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L’accélération de la collaboration au sein des équipes est plus que jamais au cœur des nouveaux modes de travail. Les solutions de collaboration, communication et coordination étaient déjà des leviers indispensables pour maximiser le travail en équipe. Avec l’adoption croissante du télétravail, elles prennent aujourd’hui une nouvelle dimension.

Le décalage entre temps de travail et résultats obtenus s’accentue. Selon L’Anatomie du travail, étude menée en 2021 auprès de 13 000 employé·e·s, 26% des échéances sont manquées en moyenne, alors même que le temps de travail des salarié·e·s a considérablement augmenté. Planifier, coordonner et communiquer prend un temps considérable aux équipes fonctionnant grâce à une multitude d’outils qui leurs sont propres. Le manque de clarté, communication et coordination au sein des équipes fait le jeu de projets chronophages et coûteux.

Développer des méthodes et outils fluidifiant et accélérant les activités est donc indispensable. C’est ce que Saegus et Asana proposent de soutenir, chacun dans leurs domaines respectifs.

Ce partenariat, c’est avant tout une alliance entre l’expertise d’un acteur du conseil (sans slide !) et un éditeur d’un outil de gestion de projet visant à maximiser la communication, collaboration et coordination des équipes. C’est surtout l’ambition d’explorer des usages en plein développement pour répondre aux besoins des utilisateurs et leur offrir une expérience collaborative réussie et créatrice de valeur.  

Cette collaboration permettra aux utilisateur·rice·s de se concentrer sur leurs activités à fortes valeurs ajoutées grâce aux solutions de communication, collaboration et coordination proposées par Asana, et aux expertises d’innovation, animation et adoption de Saegus. Asana offre de nombreuses fonctionnalités : la création d’espaces partagés, automatisation des tâches, intégration de multiples applications comme Klaxoon, Teams, Adobe et bien d’autres…

L’utilisation d’accélérateurs comme Asana permet aux équipes Saegus d’accompagner leurs clients dans la gestion de leurs projets de manière innovante et personnalisée. Pour Asana, ce partenariat est aussi une belle opportunité d’aller plus loin dans la compréhension des usages et besoins de leurs utilisateur·rice·s.

Notre experte en agilité Roxane Meyer, Manager Acceleration Tactics, témoigne :

“Pour Saegus, la capacité des organisations à concrétiser leurs projets, la création de nouveaux services, de nouvelles offres ou de nouveaux produits est clé.

Notre mission : accompagner nos clients dans la mise en place et l’adoption de cadres de travail pérennes, agiles. Pourquoi ? Afin de les aider dans cette concrétisation tout en assurant une collaboration et un alignement des parties prenantes autour d’objectifs communs.

Depuis bientôt 7 ans, j’accompagne nos clients et suis convaincue qu’une transformation agile doit être soutenue par les outils adéquats. Force est de constater qu’Asana permet de répondre aux enjeux et spécificités de tous les métiers.

Et le plus ? Asana s’intègre à l’écosystème digital des organisations et facilite l’adoption de ces nouvelles pratiques au quotidien chez nos clients et Saegus.”

Pour Tanguy Duthion, Responsable des partenariats pour l’Europe du Sud chez Asana :  

“Nous sommes très heureux de démarrer cette collaboration avec Saegus en tant qu’Asana Solution Partner. Nous avons pu le constater sur ces dernières années, le monde du travail est en perpétuelle évolution et demande de plus en plus d’agilité, innovation et clarté pour une collaboration interne des entreprises toujours plus performante. En ce sens, l’expertise Agile du cabinet de conseil Saegus sera un atout indéniable pour accompagner les entreprises utilisatrices d’Asana ou futurs utilisateurs d’Asana dans leur conduite du changement.”

Vous souhaitez essayer l’outil ou être accompagné·e·s par nos équipes Acceleration Tactics ?

Aujourd’hui, les projets se multiplient et les méthodes de gestion de projets se diversifient. De ce fait, le pilotage des portefeuilles projets, la mise en place de processus unifiés et l’accompagnement transverse des équipes est un challenge majeur pour les entreprises.

Chez Saegus, notre département Acceleration Tactics accompagne les organisations pour piloter et concrétiser leurs projets en faisant appel à des méthodes basées sur les meilleures pratiques de l’agilité et l’entrepreneuriat. La solution Braineet Workflow de Braineet, un outil user-friendly facilitant la gestion de portefeuilles projets, fait appel à ces approches : intéressons-nous à ses fonctionnalités.

Braineet, start-up française fondée en 2014, propose deux outils complémentaires dédiés au management de l’innovation. Braineet Crowdsourcing donne la parole aux écosystèmes internes et externes des entreprises pour faire émerger de nouveaux partenaires, idées et initiatives. Braineet Workflow répond quant à lui aux besoins de pilotage et structuration des portefeuilles projets pour concrétiser les initiatives collectives. Ces outils sont utilisés dans de nombreux grands groupes comme LVMH, Sodexo, Accor, La Poste, La Caisse des Depots ou le Groupe Vyv.

Un outil conçu pour la gestion de portefeuille projet d’innovation

Conçu pour faciliter le pilotage et la concrétisation des projets, l’outil Braineet Workflow est particulièrement adapté aux cas d’usage associés aux enjeux de gestion des portefeuilles projets. Par exemple :

  • Le pilotage d’un portefeuille de quelques dizaines de projets d’innovation ;
  • L’implémentation de nouvelles méthodes de gestion de projets centrées utilisateurs et inspirées de l’entrepreneuriat ;
  • La standardisation des processus de gestion de projets au sein d’une entité ;
  • La facilitation de la collaboration d’équipes projets multi-entités ;
  • La mise en place d’un programme d’innovation collaborative inter-entreprises.

Nous avons co-développé Braineet Workflow avec des centaines d’entreprises dans le monde afin de les aider à maximiser la valeur de leur portefeuille de projets, guider les équipes à chaque étape du processus et centraliser toute la connaissance.

Jonathan Livescault, CEO & Co-fondateur de Braineet

Les fonctionnalités clés de l’outil

Pour répondre à ces cas d’usage, Braineet Workflow propose un ensemble de fonctionnalités s’adressant tant au gestionnaire du portefeuille projets qu’aux équipes projets.

Mettre en place et piloter un portefeuille de projets

La fonctionnalité au cœur de Braineet Workflow est le Dashboard regroupant un portefeuille ou une arborescence de portefeuilles de projets. Entièrement personnalisable, il permet de suivre en un coup d’œil le développement et avancement des projets et d’analyser et visualiser rapidement les indicateurs les plus pertinents. Les informations sont exportables en fiches de synthèse structurées autour des KPIs que vous aurez sélectionnés. Ce Dashboard est un excellent moyen d’avoir une vision rapide et synthétique de l’évolution d’un portefeuille projets.

Automatiser le reporting

Braineet Workflow permet d’éviter des copier/coller chronophages et récurrents entre des données brutes (souvent sur Excel) et un format de présentation plus visuel (généralement Powerpoint) : il automatise le reporting visuel sous format 1-pager pour chaque projet et sous format Data Visualization pour chaque portefeuille grâce à l’intégration d’outils de BI comme Microsoft BI.

Définir des processus de gestion de projet

Braineet Workflow unifie et aligne les étapes de gestion de projets et leurs livrables grâce à un “générateur de processus”. Ce générateur permet de définir les étapes, objectifs, livrables et gates par lesquels un projet doit passer.

Entièrement personnalisable, cette fonctionnalité donne la possibilité de partager des outils, matrices de décision et guides aux parties prenantes des projets.

Accompagner les équipes projets grâce à des outils et guides opérationnels

Braineet Workflow propose plus de 30 outils utiles pour guider les équipes dans la concrétisation de leurs travaux. Cette boite à outils comprend des frameworks bien connus, approches traditionnelles et d’autres orientées innovation comme le SWOT, le Product/Market Fit Canva, la User Journey Map… Il est aussi possible d’intégrer vos propres outils et d’en créer de nouveaux. Cette fonctionnalité permet d’initier et partager une boite à outils au sein d’une même plateforme.

Faciliter la collaboration des équipes projets

L’espace projet est administré et structuré par le gestionnaire du portefeuille projets. Il est complété par les équipes projets.

Chaque équipe dispose d’un espace dédié, lui permettant d’avoir une vision claire de la feuille de route et l’état d’avancement du projet et de partager les documents de travail et livrables associés à chaque étape. Vous pouvez également convier des parties prenantes extérieures (consultants, startups, consortium) sur chaque projet : une interface commune pour s’aligner, répartir le travail et suivre l’avancement du projet.

Notre avis

La gestion des portefeuilles projets repose encore souvent sur des tableaux Excel pour les données et présentations Powerpoints pour le reporting. Malheureusement, cette approche ne répond pas à la complexité des dispositifs collaboratifs, fait perdre du temps en tâches manuelles et crée des incohérences et données périmées dues à la multiplicité des fichiers.

Braineet Workflow est une belle découverte : il répond aux besoins de pilotage, coordination et animation de l’innovation. La prise en main de l’outil est aisée et son design est conforme aux standards actuels, facilitant son adoption.

Pour profiter pleinement de l’outil, il est nécessaire d’avoir un premier portefeuille d’initiatives à piloter. De plus, bien que l’outil soit entièrement personnalisable, les contenus proposés par défaut sont surtout adaptés au management de l’innovation.

Ainsi, l’utilisation de Braineet Workflow dans d’autres contextes nécessite un travail d’ajustement préalable, mais qui est réalisable. Le cas d’usage du Groupe Vyv sur des projets qui ne sont pas considérés comme innovants en est la preuve.

Braineet Workflow a suscité l’intérêt de nos consultants expert·e·s Acceleration Tactics. Nous vous le recommandons pour piloter vos portefeuilles projets, mesurer leur impact et mettre en place des méthodes de gestion de projets inspirées de l’entrepreneuriat et des approches centrées utilisateurs comme l’agilité, le Lean Startup et le Design Thinking pour maximiser la création de valeur.

Vous souhaitez en savoir plus sur Braineet Workflow et pour piloter vos processus d’innovation ?

Rédigé par Jean-Baptiste Briand, Consultant Acceleration Tactics

Depuis sa création, le département Acceleration Tactics chez Saegus accompagne les organisations (équipes, projets, programmes) dans leur transformation agile.

Nous avons interrogé Roxane Meyer, Manager au sein du département Acceleration Tactics, sur le rôle du·de la Product Owner, les challenges qu’elle a rencontrés et l’impact de son coaching agile auprès de Product Owners.

Peux-tu te présenter ?

J’ai rejoint Saegus il y a 6 ans et suis aujourd’hui Manager au sein du département Acceleration Tactics, responsable de l’expertise agile et je porte l’offre Agile Teams and Organizations.

Dans le cadre de mes missions, j’accompagne des clients dans leur transformation agile. De ce fait, j’ai pu notamment endosser les rôles de Scrum Master et de Product Owner. J’ai mis à disposition des organisations le bon cadre de travail et les bons outils à utiliser avec des leviers de formation et de coaching, tout en ayant une approche centrée utilisateur grâce aux expertises portées par le département, comme le Design Thinking par exemple.

En quelques mots, quel est le rôle du·de la Product Owner ?

Le·la Product Owner (ou PO) est la personne responsable de la vision et l’objectif d’un produit. Ce produit peut revêtir plusieurs formes comme un service, une application software ou plus généralement tout bien qui mis sur le marché par une entreprise afin de répondre à un besoin utilisateur. Dans le cadre de ses fonctions, un·e Product Owner a la responsabilité de porter cette vision et de gérer la vie de son produit – à savoir sa réalisation, son évolution et la maximisation de la valeur que ce produit apporte aux utilisateurs cibles.

Nous entendons de plus en plus souvent les acronymes PO et PM. Quelle est la différence entre ces rôles ?

Le·la Product Owner (PO) et le·la Product Manager (PM) peuvent intervenir sur le même produit mais possèdent des responsabilités et périmètres d’actions différents :

  • Le·la PM, dans le cadre de la gestion d’un produit d’envergure ou d’un ensemble de produits, est en charge de la stratégie produit orientée vers le marché ainsi que de la stratégie de positionnement de ce(s) produit(s) au sein de l’entreprise ;
  • Le·la PO est amené·e à gérer la partie opérationnelle et la vision produit en se concentrant sur un périmètre défini.

Par exemple, si l’on considère un produit complexe : le Product Manager est responsable de la stratégie et collabore avec un ensemble de Product Owners pour la décliner de façon opérationnelle (réalisation et gestion des activités qui leur incombent, gestion du product backlog, collaboration avec les développeur·se·s, tests utilisateurs, récupération des feedbacks).

La présence d’un·e Product Manager n’est pas sytématique. Le·la Product Owner est alors responsable de l’ensemble des éléments.

Pourquoi les Frameworks agiles et du même fait le rôle de PO prennent de plus en plus de place dans les entreprises ?

Les approches agiles ont fait leurs preuves au sein des organisations les utilisant : on peut noter une nette réduction du Time-to-Market, une meilleure synchronisation entre les différentes équipes intervenant dans la réalisation du produit et une meilleure réponse des produits aux besoins des utilisateurs finaux.

Ces approches se démocratisant – elles ne sont plus réservées aux projets et entreprises IT -, le rôle de Product Owner a suivi la tendance.

L’agile permet donc aux entreprises d’être plus réactives face au marché tout en anticipant de potentielles variations et ce, dans de multiples domaines. Ces approches peuvent par exemple tant être appliquées à des projets de recherche qu’à des projets relatifs aux ressources humaines.

Concrètement, quel est ton rôle au quotidien chez ton client ?

Dans le cadre de mon accompagnement, j’ai formé des Product Owners puis les ai coaché·e·s grâce à un suivi de proximité. Je suis intervenue auprès d’une variété de projets, produits software ou produits de service.

J’accompagne les Product Owners dans l’adoption et la maîtrise de frameworks agiles ainsi que dans l’utilisation de la boîte à outil du Product Owner, de la recherche utilisateurs à la gestion des backlogs et des tests. Cet accompagnement s’étend jusqu’au suivi de l’évolution des différentes versions par la suite.

Le coaching, à travers un suivi régulier, repose sur le partage de bonnes pratiques, la mise à disposition des bons outils et l’animation quotidienne de leur produit.

À l’origine, les personnes coachées évoluent dans la gestion de projet classique. À la suite des formations et la prise de connaissance des méthodes agiles, certain·e·s d’entre eux souhaitent tenter l’aventure, créer leur vision produit et gérer leur réalisation en agile.

Quand il s’agit des approches agiles, on note une grande différence entre la maîtrise de la théorie et celle de la pratique. Après la formation, le coaching assure la montée en compétences et l’autonomisation des Product Owners au fur et à mesure de la gestion de leurs produits actuels afin qu’ils·elles soient capables d’assurer pleinement le Product Ownership de leurs futurs produits.

Par la suite, ils·elles occupent officiellement le rôle de Product Owner sur le ou les produits sur lesquels je les accompagne, avec l’objectif de pouvoir développer les pratiques et outils (digitaux comme Jira, mais aussi l’Impact ou le Story Mapping…) découverts.

Peux-tu nous en dire un peu plus sur ton accompagnement auprès des Product Owners ?

Tout d’abord, j’élabore un plan de coaching en 3 étapes par rapport à un cycle classique de création de produit.

#1 Accompagnement sur l’étape de design du produit :

  • Identification des besoins utilisateurs ;
  • Création des personae ;
  • Brainstorming afin de formaliser les solutions répondant au besoin identifié ;
  • Création et cadrage de la vision du produit : lors de cette étape, nous utilisons des outils tels que le Story Mapping ou l’Impact Mapping afin d’identifier le contenu du produit, ainsi qu’une roadmap de celui-ci comportant les premiers périmètres à tester dans le cadre d’un MVP (Minimum Viable Product).

#2 Accompagnement dans la mise en place des bons outils :

  • Gestion de backlog (ex : Jira, Asana…) ;
  • Idéation et création du produit (Klaxoon, Miro…).

#3 Accompagnement dans l’animation de leur produit via les différentes instances :

  • Événements agiles ;
  • Gestion des parties-prenantes ;
  • Tests utilisateurs et évolution du produit.

En parallèle de ces actions, je tâche de mettre à disposition des Product Owners les contenus que je crée afin de favoriser leur prise d’autonomie.

À titre d’exemples, je leur fournis notamment :

  • Une sprint planning checklist pour assurer la bonne réalisation des tâches relatives à la préparation en amont de l’instance et son déroulé ;
  • Des tips sur les outils à utiliser – par exemple, des “worst case scenarios” permettant d’identifier des obstacles lors d’une livraison du produit et les actions à mettre en place pour les anticiper ;
  • Des guides de formation complets relatifs à certains outils ;
  • L’animation d’une communauté avec partage régulier de news agiles pour démontrer l’utilité de l’agile au-delà de produits software et du SCRUM ;
  • Organisation ponctuelle de cafés afin de réunir des Product Owners d’équipes ou départements différents pour qu’ils·elles puissent se nourrir des bonnes pratiques de chacun·e.

Comment accompagnes-tu tes clients au quotidien ? Peux-tu nous décrire une journée type ?

Ayant une posture de coaching et d’experte agile, j’initie des travaux pour améliorer les processus, ainsi que la collaboration entre les équipes.

Quand je ne coache pas les Product Owners dans le cadre de leur suivi régulier, je participe à l’amélioration continue des pratiques au sein de l’entreprise que j’accompagne.

Au quotidien, je n’ai pas de journée type. Les coaché·e·s étant à des niveaux de progression différents, mes actions peuvent varier en restant dans le cadre défini dans le plan de coaching précédemment développé.

Quelles sont selon toi les trois qualités d’un·e Product Owner ?

  • Communiquant·e : le·la Product Owner est en contact avec beaucoup de parties prenantes différentes, clients finaux, développeur·se·s… tout type de rôle qui participera à la réalisation du produit. Communiquer le bon message de la bonne façon est donc un prérequis majeur. Il est important de savoir partager la vision produit afin d’engager les personnes qui seront amenées à travailler sur sa réalisation. En ce sens, le·la Product Owner doit être à l’écoute.
  • Clairvoyant·e et visionnaire : le·la Product Owner doit pouvoir prendre du recul sur son produit et avoir une vision claire. Il·elle doit savoir affirmer ses convictions tout en étant capable de pivoter et s’adapter au marché.
  • Organisé·e : bien créer la vie de son produit et la gérer par la suite nécessite de l’organisation. Le·la Product Owner étant un rôle central, l’anticipation et l’organisation sont clés.

Quels outils utilises-tu ?

J’utilise les outils classiques de communication tels que Teams, Klaxoon pour le suivi des coachings et les ateliers d’intelligence collective (idéation, story mapping), Jira pour la gestion de Product Backlogs et Confluence pour la capitalisation documentaire des réalisations.

Quels sont les challenges que tu rencontres souvent en tant que PO ?

Le plus grand challenge est la réticence à l’agile. J’ai à cœur de faire prendre conscience de l’apport des approches agiles dans la gestion d’un produit, la collaboration ou l’engagement. Des efforts doivent être faits pour démocratiser ces pratiques au-delà des produits IT pour démontrer la valeur apportée.

Des actions de communication, retours d’expériences et phases de “tests and learn” pour démontrer l’apport de l’agile ont souvent été clés dans mes missions.

Le mot de la fin ?

Être Product Owner ou acteur·rice d’un produit/projet délivré en agile n’est pas inné. Les équipes rencontrent de nombreux challenges ; une mauvaise application du framework peut être contre-productive, d’où la nécessité de former et accompagner les équipes dans la mise en place d’un bon cadre de travail, ainsi que dans la prise en main et l’adoption des outils et pratiques agiles.

Si vous souhaitez vous aussi être accompagné·e·s par nos équipes Acceleration Tactics dans vos projets de transformation agile, n’hésitez pas à contacter nos expert·e·s !

Rédigé par Boris Palmier, Consultant Acceleration Tactics

En février dernier, Saegus s’associait à Microsoft pour 3 webinaires à l’occasion du mois de la santé chez l’éditeur de solutions pour parler PC modernes, travail hybride et santé.

À l’occasion de la Journée Internationale de la Santé ce jeudi 7 avril 2022, (re)découvrez le replay de ces trois temps forts avec un focus sur les solutions Surface.

(Re)voir le webinaire pour la santé privée

Le 8 février 2022 avait lieu un webinaire visant à faire découvrir les équipements au service des équipes soignantes en santé privée.

(Re)voir le webinaire pour les laboratoires

Le webinaire du 15 février dernier, à destination des laboratoires, abordait l’équipement des opérateurs dans les usines.

(Re)voir le webinaire pour les mutuelles

Le 22 février, un troisième webinaire était consacré aux mutuelles pour présenter les équipements dédiés aux commerciaux en mobilité.

Et pour en savoir plus sur les missions conjointes de Saegus et Microsoft dans le domaine de la santé, (re)découvrez cet article sur l’adoption du Surface Hub 2S par le CHRU de Nancy.

Qu’est-ce qu’une Experience Map ?

Rien de mieux qu’initier une démarche centrée utilisateur par une phase exploratoire – dite d’empathie – afin de mieux cerner les besoins, frustrations ou réussites des publics ciblés.

À ce titre, l’Experience Map est un outil puissant : il permet de représenter les résultats de la phase exploratoire en illustrant de manière holistique et synthétique la complexité des expériences utilisateurs observées.

Une phase exploratoire réussie se traduit par l’identification d’une série de catégories d’utilisateurs types et la synthèse de leurs parcours respectifs sous forme d’Experience Maps.

Ces synthèses sont riches en informations. Cependant, il n’est pas toujours aisé d’identifier celles essentielles à la (re)définition de la problématique traitée et à l’identification de futures solutions.

Cet article vous présente les bonnes pratiques pour créer une Experience Map et l’utiliser comme outil d’aide à la décision.

Dans quels contextes utilise-t-on les Experience Maps ?

Dès que l’expérience utilisateur, client ou collaborateur est au cœur de la réflexion, l’Experience Map est un outil pertinent car il donne une vue d’ensemble des parcours abordés.

Chez Saegus, nous avons notamment utilisé cet outil dans les contextes suivants :

  • Restituer l’expérience sanitaire maternelle et néonatale des femmes au Sénégal afin d’améliorer l’impact terrain d’une Fondation ;
  • Analyser des expériences de recrutement aux États-Unis et Émirats arabes unis ;
  • Croiser les parcours d’achats de consommateur·rice·s. et les expériences d’employé·e·s pour identifier les actions à forte valeur ajoutée pour une chaîne de magasins de bricolage ;
  • Comprendre et analyser les travaux de chercheur·euse·s réparti·e·s sur trois continents différents afin de concevoir un nouvel outil de saisie et d’analyse adapté aux usages de chacun·e :
  • Comparer l’expérience des salarié·e·s de différents métiers et grades afin de trouver un bon équilibre entre le travail en distanciel et en présentiel après un retour dans les locaux.

Comment créer une Experience Map en 4 étapes ?

  • Aller à la rencontre des utilisateur·rice·s : une Experience Map est construite à partir d’interviews et d’immersions terrain en interaction directe avec le public ciblé ;
  • Identifier un persona : sur la base des résultats de l’immersion et votre connaissance du sujet abordé, identifiez le(s) persona(s). Un persona est un·e « utilisateur·rice type » de la solution, expérience ou produit ciblé. Présentez ses caractéristiques principales en bordure de l’Experience Map ;
  • Définir les différentes phases de l’expérience : les Experience Maps sont organisées en fonction des étapes du parcours de l’utilisateur·rice, communément appelées “phases”. Subdivisez donc le parcours en phases et, pour chacune d’elle, décrivez les objectifs, actions, outils et autres informations majeures au cœur de l’expérience du persona ;
  • Mettre en valeur les émotions : pour chaque étape, illustrez l’émotion du persona. Joie, fierté, déception ou frustration, tout doit être représenté – sous forme de smiley ou de courbe d’émotion par exemple. N’hésitez pas à compléter par des verbatims illustrant ce que vivent les utilisateur·rice·s que vous avez interrogé·e·s. Il est essentiel d’identifier des phases ou des actions qui apportent le plus de satisfaction ou de frustration à votre persona.

Comment utiliser une Experience Map comme outil d’aide à la décision ?

Les Experience Maps permettent de circonscrire les étapes des parcours utilisateurs sur lesquelles concentrer les efforts. Prise individuellement, une Experience Map réussie illustre les moments qui concentrent les frustrations ou “pain points” d’un persona. Ces phases sont associées à diverses informations tels que l’intensité de l’émotion, actions réalisées ou besoins exprimés, qui sont autant de critères permettant de prioriser les axes d’amélioration.

Cependant, les Experience Maps sont rarement prises ensemble, car l’analyse croisée d’Experience Maps de personas liées à un parcours commun est moins aisé.

Une solution pertinente est d’aligner les expériences de personas partageant un parcours similaire, par exemple dans le cas de professionnel·le·s de santé, de patient·e·s et d’aidant·e·s associé·e·s à un même parcours de soin.

Pour aligner des Experience Maps, il faut préalablement modéliser un parcours commun aux personas étudiés dès la construction des cartographies, puis mettre en place une représentation consolidée des expériences associées à ce parcours. La représentation ainsi obtenue permet de pondérer les frustrations individuelles et de choisir les “pain points” sur lesquels concentrer la conception de nouvelles solutions ou fonctionnalités.

Pour en savoir plus sur nos approches, découvrez AIM, notre modèle d’accélération sur-mesure pour concrétiser vos programmes, projets, produits et organisations.

Vous souhaitez être accompagné·e·s sur un projet ? Contactez nos équipes Acceleration Tactics !

Rédigé par Jean-Baptiste Briand, Consultant Senior, et Huanxu Liu, Consultant Junior Acceleration Tactics

Collaborer efficacement en entreprise est un sujet de taille auquel de nombreuses organisations tentent de répondre, et ce de plusieurs manières à travers l’utilisation d’outils collaboratifs ou l’amélioration de l’environnement de travail. Dans cet article, nous vous présentons Confluence, la solution de l’éditeur Atlassian favorisant le partage de la connaissance et la collaboration à travers une plateforme à l’interface intuitive et ludique.

Qu’est-ce que Confluence ? Quels sont les principes de base ?

À l’instar de l’hydrologie où plusieurs cours d’eau se rassemblent pour n’en former qu’un seul, Confluence est ce lieu où les connaissances de chacun s’organisent, se structurent et se centralisent. Pour bien comprendre le fonctionnement de Confluence, nous allons plonger à l’intérieur de ses concepts primordiaux.

Les pages de Confluence sont la base de votre contenu, elles fonctionnent de la même manière que celle de Wikipédia à une différence près : elles sont dynamiques. Cette caractéristique leur vient de l’utilisation des macros lors de la rédaction de contenu et il en existe près d’une centaine (création automatique de sommaire, mention des collaborateurs, affectation de tâches, incorporation de lien, affichage dynamique de tickets Jira et bien d’autres encore). L’outil propose des modèles pour la création de page afin de gagner en temps et en facilité. Il en existe pour presque tout, des plans de projet aux notes de réunion, en passant par les guides de dépannage, etc. Et si vous ne trouvez pas votre bonheur, vous pouvez toujours créer vos propres modèles.

Les espaces de Confluence regroupent les pages et symbolisent un espace de travail dédié pour une équipe ou un projet. Vous pouvez par exemple choisir de regrouper tous les projets d’un département au sein d’un seul espace, ou de créer un espace pour chaque projet. De plus, chaque espace possède une page d’accueil et un blog, ce qui permet de faciliter la communication des annonces auprès de vos équipes. L’organisation de votre contenu se fait à l’aide d’une arborescence de pages hiérarchisées permettant de retrouver le travail simplement et rapidement.

Quelles sont les principales forces de Confluence ?

Si l’on devait imaginer un top 3 des fonctionnalités proposées par Confluence, la première position reviendrait à la recherche avancée. Cette barre de recherche ne permet pas seulement de trouver le nom d’un document, mais aussi de parcourir l’ensemble des données et des métadonnées de chaque page et de chaque espace. C’est-à-dire qu’à partir d’un minimum d’informations renseignées, Confluence propose une liste de résultats pertinents pouvant répondre à ce que nous cherchons. La recherche peut également être affinée grâce à des filtres comme les contributeurs, les étiquettes, le type de document ou encore par date de la dernière modification. En somme, une fonctionnalité puissante qui permet de gagner du temps.

La deuxième position sur ce podium serait attribuée à l’édition des pages étant donné les innombrables macros disponibles par défaut dans Confluence qui permettent de rendre le contenu dynamique et agréable à la lecture. Mais aussi par le grand nombre de modèles que Confluence nous propose lors de la création des pages, facilitant ainsi le quotidien des utilisateurs.

Et enfin la troisième place serait attribuée à la sécurité et à la gestion des permissions de chaque espace. En effet, il est impératif pour une organisation de contrôler qui peut voir, modifier et gérer le contenu. Par exemple, un espace de support utilisateur pour un outil quelconque doit pouvoir être visualisé par les personnes concernées, mais pas pour autant modifié par ces dernières. Confluence intervient en proposant une interface ergonomique de gestion des droits. Une formation rapide sur son fonctionnement et vous deviendrez un véritable expert de la sécurité de votre espace.

À qui s’adresse Confluence ?

Que vous soyez une grande ou une petite entreprise, une équipe multidisciplinaire ou ayant une expertise spécifique, Confluence est fait pour vous. Imaginé et développé avec un sens de l’esthétique, Confluence sera dès les premières utilisations d’une simplicité remarquable. À l’image de Notion qui s’impose auprès des étudiants Anglo-saxons, Confluence cherche à s’imposer dans le monde des organisations en tant qu’encyclopédie d’entreprise. De plus, Atlassian a déjà un pied dans l’étrier avec Jira.

Confluence est un outil puissant à lui seul, mais lorsqu’il est couplé à un autre produit ou une autre app, les résultats sont extraordinaires !

Atlassian

Comment implémenter Confluence dans un système déjà existant au sein d’une grande entreprise pour optimiser les processus et la capitalisation documentaire ?

#1 Cas d’usage rencontré auprès de l’un de nos clients

Dans le cadre de sa transformation digitale, le service Digital Marketing d’une grande entreprise souhaite améliorer ses processus autour de la maintenance applicative de ses applications. Son objectif : capitaliser et gérer les bases de connaissances de leurs projets d’un point de vue documentaire, mais aussi de gestion de projet. À ce jour, les créations de nouvelles demandes sont effectuées par de nombreux canaux – oralité, mail, conversation sur des outils tiers et Jira. La capitalisation documentaire est théoriquement effectuée sur Google Drive, mais dans les faits l’information se perd ou est difficile à retrouver. À la suite d’une étude du marché, l’outil Confluence Cloud a donc été validé dans le but de capitaliser et gérer les bases de connaissances des projets, tout en étant intégré avec Jira dans un second temps.

#2 Les outils déjà présents au sein de l’entreprise (intégration d’application tierce dans Confluence)

Cette entreprise a donc deux outils en partie adoptés par l’ensemble des collaborateurs qui sont Jira pour la gestion de projet, et Google Drive pour la capitalisation documentaire. Il est donc important d’intégrer ces outils dans les nouveaux processus lors de l’implémentation de Confluence. C’est un autre avantage de Confluence : son ouverture à l’intégration d’application tierce grâce à la Marketplace Atlassian. En effet, celle-ci propose une multitude de plugins conçus par d’autres éditeurs ou directement par Atlassian.

Jira étant un produit de la suite Atlassian, il peut être nativement intégré à l’instance Confluence après quelques paramétrages. Concernant Google Drive, grâce à la dernière version de Confluence Cloud, il est possible d’importer des Google Docs sans passer par un plugin de la Marketplace. Cependant, pour les fonctionnalités d’hybridation Google/Confluence, il est nécessaire d’y intégrer une app spécifique, par exemple pour l’affichage en temps réel de document Google Drive au sein d’une page.

#3 Comment Confluence a-t-il permis de répondre à la problématique posée ?

Confluence concorde parfaitement avec les besoins pré-identifiés de l’entreprise, à savoir :

  • La création d’une base de connaissances communes pour toutes les équipes et les départements afin de favoriser le partage de connaissances ;
  • La gestion des notes et des processus d’approbation des comptes-rendus ;
  • La possibilité d’avoir un suivi des actions centralisé ;
  • Une intégration obligatoire avec Jira Serveur et Jira Cloud ;
  • Et enfin, des indicateurs et des tableaux de bord consolidés pour favoriser la collaboration inter-équipe.

#4 Un accompagnement pas à pas : les solutions mises en place pour adapter Confluence aux besoins de l’entreprise

C’est ici qu’intervient Saegus pour délivrer une offre sur-mesure visant à optimiser la valeur de l’outillage et son adoption par les utilisateurs de l’entreprise. Trois axes d’intervention ont été définis :

  • L’initialisation de l’instance Confluence et des paramétrages associés auprès d’une population pilote, avant de passer à l’échelle. Le tout de façon itérative pour assurer la montée en compétences et l’autonomisation des leaders d’équipe ;
  • L’adoption de Confluence par les utilisateurs finaux en accompagnant les équipes dans leur montée en compétences à travers des parcours d’adoption sur-mesure (formation, jeux, “deep dive”) ainsi que des ressources d’auto-formation​ ;
  • Le support afin de maintenir l’accompagnement et l’adoption sur le long-terme​ des utilisateurs grâce à la mise à disposition d’un centre dédié​. Ce support permet également de faire évoluer les outils et de répondre aux besoins pouvant voir le jour à la suite de leur utilisation régulière.

Conclusion

En résumé, Confluence permet de collaborer en temps réel et de manière efficace grâce à ses fonctionnalités de partage, modification et communication.

Confluence permet aussi de trouver l’information facilement et donc de gagner du temps, ce qui par conséquence optimise les processus internes d’une entreprise. Grâce à son interface intuitive et ludique, Confluence boost la créativité des collaborateurs et permet d’obtenir un feedback rapidement sur son travail.

Son adaptabilité est l’une de ses forces : Confluence s’intègre parfaitement au sein d’une organisation possédant déjà de nombreux outils.

Mais au-delà de ses principales fonctions, Confluence est plus qu’un simple outil de prise de notes ou de référentiel documentaire. Il y aurait encore beaucoup de sujets à aborder, mais si nous devions définir Confluence en deux mots, nous choisirions ceux portés par la philosophie de Saegus : le Fun et l’Excellence !

Si vous souhaitez être accompagné dans l’adoption de ces outils ou dans vos projets de transformation agile, n’hésitez pas à contacter nos expert·e·s Acceleration Tactics !

Rédigé par Charles Werling, Consultant Acceleration Tactics

Saegus s’associe à Microsoft pour 3 webinaires en février, mois de la santé chez l’éditeur de solutions, pour parler PC modernes, travail hybride et santé.

Le 08/02 : un webinaire pour la santé privée

Le 08/02 à 11H00, un webinaire consacré à la santé privée pour découvrir les équipements au service des équipes soignantes.

Le 15/02 : un webinaire pour les laboratoires

Le 15/02 à 11H00, un webinaire consacré aux laboratoires avec un focus sur l’équipement des opérateurs dans les usines.

Le 22/02 : un webinaire pour les mutuelles

Le 22/02 à 11H00, un webinaire consacré aux mutuelles pour vous présenter les équipements dédiés aux commerciaux en mobilité.

Et pour en savoir plus sur les missions conjointes de Saegus et Microsoft dans le domaine de la santé, (re)découvrez cet article sur l’adoption du Surface Hub 2S par le CHRU de Nancy pour gagner en efficacité.

Développé au fil des mois et des missions par nos expert·e·s Acceleration Tactics en collaboration étroite avec nos clients, l’Acceleration Impact Model (AIM) est rapidement devenu un modèle de référence utilisant des leviers pragmatiques pour résoudre les problématiques complexes des entreprises et organisations. Sa promesse : aider à concrétiser les stratégies en programmes, projets, produits et services à fort impact pour vos collaborateurs, clients et utilisateurs finaux.

Oriane Bruant, Consultante confirmée et Hadi Issa, Senior Manager dans notre département Acceleration Tactics vous en disent plus sur ce modèle innovant.

Comment est né l’Acceleration Impact Model ?

L’Acceleration Impact Model est né de sa mise en pratique. Il n’a été théorisé que bien après que nous en ayons expérimenté les différents aspects dans des contextes et secteurs d’activités très différents, mais avec un point commun : l’incertitude. L’incertitude face à des sujets complexes, sans réponse évidente, sur lesquels de nombreuses initiatives et tentatives ont déjà été menées ou, au contraire, où il reste des zones d’ombre.

Notre objectif ? Répondre aux besoins de nos clients en maximisant leur impact. Nous avons fonctionné par itérations, petit à petit, pour passer d’une vision stratégique à sa concrétisation sur le terrain. À l’initiative d’AIM, ce sont donc des consultant·e·s expérimenté·e·s sur les approches et méthodes innovantes (Agile, Design Thinking, Lean StartUp…) qui ont créé des approches sur-mesure pour répondre aux challenges de nos clients en fonction de leurs besoins, de leur secteur ou de leur métier. Au-delà d’un modèle structuré en 3 étapes (Design – Prove – Scale), AIM est aussi une « boîte à outils » qui référence l’ensemble des activités et expertises nécessaires pour appliquer AIM à d’autres contextes et besoins.

Si, au départ, nous avons formalisé ce modèle et ses activités pour nos consultant·e·s, il nous est apparu que les clients étaient très demandeurs, ainsi que notre écosystème de partenaires, associations et ONGs avec lesquelles nous sommes en relation étroite via notre programme de mécénat interne. Nous avons voulu partager ce modèle largement.

Sur quels leviers se base-t-il ?

AIM est basé sur trois leviers importants :

Un levier méthodologique : des méthodes tels que le Design Thinking (placer l’utilisateur final au cœur de nos réflexions et actions avec un regard sur la faisabilité et la viabilité des solutions identifiées), l’Agile (créer de la valeur de manière itérative) ou encore le Lean Startup (apprendre en récoltant des feedbacks à chacune des étapes du delivery) nous permettent d’apporter rapidement des solutions concrètes pour améliorer l’expérience de l’utilisateur final. À cela s’ajoute la gestion de projet au sens large afin de mener à bien la mission de A à Z, grâce à une rigueur du suivi et une mise en place d’indicateurs d’impact pertinents.

Un levier humain et social : en comprenant et analysant l’expérience de chaque utilisateur mais aussi l’environnement dans lequel il/elle évolue au quotidien – environnement présentant de multiples facteurs et déterminants influençant son expérience. Nous nous basons alors sur les sciences sociales, l’accompagnement humain et la pensée systémique.

Un levier digital : notre maîtrise de certains outils agiles et de gestion de données, ainsi que de leviers d’adoption nous permettent de mettre en place cette réflexion et de nous assurer de maximiser l’impact en embarquant les parties prenantes et l’utilisateur final tout au long du projet.

Pourquoi avoir choisi de mettre l’impact au cœur du modèle ?

Aujourd’hui, dans la plupart des entreprises, le schéma classique est de définir une stratégie souvent décorrélée des problématiques terrains pour la faire aboutir opérationnellement via des projets qui tardent à rencontrer leur public. La possibilité de mesurer l’impact arrive tardivement : il est ainsi très compliqué de confirmer ou non la réussite du projet.

Le but de ce modèle est d’inverser ce paradigme pour garantir un cadre tactique permettant de concevoir une stratégie qui part de l’impact visé pour aboutir en victoire rapide sur le terrain, en raccourcissant les cycles de prises de décision à tous les niveaux de l’entreprise.

En d’autres termes, l’idée est de partir de l’impact souhaité pour ensuite se donner les moyens de l’atteindre, et non plus le contraire.

Pourquoi parle-t-on de modèle ?

Nous définissons un “modèle” comme un moyen de matérialiser la théorie en la rendant appréhendable, communicable, explicable. C’est aussi une source d’inspiration que l’on va « mimer », copier, pour apprendre et pouvoir par la suite s’en détacher. Ainsi, AIM se dessine comme un cadre qui regorge de leviers théoriques, méthodologiques et d’activités à mettre en œuvre. Une sorte de « boîte à outils » dans laquelle nous pouvons piocher afin d’apporter des réponses sur-mesure selon les problématiques auxquelles nous sommes confrontés.

L’ambition n’est pas de donner un mode opératoire précis, ni une méthode directive et contrainte à suivre. AIM est un modèle permettant d’allier outils et leviers selon les besoins d’un projet pour transformer l’essai rapidement sur le terrain.

Un exemple concret : réduire les délais de livraison pour répondre aux demandes des consommateurs en temps (quasi) réel.

Au sein de l’industrie cosmétique, les demandes des consommateur·rice·s gagnent chaque jour en volatilité et instantanéité. Un grand acteur de ce secteur a pris conscience de l’impact de ces changements comportementaux sur l’ensemble de son organisation et en particulier sur sa chaîne d’approvisionnement : il était donc nécessaire de transformer les habitudes de travail et processus pour les adapter à ces nouveaux contextes et enjeux.

Lorsque ce géant de l’industrie cosmétique s’est adressé à Saegus, c’était avec un défi : celui d’agiliser la chaîne d’approvisionnement entre ses usines et ses partenaires de conditionnement grâce à des solutions “plug & play”. Pour ce faire, nos équipes ont appliqué le modèle AIM grâce à 4 leviers :

  • Engager : en identifiant un objectif commun aux usines et partenaires du groupe et en encourageant la collaboration dès le début du projet ;
  • Découvrir : en comprenant la réalité du terrain grâce à une immersion en usine et en identifiant des zones à impact, en retraçant les expériences des acteurs clefs ;
  • Explorer : en co-créant des solutions innovantes à fort impact, en impliquant les acteurs, les regroupant en projets priorisés par désirabilité, faisabilité et viabilité ;
  • Prototyper et tester : en rendant tangibles les solutions co-créées en les expérimentant directement avec les utilisateurs finaux ; puis, en les améliorant et en les réadaptant si besoin.

Qui peut utiliser ce modèle ?

S’il est d’abord mis à disposition des décisionnaires pour leur fournir un moyen de prendre des décisions éclairées, ce modèle est destiné à celles et ceux confrontés à des problèmes complexes aux multiples facteurs d’influence.

C’est en ce sens que nous avons construit un site vous permettant de prendre en main le modèle, ses outils et activités : https://www.accelerationimpactmodel.com/.

Retrouvez également notre communauté MeetUp d’accélérateurs d’impact pour prendre part au mouvement.

Envie d’en savoir plus et d’être accompagné·e·s par nos équipes ? Contactez-nous !

De plus en plus important au sein des équipes agiles, le rôle du Proxy Product Owner (PPO) n’est pas défini dans la méthode classique de l’Agile Scrum. Ce rôle a été créé ad hoc pour répondre aux besoins de soutien du Product Owner (PO) pour des programmes et projets Agiles au sein d’organisations complexes.

En effet, le Product Owner a un rôle central dans les équipes Scrum. Il est responsable de la vision du produit, construite et alimentée par les besoins des utilisateurs et la stratégie de l’organisation, ainsi que de la gestion du backlog en lien avec l’équipe de développement pour concrétiser les solutions à développer.

Voilà pour la théorie du PO ; dans les faits, que ce soit dans des organisations complexes ou sur des projets et produits composés de plusieurs solutions techniques et services métier, le PO, qui est un représentant métier, voit sa charge augmenter. Entre la gestion des nombreuses parties prenantes et la préparation des instances internes, le PO est rarement dédié – et n’a que peu de temps à dédier – à l’opérationnel. C’est pour cela que le PPO, ou Proxy Product Owner, est un nouveau rôle indispensable : le bras-droit du PO.

Le PPO a pour mission de décharger le PO d’une partie des tâches très opérationnelles (gestion du backlog, suivi rapproché avec les équipes de développement…). Il fait partie intégrante de l’équipe Scrum, en binôme avec le PO. Il est à l’interface entre les utilisateurs, les métiers et les équipes techniques.

Nos expert·e·s PPO Saegus Jean-Baptiste, Consultant Senior, et Marouchka, Manager Acceleration Tactics, répondent à nos questions pour y voir plus clair sur ce rôle qui s’est imposé nécessaire dans beaucoup de grandes organisations.

#1 Concrètement, quel est votre rôle au quotidien chez votre client ?

Déjà, le PPO doit comprendre et préciser les besoins des utilisateurs et gérer le backlog du projet sur lequel il est impliqué. Il doit produire et ajuster tous les éléments nécessaires (epics, user stories, tâches…) pour répondre à la vision des prochains sprints.

Par exemple, chez notre client actuel nous contribuons à la mise en place d’un outil de gestion de portefeuille de projets. Celui-ci doit notamment permettre à divers métiers de renseigner des projets et études prévisionnels puis de les mettre à jour au gré de leurs concrétisations. Des formulaires, des tableaux de suivi et des interfaces de paramétrage ont donc été développés.

Pour ces fonctionnalités, il a fallu préciser le besoin des métiers, la manière d’intégrer les formulaires et tableaux à l’outil existant, la manière dont les informations doivent être liées avec d’autres systèmes de gestion des données, mais aussi prendre en compte leur adoption et leur intégration aux usages des métiers.

Une fois le contexte des métiers compris, il faut traduire les solutions à mettre en place sous forme d’user stories permettant d’alimenter le backlog du produit. Ce travail hebdomadaire génère des dizaines d’user stories, voire des centaines.

La méthode d’Agile Scrum reposant sur des cycles courts et itératifs de développement, appelés Sprints, toutes ces US ne peuvent être développées en même temps. En tant que PPO nous participons à la priorisation des US à intégrer à lors des itérations de l’équipe. C’est un rôle qui permet d’avoir une vision d’ensemble sur tout ce qui est en cours de développement et à venir.

Pour chaque itération nous suivons la réalisation avec l’équipe de développement et en interaction avec les métiers. Nous coordonnons ensuite les tests avec les métiers pour valider la bonne réalisation de chacune des user stories.

Le PPO coordonne les sprints de l’équipe de A à Z en collaboration constante avec le PO. Le Product Owner se concentrant généralement essentiellement à la définition de la vision et la stratégie du produit, ainsi qu’au cadrage des besoins avec les métiers, là où le PPO est davantage engagé dans les tâches plus opérationnelles du cadre de travail Agile.

#2 Quels challenges rencontrez-vous à travers vos différentes missions ?

Les challenges sont multiples ! D’abord, puisque c’est une fonction en interaction avec les métiers d’une part et avec les équipes de développement d’autre part. Il faut d’abord comprendre les besoins, attentes et contraintes de ces parties prenantes essentielles au projet. Il faut réussir à adopter un langage et des codes adaptés à chacune d’entre elles.

Le deuxième challenge, c’est de réussir à faire comprendre les besoins métiers aux équipes de développement, et inversement de présenter aux métiers les réalisations des équipes de développement, ainsi que les limites et les difficultés rencontrées liées, par exemple, aux contraintes des outils ou des écosystèmes IT de l’entreprise.

Enfin, il y a un sujet de légitimité : le PPO doit faire en sorte que son rôle de coordination et de support soit bien compris étant donné qu’il ne produit pas les solutions présentées aux utilisateurs et qu’il n’a pas toujours la réponse aux questions posées par les métiers (notamment sur les sujets très techniques).

Pour éviter toute incompréhension, la règle d’or est de communiquer régulièrement sur le fonctionnement de l’équipe Scrum et les rôles de chacun.

#3 Pourquoi le rôle de PPO est de plus en plus présent dans les projets en agile ?

Historiquement, sur le framework Scrum, le Product Owner est responsable de la vision du produit auprès de son équipe et ses sponsors ainsi que de la gestion du backlog.

Dans les grandes organisations, ou sur des produits et programmes avec plusieurs solutions technologiques et services, le Product Owner est rarement dédié à 100% à cette fonction. Il a également la charge de tâches et missions qui lui incombent sur d’autres dimensions de son poste. Il lui est donc difficile de gérer les aspects opérationnels du rôle de PO.

Le PPO a donc pour fonction de suppléer le PO sur les aspects les plus opérationnels de ses attributions.

D’autre part, les principes de l’agilité et la méthode Agile Scrum sont adoptés progressivement dans des organisations dont le cœur de métier est éloigné du digital et dont les héritages culturels et organisationnels liés aux méthodes antérieures de gestion de projet restent forts.

Ainsi, pour favoriser le fonctionnement en mode agile dans ces organisations complexes, le rôle de PPO, complémentaire à ceux de la méthode Agile Scrum, est nécessaire.

#4 Quelles sont pour vous les trois qualités d’un bon PPO ?

La première qualité, sans hésitation, c’est la diplomatie ! Face à des métiers qui ont des demandes parfois complexes voir techniquement irréalisables, il faut savoir trouver des solutions pour répondre à leurs besoins en prenant en compte les contraintes techniques. Notre rôle est de « comprendre et faire comprendre » les enjeux, les besoins, les contraintes de l’ensemble des parties prenantes du projet, en prenant le temps de valoriser l’implication de chacun.

Ensuite, il faut faire preuve de multidisciplinarité. Le PPO doit à la fois comprendre le besoin de métiers éloignés du sien, le point de vue – souvent très technique – des développeurs ainsi que les bonnes pratiques UX/UI issues du design pour faire la synthèse des solutions à mettre en place.

La dernière qualité est forcément la rigueur : c’est à lui de gérer le backlog, afin que les US soient claires et compréhensibles pour les développeurs et les testeurs de l’équipe produit. Sans rigueur, le PPO ne peut remplir sa mission d’intermédiaire et de facilitateur.

#5 Quels outils utilisez-vous au quotidien ?

D’un point de vue général, nous privilégions des outils agiles tels qu’Azure DevOps ou Jira d’Atlassian, mais certaines missions peuvent également nous contraindre à utiliser des outils internes aux entreprises. Le PPO doit d’ailleurs assurer la migration d’un outil vers un autre lorsque cela est nécessaire. C’est par exemple le cas chez notre client actuel, pour qui nous assurons la migration de l’équipe et du backlog sur ServiceNow.

Ce qui reste primordial est qu’il faut des outils adaptés, pensés pour une gestion agile, pas des outils détournés pour ce genre de gestion. En plus du backlog, l’outil doit aussi par exemple permettre de stocker la documentation technique ou de stocker les maquettes métiers. Il nous arrive donc parfois d’utiliser plusieurs outils pour un même projet : par exemple, une équipe collaborative permettant la gestion documentaire, comme Teams, est indispensable !

Conclusion

Pour conclure, le rôle de PPO est un rôle multifacette. En interaction avec les parties prenantes d’une mission en agile, il doit être capable de comprendre les besoins des utilisateurs tout en communiquant avec les équipes de développement, et de porter les messages du PO lorsque cela est nécessaire.

C’est un rôle que nous conseillons à toute personne qui fait de l’agile pour comprendre l’ensemble des processus, apprendre à utiliser de nouveaux outils et s’adapter à un environnement complexe.

Envie d’en savoir plus sur le rôle ou de rejoindre les équipes Saegus ? N’hésitez pas à nous contacter ! Et retrouvez toutes les offres disponibles ici : https://bit.ly/3mZjDZM.

Votre équipe travaille en agile et vos cérémonies à distance manquent de dynamisme visuel ? Vous serez donc heureux d’apprendre que les solutions de nos partenaires Klaxoon et Jira, grâce à une interopérabilité datant de juin 2021, peuvent maintenant être utilisées de manière synchrone.

Klaxoon, par le levier du travail hybride, a pour objectif de permettre aux équipes de collaborer plus efficacement. Sa suite d’outils enrichit les réunions à distance ou en présentiel, en permettant de réaliser des sondages, de poser des questions efficacement et de passer de l’idée à l’action grâce à son board « hybrid ». 
Jira, destiné principalement aux équipes souhaitant travailler en agile, est un outil avancé de gestion de projets agile permettant de gérer des Product Backlog et de suivre leur réalisation.

L’intégration Jira-Klaxoon

Depuis juin 2021, les utilisateurs ont la possibilité d’intégrer les deux outils afin de bénéficier d’une synchronisation en temps réel. Grâce à cette intégration il est notamment possible d’importer de façon dynamique leurs demandes Jira dans le board hybride afin de bénéficier de la puissance de la visualisation dynamique.

Voici 3 bénéfices clés apportés par cette association :

#1 RÉORGANISEZ VISUELLEMENT VOS DEMANDES JIRA SANS LIMITES

Jira est un outil riche en termes de fonctionnalités concernant la gestion et la description de demandes ; mais reste limité pour organiser ou trier visuellement les demandes.

Grâce à l’interopérabilité, il est possible d’afficher les demandes Jira en temps réel sur des boards hybrides Klaxoon, en utilisant des templates mis à disposition ou en les personnalisant selon les besoins des équipes. 

Une fois l’intégration faite, les équipes peuvent alors visualiser et organiser leurs demandes sur une roadmap visuelle, animer un évènement de priorisation de Product Backlog ou encore animer des rituels d’équipe.
La mise à jour automatique des informations depuis Jira permet à l’équipe de connaitre l’état d’avancement des demandes en temps réel.

En bonus, l’option Live de Klaxoon permet aux équipes de rester sur le même outil lorsque les évènements sont réalisés à distance.

#2 SUITE À VOS ATELIERS DE CO-CRÉATION, SYNCHRONISEZ ET ENREGISTREZ VOS IDÉES SUR JIRA SANS TRANSITION

L’enrichissement du Product Backlog et la création de demandes sur Jira est un processus qui est rarement réalisé lors de sessions de brainstorming. En effet, il est recommandé de rédiger correctement toute demande sur Jira et de renseigner l’intégralité des champs obligatoires afin qu’elle soit compréhensible par tous.

La création rapide d’idées sur Klaxoon permet de libérer le potentiel créatif des équipes mais ne permet pas d’enrichir Jira avec les idées retenues.

Grâce à l’intégration, il est maintenant possible de transformer des idées Klaxoon en demandes Jira en quelques clics seulement.
Une fois créées dans le Product Backlog du projet Jira, les demandes peuvent être enrichies avec l’ensemble des informations nécessaires (description, priorité, etc.).

#3 VOS TICKETS SYNCHRONISÉS AUTOMATIQUEMENT D’UN OUTIL À L’AUTRE

Jira et Klaxoon étant synchronisés, les membres d’une équipe ayant accès au board Klaxoon peuvent suivre en temps réel la progression des demandes dans le workflow et accéder à son détail.  De ce fait, l’équipe réalise un gain de temps important et minimise les risques de perte d’informations.

De plus, les nouvelles demandes créées au sein du projet Jira, sont automatiquement créé dans le board Klaxoon sans action supplémentaire.

Notre avis

Chez Acceleration Tactics, département de Saegus expert des méthodes agiles et la gestion de projets, nous utilisons au quotidien ces deux outils pour l’animation d’ateliers d’intelligence collective ou l’animation de nos instances agiles. Selon nous, cette intégration permet notamment de fluidifier la transition de l’idée vers le ticket sans perte de temps ou d’information et d’assurer la transparence au cours d’un projet.

Cette intégration permet de centraliser l’information et de réduire le nombre d’outils utilisés du cadrage de projet à sa réalisation. L’ensemble des éléments sont capitalisés, l’information mise à jour en temps réel et accessible de tous.

Les équipes ayant adopté un fonctionnement hybride suite à la période de télétravail retrouvent ici la simplicité du tableau blanc physique – où elles peuvent organiser des post-its -, tout en bénéficiant du détail précis des demandes grâce à un outil de gestion de projet, Jira.

Cette intégration, complétée avec d’autres intégrations telles que Teams, permet de créer un réel hub de collaboration.

Si vous souhaitez être accompagné dans l’adoption de ces outils ou dans vos projets de transformation agile, n’hésitez pas à contacter nos expert·e·s Accélération Tactics ! 

Rédigé par Boris Palmier, Consultant Acceleration Tactics