils tiers et Jira. La capitalisation documentaire est théoriquement effectuée sur Google Drive, mais dans les faits l’information se perd ou est difficile à retrouver. À la suite d’une étude du marché, l’outil Confluence Cloud a donc été validé dans le but de capitaliser et gérer les bases de connaissances des projets, tout en étant intégré avec Jira dans un second temps.

#2 Les outils déjà présents au sein de l’entreprise (intégration d’application tierce dans Confluence)

Cette entreprise a donc deux outils en partie adoptés par l’ensemble des collaborateurs qui sont Jira pour la gestion de projet, et Google Drive pour la capitalisation documentaire. Il est donc important d’intégrer ces outils dans les nouveaux processus lors de l’implémentation de Confluence. C’est un autre avantage de Confluence : son ouverture à l’intégration d’application tierce grâce à la Marketplace Atlassian. En effet, celle-ci propose une multitude de plugins conçus par d’autres éditeurs ou directement par Atlassian.

Jira étant un produit de la suite Atlassian, il peut être nativement intégré à l’instance Confluence après quelques paramétrages. Concernant Google Drive, grâce à la dernière version de Confluence Cloud, il est possible d’importer des Google Docs sans passer par un plugin de la Marketplace. Cependant, pour les fonctionnalités d’hybridation Google/Confluence, il est nécessaire d’y intégrer une app spécifique, par exemple pour l’affichage en temps réel de document Google Drive au sein d’une page.

#3 Comment Confluence a-t-il permis de répondre à la problématique posée ?

Confluence concorde parfaitement avec les besoins pré-identifiés de l’entreprise, à savoir :

  • La création d’une base de connaissances communes pour toutes les équipes et les départements afin de favoriser le partage de connaissances ;
  • La gestion des notes et des processus d’approbation des comptes-rendus ;
  • La possibilité d’avoir un suivi des actions centralisé ;
  • Une intégration obligatoire avec Jira Serveur et Jira Cloud ;
  • Et enfin, des indicateurs et des tableaux de bord consolidés pour favoriser la collaboration inter-équipe.

#4 Un accompagnement pas à pas : les solutions mises en place pour adapter Confluence aux besoins de l’entreprise

C’est ici qu’intervient Saegus pour délivrer une offre sur-mesure visant à optimiser la valeur de l’outillage et son adoption par les utilisateurs de l’entreprise. Trois axes d’intervention ont été définis :

  • L’initialisation de l’instance Confluence et des paramétrages associés auprès d’une population pilote, avant de passer à l’échelle. Le tout de façon itérative pour assurer la montée en compétences et l’autonomisation des leaders d’équipe ;
  • L’adoption de Confluence par les utilisateurs finaux en accompagnant les équipes dans leur montée en compétences à travers des parcours d’adoption sur-mesure (formation, jeux, “deep dive”) ainsi que des ressources d’auto-formation​ ;
  • Le support afin de maintenir l’accompagnement et l’adoption sur le long-terme​ des utilisateurs grâce à la mise à disposition d’un centre dédié​. Ce support permet également de faire évoluer les outils et de répondre aux besoins pouvant voir le jour à la suite de leur utilisation régulière.

Conclusion

En résumé, Confluence permet de collaborer en temps réel et de manière efficace grâce à ses fonctionnalités de partage, modification et communication.

Confluence permet aussi de trouver l’information facilement et donc de gagner du temps, ce qui par conséquence optimise les processus internes d’une entreprise. Grâce à son interface intuitive et ludique, Confluence boost la créativité des collaborateurs et permet d’obtenir un feedback rapidement sur son travail.

Son adaptabilité est l’une de ses forces : Confluence s’intègre parfaitement au sein d’une organisation possédant déjà de nombreux outils.

Mais au-delà de ses principales fonctions, Confluence est plus qu’un simple outil de prise de notes ou de référentiel documentaire. Il y aurait encore beaucoup de sujets à aborder, mais si nous devions définir Confluence en deux mots, nous choisirions ceux portés par la philosophie de Saegus : le Fun et l’Excellence !

Si vous souhaitez être accompagné dans l’adoption de ces outils ou dans vos projets de transformation agile, n’hésitez pas à contacter nos expert·e·s Acceleration Tactics !

Rédigé par Charles Werling, Consultant Acceleration Tactics

Saegus s’associe à Microsoft pour 3 webinaires en février, mois de la santé chez l’éditeur de solutions, pour parler PC modernes, travail hybride et santé.

Le 08/02 : un webinaire pour la santé privée

Le 08/02 à 11H00, un webinaire consacré à la santé privée pour découvrir les équipements au service des équipes soignantes.

Le 15/02 : un webinaire pour les laboratoires

Le 15/02 à 11H00, un webinaire consacré aux laboratoires avec un focus sur l’équipement des opérateurs dans les usines.

Le 22/02 : un webinaire pour les mutuelles

Le 22/02 à 11H00, un webinaire consacré aux mutuelles pour vous présenter les équipements dédiés aux commerciaux en mobilité.

Et pour en savoir plus sur les missions conjointes de Saegus et Microsoft dans le domaine de la santé, (re)découvrez cet article sur l’adoption du Surface Hub 2S par le CHRU de Nancy pour gagner en efficacité.